新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化

包梅花

（內蒙古興安盟扎賚特旗政法委后勤服務中心，內蒙古 興安盟137600）

1 引言

檔案管理是事業單位管理工作中的關鍵組成部分，相關部門需要根據檔案管理工作的實際情況，制定科學、有效的檔案管理制度，充分發揮出各個職能部門的作用，推動事業單位的進一步發展。事業單位檔案管理工作具有綜合性特點，涉及信息收集、整理和歸納分析等內容，檔案管理人員需要樹立創新理念，并將創新理念應用到檔案管理工作中，提高檔案管理的整體質量。基于此，文章研究了新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化手段。

2 新時期事業單位檔案管理工作創新及優化的重要性

檔案指的是企業和事業單位日常管理工作中形成的、記錄各項社會活動的具有保存價值的原始資料，檔案的基本要素包括形成者、查考價值、載體，主要是再現歷史真實面貌的原始文件。在事業單位中，檔案管理人員直接管理各項檔案實體和檔案信息，并提供利用服務，服務于其他相關業務工作。檔案管理工作是事業單位發展和改革的關鍵，為事業單位管理工作的順利開展提供了基礎保障，有助于事業單位的有序運行。因此，事業單位檔案管理在很大程度上提升了事業單位檔案使用效率、完善了事業單位管理體系，推動著事業單位的改革和發展。

3 事業單位檔案管理工作的現狀

3.1 檔案管理模式無法和信息技術進行融合

在新時期的發展中，信息技術在各個行業的發展中得到了有效應用，其在事業單位檔案管理工作中的應用將成為一種必然趨勢。但是，在事業單位實際檔案管理工作中，由于信息化建設需要投入大量的資金，導致事業單位檔案信息系統建設不夠完善，仍實行以紙質檔案形式進行保存和查閱的模式，這就使得檔案管理工作難度不斷增加，無法充分發揮出檔案的作用。例如，在同類型業務處理過程中，受檔案管理效率的影響，檔案管理工作缺乏實效性，嚴重影響著檔案管理工作的有效推進。

3.2 檔案管理人員綜合水平有待提升

通常情況下，事業單位在設置崗位的過程中，普遍安排秘書等職員負責檔案管理工作，這些人員不具備檔案管理的專業知識，且檔案管理工作無法實現專人負責，這就在很大程度上影響著檔案管理工作的整體質量。除此之外，在事業單位的發展中，相關管理部門未針對檔案管理人員定期開展相關的管理培訓活動，無法滿足檔案管理崗位的實際需求，阻礙了檔案管理整體水平的提升。

3.3 事業單位不注重檔案管理工作

在事業單位建立初期，很多工作普遍是與政府中很多部門進行配合完成的，其涉及資料范圍相對比較廣泛，如征地、裝修和基建等資料，這項工作任務比較繁重，且未安排專業的檔案管理人員開展資料搜集和管理工作，這就導致檔案管理工作無法滿足相關規范和標準要求。另外，部分事業單位普遍認為檔案管理工作沒有技術含量，很多管理人員和工作人員無法認識到檔案管理工作的重要性，普遍是有資料就接收的狀態，在不上交相關資料的情況下未安排專業人員進行管理，使得檔案管理工作質量無法得到保障。

3.4 事業單位檔案管理制度不完善

在事業單位建立初期，單位內部的很多制度根據當時社會發展的實際情況進行了規范，檔案管理制度也如此。但是隨著社會的快速發展，社會形勢發生了很大變化，事業單位工作內容在經濟形勢和政治形勢不斷變化的背景下，也有所改變。而在新時期的社會發展中，事業單位仍實行傳統的管理制度，無法滿足新時期的社會發展需求，導致很多工作處于混亂狀態[1]。在檔案管理工作中，很多傳統管理制度中規定了檔案管理的相關負責人和工作流程，但在事業結構的調整中，增加了很多的部門，要是按照傳統的管理制度開展相關工作，無法實現預期的執行效果，而且在員工崗位職責落實不到位的情況下，工作人員會產生僥幸心理，在需要履行檔案管理職責時，無法按時完成各項任務。

4 新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化策略

4.1 創新事業單位檔案管理工作模式

在事業單位檔案管理過程中，很多部門的檔案無法得到有效利用，使得檔案管理工作質量不斷下降。為了有效地改善這一現狀，事業單位檔案管理人員需要創新檔案管理工作模式，改善服務形式，如開發專門的網頁，針對相關的特種設備建設條件建立檔案，提升事業單位檔案管理工作的整體水平，并不斷提升事業單位的綜合服務水平，為群眾提供良好的在線服務系統，進而實現事業單位工作的自動化。

4.2 建立規范的檔案管理制度

在事業檔案管理工作中，檔案管理人員需要樹立法制意識，為檔案管理工作的有效性提供支持。同時，為了做好檔案管理工作，事業單位需要重視法律法規的有關要求，提高全體員工的法律意識，確保單位內部各項工作都嚴格按照相關法律條款執行。檔案管理工作在事業單位的運行和發展中發揮著十分重要的作用，有助于相關人員了解事業單位的發展情況、目前的運營情況，能夠對未來有一個準確的預判。因此，事業單位需要重視檔案建設和管理工作，制定完善的檔案管理制度，將檔案管理工作作為事業單位發展規劃和年度規劃的重點內容，將檔案管理工作落實到實際工作中，實現檔案管理工作開展的高效性。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素養

為了建立高質量的檔案管理隊伍，事業單位需要做好檔案管理人員培訓和引進工作，聘請更多管理經驗豐富的專家開展全面、常規的檔案管理專業培訓工作，并加強對信息自動化技術操作的培訓，提升檔案管理人員的整體水平。同時，事業單位需要鼓勵檔案管理人員提高自主學習能力，做好政治業務素養、溝通能力和服務意識培訓，加大人力資源制度建設，拓寬優秀人才引進渠道，提高檔案管理人員的綜合水平。

4.4 創新檔案管理信息化建設

事業單位檔案管理工作中的檔案分類和整體工作比較多，隨著社會經濟和科學技術的快速發展，傳統的檔案信息處理方式已無法滿足新時期大批量檔案管理的實際需求，事業單位需要不斷創新并優化傳統的檔案管理模式，引進先進的信息化技術，實現檔案管理的現代化發展。同時，在實際檔案管理工作中，引進更多先進技術，在確保檔案信息準確的前提下，延長檔案保存時間。除此之外，事業單位還需要創新檔案管理信息化建設，尤其要注重以下內容：首先，檔案管理人員需要提升自身的信息把握能力，確保信息的有效性，及時地傳遞檔案信息；其次，引進更多先進的設備，如計算機、掃描儀等，完成計算機輔助檔案管理建設。檔案管理人員需要將所有檔案上傳到計算機中，利用先進技術進行處理，如聲音、影像和文字等，這樣才能夠使檔案內容更加豐富，為人員查閱提供便利；最后，建立網絡管理平臺，公開未設置保密屬性的檔案，有助于檔案管理人員獲取更多信息，實現檔案的充分利用，為人民群眾提供更加優質的服務。另外，在檔案管理工作過程中，事業單位需要做好系統安全維護工作，定期對系統進行檢查，確保每周一次，及時地進行病毒查殺，引進多樣化的維護管理方式，保證系統檔案的安全性。

5 結語

綜上所述，在新時期的社會發展中，為了做好事業單位檔案管理工作，相關部門需要確保檔案管理工作的真實性和可靠性，充分發揮檔案的價值。同時，事業單位需要認識到檔案管理工作的重要性，建立規范的檔案管理制度，引進更多高素質的檔案管理人才，為事業單位的改革和發展提供基礎保障。