小微企業建立檔案管理對其自身發展的重要作用

曹向玲

（濱州市水利資源開發建設中心，山東 濱州 256600）

1 我國小微型制造企業的現狀

根據《關于印發中小企業劃型標準規定的通知》（工信部聯企業【2011】300號）文件劃分，我國小型微型企業占我國企業總數的98%，小微企業在我國經濟發展中起到了支撐推動的重要作用，其在國民經濟中占據著越來越重要的地位，遍布我國城鄉，成為我國和諧發展的重要橋梁。小微企業在改善民生解決富余勞動力，增加城鎮低收入群體方面起到了重要的作用，小微型企業在發展過程中也存在著很多的問題，發展基礎薄弱、體系不完善、競爭激烈等因素對自身的快速長期穩定發展受到了一定的制約。2011年11月以來，國務院已經多次召開常務會議專題研究支持小型微型企業健康發展的財稅金融政策。小微型制造行業普遍存在缺乏科研投入和技術儲備，產品單一，缺少科學的統籌和健全的經銷服務體系，渠道單一的問題，在開拓發展的過程中需要付出更多更大的代價。多數小微企業內部機構設置比較單一，檔案管理意識比較單薄，企業負責人對檔案管理工作也比較陌生，不了解檔案工作對企業發展的重要作用[1]，有的公司在生產經營過程中因對公司內部的重要文件材料保管不善造成丟失或者泄密，甚至被竊取，給公司造成了無法挽回的損失。近年來，國家對檔案信息保密工作要求越來越嚴格，而我們現在很多企業公司對檔案管理信息管理保密等工作依然不夠重視。

2 建立檔案管理在小微企業發展管理中的必要性

我國小微型制造企業多數是家族式管理，一人擔負著多種角色，小微企業的管理決策多數只由決策者一個人決定，決策者通常會把主要精力投入在生產經營、經濟效益和公司發展中去，小微企業往往人少事雜，公司決策者無法暇顧公司的軟實力方面的建設與管理，更對辦公室文件資料管理專業的管理人員不夠重視，臨時性、隨機性的決策居多，這種決策機制在公司發展初期無法顯現其弊端，在以后公司規模擴大后就會顯現出管理混亂、沒有發展規律可循的狀態，一個企業的生產經營、成本、銷售、技術資料人力資源等方面的材料都是企業成長的痕跡，是經過多次的勝敗得到的寶貴實踐經驗，也是一個企業繼續向前發展的基礎，特別是公司核心方面的資料，既是公司的重要機密又關乎著公司發展的進度，如果這些資料能得到妥善的保管，可以為公司以后繼續擴大發展提供重要的參考依據。

3 重視建立檔案的各項規章制度和標準

企業必須要重視檔案管理的統一和整體。最主要的是進行統一標準的建設，即對檔案進行綜合性管理，企業可以成立一個綜合檔案管理部門，制定統一制度和標準，缺乏建立檔案管理意識是小微企業管理的一個普遍問題，很多企業重要的文件資料、數據資料都會在辦理完畢后在企業負責人處堆積存放，時間久了就會出現想查閱找不到文件，重要文件資料混在廢紙堆里被塵封堆積的現象。檔案意識淡薄、管理缺位，企業形成的文書、科技、技術資料、業務往來的文件資料等隨著時間的推移，人員的變動都會造成文件材料的缺失、不完整，對公司的發展造成一定的影響。建立完善紙質、數字化檔案管理的各項規章制度和標準就是防止重要文件損壞丟失或者泄密，進而為公司的發展提供可靠的依據。

4 加強小微企業檔案管理的幾點建議

①小微企業負責人和全體員工的支持和理解是建立企業檔案管理的重要依據。檔案管理是一個系統工程，不是一個或幾個人就能完成的工作，文件材料的收集需要公司各個部門的配合，在公司生產經營中形成的各類信息、數據、電子文件、紙質文件、實物等所有的資料都交給兼職或者專職的檔案管理人員來分門別類地進行整理、立卷歸檔。②檔案的收集、整理、立卷歸檔的主要目的是為了利用，因為人員經費等原因，檔案行政管理部門很少對小微企業的檔案進行有效的監督管理，甚至也沒有適用于民營小微企業檔案管理的規范、標準[2]。在這樣的情況下，企業的檔案管理工作人員應該積極主動地利用檔案行政管理部門的資源，積極請教探討，對自己公司形成的檔案進行合理規范的分類保管。檔案管理信息化是檔案利用的重要途徑，保管就是為了利用，企業檔案管理人員可以利用現代化管理技術加強對檔案信息網絡的建設，通過檔案信息網絡的建設，充分挖掘檔案信息資源的價值，實現信息覆蓋，發揮檔案資源整體作用，促進檔案信息資源共享。

5 企業檔案在企業信息化發展中的作用

小微企業家族式的管理，缺少專業的管理人員，生產、銷售帳目不規范。很多經營者靠的是單一技術方面的專長，卻缺少總體上的策略謀劃和產品營銷方面的市場化運作，很難采用現代化的管理，日常生產經營帶有很大的隨意性、盲目性。當前，加強檔案信息工作的建設，利用公司發展中形成的檔案信息資料做深度挖掘利用，鏈接加入地方小微企業服務數據庫，加強信息收集統計制度，整合信息資源，多方收集信息。小微企業信息技術的運用、檔案信息系統的建立有助于公司領導能及時準確地掌握企業發展運行中的偏差，并可以及時糾正。而對內部的整體運行也有充分了解，信息的積累能幫助領導做出適合企業擴大發展的戰略決策。信息技術主要為企業發展提供助力，通過信息技術可以整合調整企業管理、資金、人力等，在信息共享、信息實時傳遞、信息挖掘分析，為企業各個層面決策提供事實數據支持的同時，優化企業流程，降低各個環節流轉成本，加快資金周轉，提高企業利潤率，所有的這些工作都是以大量的檔案收集管理工作為基礎，從而為企業發展提供真實有效的幫助。

6 企業檔案的保密與利用

保護有用的檔案信息不被泄露是企業檔案管理中最重要的工作之一。在檔案管理中，對有密級的檔案資料和信息要有定義，加強識別和管理，識別檔案資料泄密和竊取的途徑，相對應地制定并落實好保護措施。在重要文件利用的過程中，檔案管理工作人員要全程對所有對外傳輸的途徑，包括網絡、移動存儲、藍牙、打印/刻錄等傳輸方式進行監控，防止非法的傳輸，此外，對檔案資料信息本身進行加密或打標記，這樣就算信息傳輸到外部也無法被非法利用，或者被強行利用后能追溯到非法源頭。企業重要的涉密檔案管理通常會人不離檔案，人在檔案在。做好企業檔案或信息的保密工作，一方面應做好檔案材料的統一存儲管理和權限管理，讀寫權限細化到不同部門、用戶角色組或者個人等，另一方面則是對存儲介質本身的防護，包括系統管理權限、數據庫查看權限、賬號密碼要求、磁盤加密、存儲介質加密、數據擦除等。信息傳輸過程是最容易破壞保密性的，包括內部傳輸和外部傳輸，其中，內部傳輸指在可控區域內的信息流轉，也就是橫向擴散存在著很大的風險。涉密檔案管理人員要有高度的責任心和敏銳的警惕性，因為一旦重要的檔案信息資料泄密有可能對公司的發展造成致命的打擊，因此，應做好企業檔案管理工作，為企業的發展助力。

7 結語

小微企業在我國經濟發展中起到了重要的支撐作用，其生產經營范圍覆蓋了社會發展的各個領域，是經濟穩定發展的重要的推動力量。做好小微企業內部的運行管理工作，有助于小微企業在嚴峻的生存環境中健康良好地發展。