“大智移云”時代高校財務(wù)報銷體系優(yōu)化研究

徐海燕

（浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，浙江 紹興312000）

1 當(dāng)前高校傳統(tǒng)財務(wù)報銷體系下的弊端

1.1 報賬人員不專業(yè)，影響財務(wù)報銷的效率

學(xué)校各部門的報賬人員大多沒有專業(yè)的財務(wù)知識，常出現(xiàn)報賬單的信息填寫有誤，甚至對于財務(wù)報賬的流程都不甚了解。他們的報賬單往往需要去財務(wù)部門跑幾個來回才能正確提交，使得財務(wù)人員不得不分出精力去解決這些“新手”們的財務(wù)問題。不僅影響自己的正常工作，還影響了財務(wù)部門的工作效率。

1.2 報銷過程缺乏實時反饋

報賬人員提交完報銷單后，就等待財務(wù)部門處理報銷流程。這個過程中報賬人員并不能查詢報銷的進(jìn)度。如果報賬出現(xiàn)問題，如報銷單、發(fā)票等材料有疑問時，財務(wù)人員還要逐一通知并退還給報賬人員。如果財務(wù)人員忘記通知報賬人員，或者報銷中經(jīng)辦人有更換過，那還需要準(zhǔn)備一系列報銷交接工作，報銷的時間遙遙無期。

1.3 報賬流程繁復(fù)，審批簽字費時費力

一般報銷業(yè)務(wù)先由報賬人員按財務(wù)要求將報銷單據(jù)填寫好，并把相關(guān)發(fā)票和證明文件粘貼在報銷單上，然后根據(jù)金額數(shù)目的大小找各層領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，再到財務(wù)部門由會計審核，審核通過后記賬，再由出納登記并準(zhǔn)備付款。這個流程任何一個環(huán)節(jié)出錯就要重頭再來，尤其是審批簽字環(huán)節(jié)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，甚至經(jīng)常外出工作，為了能及時找到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字，報賬人員往往在各領(lǐng)導(dǎo)的辦公室之間疲于奔波。

1.4 紙質(zhì)票據(jù)攜帶、保存不便，辦公成本高

傳統(tǒng)報銷體系中一般都采用紙質(zhì)報銷單和發(fā)票，這些紙質(zhì)文件不易久存，數(shù)量多時還不便攜帶，一旦丟失，便無法補(bǔ)救，對保存報銷憑證的工作造成了一定的影響。同時，紙質(zhì)報銷材料會消耗不可再生資源，不利于節(jié)能環(huán)保，也不符合現(xiàn)代辦公無紙化發(fā)展的趨勢。

2 依托“大智移云”技術(shù)，優(yōu)化財務(wù)報銷體系

2.1 報銷業(yè)務(wù)專人負(fù)責(zé)，定期組織網(wǎng)絡(luò)視頻培訓(xùn)

高校經(jīng)費管理不斷規(guī)范化，幾乎每隔一段時間就會有關(guān)于報銷的新政策出臺。面對新形勢下財務(wù)報銷繁冗的細(xì)則規(guī)定，非專業(yè)的報賬人員對政策的解讀可能會產(chǎn)生偏差。為了解決這些問題，學(xué)校各部門可以固定負(fù)責(zé)報賬的人員。財務(wù)部門專業(yè)的人員通過上傳錄制視頻、網(wǎng)絡(luò)直播授課等靈活的形式，對這些報賬人員進(jìn)行培訓(xùn)。報賬人員可以根據(jù)自身的情況選擇空余時間學(xué)習(xí)，提高自己對報銷政策、報銷流程等業(yè)務(wù)的熟悉度，有助于報銷工作效率的提高。

2.2 建立遠(yuǎn)程財務(wù)中心，打破信息壁壘

傳統(tǒng)報銷模式是以財務(wù)部門現(xiàn)場辦公為核心，局限在特定的空間和時間內(nèi)，處理財務(wù)報銷信息的數(shù)據(jù)量有限[1]。以目前的信息技術(shù)而言，高校完全有能力建立一個遠(yuǎn)程財務(wù)中心。報賬人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺在線填寫報銷單，相關(guān)的報銷票據(jù)也可以用攝像頭上傳到遠(yuǎn)程財務(wù)中心。這個過程中報賬人員可以隨時查詢報銷流程進(jìn)度，也能查詢資金發(fā)放的數(shù)額和進(jìn)度，能通過遠(yuǎn)程財務(wù)中心處理業(yè)務(wù)，不用到現(xiàn)場辦理，大大節(jié)約了業(yè)務(wù)成本。同時，在財務(wù)中心網(wǎng)站上可以同時處理多個報銷業(yè)務(wù)，有效地解決了現(xiàn)場排隊等候費時的問題，提高了財務(wù)工作效率。高校各部門日常財務(wù)活動繁雜，除了報銷業(yè)務(wù)外，還涉及預(yù)算、審批、采購、固定資產(chǎn)管理等。有了遠(yuǎn)程財務(wù)中心功能，一個部門上傳網(wǎng)上的財務(wù)數(shù)據(jù)，可以與各個部門一起共享，不同的業(yè)務(wù)區(qū)塊可以聯(lián)結(jié)在一起，即使是跨校區(qū)的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)也可以在遠(yuǎn)程財務(wù)中心上快速對接。同時，可以利用財務(wù)中心的公開性，對財務(wù)報銷制度、各項經(jīng)費的用途和使用情況等信息進(jìn)行公示，做到財務(wù)信息透明化。但是，信息的高度開放亦是一把雙刃劍，內(nèi)部財務(wù)信息數(shù)據(jù)共享帶來方便的同時也帶來了系統(tǒng)安全性方面的風(fēng)險，需要時刻做好病毒防范工作，數(shù)據(jù)的保護(hù)工作，網(wǎng)絡(luò)的安全工作。

2.3 強(qiáng)化移動辦公，提高報銷效率

以往報銷金額較大的業(yè)務(wù)需要由主管部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)處處長、學(xué)校院長等院領(lǐng)導(dǎo)層層審批，如遇領(lǐng)導(dǎo)出差，報銷業(yè)務(wù)便被擱置。有了遠(yuǎn)程財務(wù)中心的在線審批功能，報賬人填寫提交報銷單后，系統(tǒng)會按照流程發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，即使領(lǐng)導(dǎo)不在學(xué)校內(nèi)也可以通過網(wǎng)絡(luò)，用電子簽名、掃描二維碼等方式授權(quán)審批報銷單據(jù)，解決了以往報銷單必須領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面簽字的空間難題，節(jié)約了大量的時間成本。上傳報銷單后，財務(wù)人員可以查看到報銷單中的信息并進(jìn)行預(yù)審核，如果信息有誤，可以即時退還給報賬人重新填寫，如果信息準(zhǔn)確無誤，審核通過后發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在線審批[2]。在預(yù)審過程中，報賬人員對照本部門網(wǎng)上顯示的報銷預(yù)算可以知道自己報賬的金額有沒有超過預(yù)算，避免了報賬大于預(yù)算導(dǎo)致報賬失敗的情況。待領(lǐng)導(dǎo)在線審批通過后，財務(wù)人員可以將報銷單正式錄入財務(wù)系統(tǒng)，自動生成會計憑證，進(jìn)行報銷業(yè)務(wù)處理。

2.4 實現(xiàn)無紙化辦公，無現(xiàn)金報賬

遠(yuǎn)程財務(wù)中心實現(xiàn)了網(wǎng)上報銷，使得報銷無紙化辦公成為可能。財務(wù)人員不再需要檢查報賬單是否填寫規(guī)范、逐筆錄入摘要，因為網(wǎng)上報賬人員錄入報銷信息時，計算機(jī)已經(jīng)通過設(shè)定好的算法和模塊，對所填的信息進(jìn)行了甄別和篩選，如果錄入有誤的，報賬人員將無法提交，直至修改無誤后才能上傳[3]。

未來甚至可以應(yīng)用人工智能輔助記賬，對報銷發(fā)票、財務(wù)賬目等進(jìn)行自動收集和處理，代替人工做這些工作，將報銷人員從一些簡單重復(fù)的財務(wù)工作解放出來，可以更高效地去處理復(fù)雜事務(wù)。目前，不少高校已經(jīng)實行網(wǎng)上銀行支付或是公務(wù)支付的模式，結(jié)合遠(yuǎn)程財務(wù)中心的功能，可以實現(xiàn)無現(xiàn)金結(jié)算，報銷人員不需要到財務(wù)處進(jìn)行現(xiàn)金交易就可以完成報銷全過程。無現(xiàn)金報賬優(yōu)化了財務(wù)報銷過程，每一筆進(jìn)出賬都有電子賬單記錄可查，安全可靠，對賬方便快捷，同時又能節(jié)約報銷人員的時間，降低了業(yè)務(wù)成本[4]。

3 結(jié)語

大數(shù)據(jù)、人工智能、移動通信技術(shù)、云計算等信息技術(shù)的發(fā)展，給高校財務(wù)管理帶來了前所未有的變革。高校發(fā)展遠(yuǎn)程財務(wù)中心模式的新型財務(wù)形態(tài)是必然趨勢[5]。高校各部門應(yīng)該落實專職財務(wù)報銷人員的培訓(xùn)工作，搭建實時共享的財務(wù)中心平臺，推進(jìn)網(wǎng)上審批功能的落實，努力實現(xiàn)資金流向公開化、數(shù)據(jù)管理無紙化、財務(wù)往來無現(xiàn)金化，推動高校財務(wù)信息化發(fā)展。

與此同時，遠(yuǎn)程財務(wù)中心模式的應(yīng)用也給高校財務(wù)管理帶來了前所未有的風(fēng)險，高校需要結(jié)合自身的實際情況，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，通過大數(shù)據(jù)分析財務(wù)管理過程中存在的問題，并可以聯(lián)合科研、資產(chǎn)、人事、后勤、教務(wù)、學(xué)生處等多個部門，合理應(yīng)對風(fēng)險，從而有效減低財務(wù)成本，提高財務(wù)管理質(zhì)量，進(jìn)一步建設(shè)面向未來的智能化校園服務(wù)。