大數據時代背景下的檔案管理探析

吳微，陳陽

（武漢市規劃研究院，武漢 430010）

1 引言

歷史的齒輪不斷向前滾進，在我國社會不斷發展的今天，由于城鄉建設所產生的大量信息數據需要記載，所以檔案管理的必要性不言而喻，在信息技術快速發展的當下，大數據的產生為檔案管理帶來了福音，使檔案管理能夠高效率、高質量地完成，但是同時大數據的產生也為檔案管理帶來了挑戰，同時也帶來了機遇與發展。

2 大數據時代給檔案管理帶來的優勢

2.1 大數據的應用使檔案管理能夠高效率完成

在進行檔案管理時，由于有大量的數據需要整合記錄，所以大數據的應用大大提高了檔案管理工作的效率，并且節省人力資源使得檔案管理工作的成本大大降低。由于傳統的檔案管理工作不僅需要大量人力資源，它所產生的檔案也是數不勝數，需要大量的空間來承載，但是使用大數據進行檔案管理，大大節省了檔案管理的保存空間，有效提高了資源的利用率。

2.2 大數據能夠提高檔案工作的質量

在傳統的檔案管理工作當中，由于檔案報訊需要一定的空間，如果保存地點發生意外，如火災等情況的發生，那么檔案的恢復工作非常困難，數據信息的流失非常大，就算能夠有效避免意外情況的發生，那么隨著時間的推移、紙質的老化以及自己的不清晰，也會使大量資料數據受到損失，但是如果運用大數據進行檔案的保存，就能夠有效避免上述情況的發生，并且能大大節省實際空間[1]。

3 在大數據時代下檔案管理面對的挑戰

3.1 信息化建設勢在必行

傳統的檔案保存模式不僅需要大量的人力物力資源，更需要一定的儲存空間進行文獻保存，不僅檔案保存工作運行麻煩，也不利于進行檔案查詢。但是隨著大數據的產生與應用，紙質模式的保存方法逐漸轉換為電子檔案的模式，這樣一來為檔案管理提供了一種更便捷更高效的管理方式。但是在進行模式的轉變過程當中，應要求檔案管理部門進行信息化的建設，構建專門的電子檔案管理系統，這樣一來不僅有利于信息的保存，更有利于查詢者能夠快速有效地查詢資料。除此之外，檔案管理的員工也應該轉變傳統檔案管理的思維，通過自身的學習與提高，為檔案管理作出更多的貢獻與服務。

3.2 在進行檔案管理時檔案信息安全意識不足

在檔案管理當中，大數據的應用可以使檔案信息集中處理，大大加快了檔案管理工作的工作效率與質量，可隨之而來的問題便是檔案信息的安全問題。雖然大數據既便捷又高效，但是一旦產生信息泄露，那么所造成的損失便是不可逆的。根據近幾年來的信息時間的報道來看，其根本原因便是人們對于檔案信息管理的不重視，安全保護意識不足，很多信息泄露都是由于檔案工作人員監守自盜，除此之外，黑客的入侵竊取也是一個令人擔憂的安全問題，信息的泄露不僅會使人們的安全及財產受到威脅，更不利于我國和諧社會的構建，不利于我國社會的長久治安。

3.3 城建檔案管理現象嚴重不統一

在我國檔案管理的現狀當中，各地政府在進行檔案管理時，都會配備專門的檔案管理部門，可是由于種種原因，專門負責檔案管理的部門形同虛設，甚至根本沒有建立。例如，在很多城市進行檔案管理時，大多數都是各自的行政機構負責各自的檔案管理，或者統一由相關的最高行政機構進行報訊，雖然國家針對檔案管理的相關政策還未臺，但是由于檔案管理的部門不同，那么檔案信息的格式內容都各有千秋，這樣一來不僅不利于各個部門之間建立高效快捷的溝通，更不利于進行信息共享，這就在多重方面增加了檔案管理的人力物力資源，在查詢者進行查詢時不僅耗時耗力，還會產生大量的查詢成本，不利于檔案管理進行。

3.4 檔案管理人員素質有待提高

由于大多數進行檔案管理的工作人員都是年齡偏大的人員，所以在進行大數據的應用時，管理人員的普遍接受能力較弱，因此，不利于進行大數據的應用來進行檔案的保存，檔案管理人員的素質也難以滿足大數據應用的要求[2]。在大數據的背景下，要想進行檔案管理，那么必須擁有必備的接受新事物的能力與計算機的操作能力，如果管理人員的技術不達標，那么不僅不會提高檔案管理工作的效率，反而會降低檔案管理工作的效率，使大數據沒有在檔案管理工作中得以充分利用。

4 大數據時代城建檔案管理完善措施

4.1 加快檔案管理信息化建設

要想加快檔案管理的信息化建設，相關部門的硬件設施也急需完善，用新的管理設備代替傳統模式的管理方式，可以有效提高管理效率[3]。因此，在進行檔案管理時，需要對硬件設備進行統一的優化更新，一方面可以對現有的資源進行整合處理利用，加強基礎硬件設施的配備，構建現代化的檔案儲存模式，另一方面，可以對相關的檔案管理軟件進行研發，綜合考慮客戶以及管理人員的多方要求，淘汰過時的管理模式，將具有現代化氣息的技術應用在檔案管理當中。

4.2 樹立檔案管理的安全意識

在當下的大數據時代，將大數據技術應用到檔案管理當中時必須樹立正確的信息安全意識。大數據下的檔案信息不同于紙質檔案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果幾乎是不可逆的，雖然災害無法使電子信息丟失，但是一旦沒有做好相關的安全管理工作，黑客入侵等行為也會使信息安全受到嚴重威脅，所以檔案管理工作人員在進行檔案管理時，一定要提高警惕，在進行檔案信息保存的硬件設施中，禁止使用與檔案管理工作無關的功能，時刻檢查防火墻的功能是否完好，避免設備受到外來入侵。

4.3 提高城建檔案管理的規范化

大數據不僅為檔案管理工作提高了效率與質量，更是能有效解決城市中各部門不能統一進行檔案管理的弊端，通過大數據進行管理，各個部門之間的信息內容形成統一模式，既有利于查詢者高速便捷的查找，更有利于各個部門之間進行信息共享，減少各個部門檔案管理工作的差異化，提高了檔案管理的工作效率[4]。

4.4 對檔案管理工作人員進行專業培養

無論是利用大數據來進行檔案管理，還是利用傳統的模式方法進行檔案管理，無一例外都需要人力資源的支撐。與傳統模式不同的是，在信息化的現在，利用大數據進行檔案管理對人員的專業性要求更高，因此，相關部門必須進行有效的專業人員的培養，首先將傳統的檔案管理思維模式轉換，其次對檔案管理工作人員進行計算機技術的培養，利用講座等方式吸引檔案管理工作人員不斷進行自我提高與完善，最后，一定要注意為檔案管理工作注入新的血液，吸引更多有志向的年輕人參與進來，選拔出優秀的檔案管理領域的專業型人才。

5 結語

在信息化社會的不斷發展之下，大數據的應用既給檔案管理工作帶來了挑戰，同時也為其帶來了發展與機遇，檔案工作要想提高效率與質量，那么充分地利用大數據以及信息化現代設施必不可少，檔案管理的相關部門也應該不斷調整方向與目標，提高檔案管理工作人員的素質，一起為檔案管理工作做出貢獻。