新時期檔案管理工作之我見

（潮州日報社 521000）

年積月累的資料檔案庫存量越來越大，占用空間大，保管成本高、保存期限短，易磨損，不利查找等缺點，不能滿足現有激烈市場競爭中的高效運作和成本節約的需求，給檔案工作帶來諸多不便。檔案工作自身要發展，僅靠傳統的管理方式，已不能適應信息社會對檔案資源的需求，傳統的檔案管理模式已經不能夠適應現代快速前進的步伐，因此，檔案管理工作只有向現代化管理的道路前進，這也是高科技發展的必然結果。高科技產業化進程的加快，信息網絡化、資源共享化的發展也為檔案管理規范化、現代化目標的實現奠定了堅實的基礎、提供了保障。這就為新時期檔案管理帶來了新的巨大的變革，新時期我們必須把檔案管理工作與先進的計算機技術有機結合，使檔案管理工作變得更科學、更規范。電子化管理系統的存在，將很大程度上提高檔案管理的工作效率和質量。同時科學技術發展的日益飛快，又使檔案管理在變革應用過程中不斷涌現出一系列問題需要我們來探討。

一、新時期檔案管理工作的重要性

檔案是指各單位從事社會管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，集機密性、專業性較強的一項工作，是一個單位檔案工作的核心，是辦公室業務的一個不可或缺的部分，它記載了單位或部門各種現實事物的發展過程，更是客觀記錄每一歷史時期部門的發展、問題的處理及領導決策等在發生和變化的主要方式。目前許多單位的相關工作內容都滯后于時代的發展，工作效率低下、止步不前。檔案管理要與現代社會的管理體制相融合，管理工作才能走上良性發展的軌道。特別在新時期，利用計算機等現代化手段整理檔案將收到事半功百的效果。在實現檔案管理現代化的過程中，手工操作與現代化管理是并存的。因此，我們既要重視傳統技術的改造，又要積極引進現代化新技術，將傳統技術與現代化技術有機結合起來，檔案工作才能發揮其應有的歷史使命。管好用好檔案關系到部門的長遠發展和日常經營，為了順利的實現檔案現代化管理，可結合本單位實際和工作需要開創檔案管理工作的新局面，并且深入研究和總結，不斷完善相關的工作，只有不斷創新工作方式，革新工作思路，才能夠促使檔案管理工作每個環節科學到位，使單位的發展更加科學合理。

二、新時期加強檔案管理的基礎工作

收集和整理是檔案管理的基礎性工作，主要還是靠傳統的手工操作模式。收集要全面，整理要到位。

首先，檔案收集工作是檔案管理工作的前提，決定文書檔案管理的質量，發揮檔案作用的保證。歸檔文件材料應當齊全完整、精練準確才能夠為單位的各項事務提供具有參考價值的材料。在一個單位的日常工作中，如會議紀要、通知告示和存檔記錄等都需要一一收集與歸檔。但實際中，檔案收集往往只注重一些領導的批示和重要的文件，而對于一般性文件和資料都不夠重視，造成了遺漏、損毀的現象。由此出現檔案資料收集不全面的問題，影響了單位正常工作的開展。檔案收集這項工作既繁瑣又常會出現錯誤，需要嚴謹認真的工作態度方可達到目的。

檔案整理是指將工作活動中形成的具有查考保存價值的文件材料進一步條理化，進行基本的分類、編排、制訂目錄、建立全宗等組成有序體系的過程。檔案整理要注重保持材料之間的有機聯系；細分文件材料的價值，確定檔案的保管期限。文件鑒定、分類、區分保管期限、檔案整理（拆釘、折疊、蓋歸檔章、編件號）、裝盒、打印目錄、排架。傳統的檔案文本裝訂準確度不高，導致其利用率較低。

檔案的鑒定、保管和統計等工作也是檔案的基礎工作，屬于檔案的實體管理層次。

三、新時期檔案管理的應用

從20世紀80年代開始，計算機技術已慢慢滲透到檔案管理工作中，運用現代科學技術的方法和手段，達到優化檔案管理的過程，具體如下：

檔案管理現代化內容：主要是檔案管理的信息開發，“其中包括自動編目、自動檢索、自動統計、借閱自動管理和檔案室日常事務自動管理；檔案存儲技術；多媒體技術與檔案信息表現的多元化等等，這些都要求我們積極深入的學習研究。”

管理手段的現代化：利用計算機技術對檔案進行信息加工和信息輸出，運用科學技術將不同載體的檔案以數字形式存入計算機，以便查詢等等；還包括一些新技術，“如語音識別、文字掃描模式識別、超文本和超媒體信息處理等方面的應用。”新技術的應用為檔案信息的多樣性，及其巨大的數量提供了廣闊的天地。

檔案管理現代化條件：首先是科學先進的理念、合理的管理體制；其次是檔案著錄標引、檔案標準化等具體各項工作。然后是選擇適用的計算機技術裝置和檔案現代化管理專業人員的配備。

檔案工作模式轉型：檔案管理從傳統手工模式向現代化模式轉變；從實體保管、利用為主變為以數字化信息、電子文本為主要利用方式。

檔案現代化管理關系著整個檔案工作的方方面面，實現檔案管理現代化的作用要以解決一些傳統的檔案管理手段所不能解決的而又需要迫切解決的問題。

四、新時期檔案現代化管理系統的工作流程

現代化技術的運用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術手段，發揮人力資源的作用，減少勞動力強度，促進管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學化目標，提高檔案的可信度。具體“工作流程如下：檔案數據的收集、檔案數據的前處理、檔案數據的錄入、檔案數據的存儲管理、檔案數據的加工處理、檔案檢索、檔案信息的輸出。”

五、新時期檔案管理建設中的問題及措施

檔案管理現代化意識不強、管理落后，大量的資料收集不全面，缺乏完整的檢索工具，仍以手工為主，工作既繁瑣又復雜，效率低，嚴重制約了管理水平的發揮。許多部門在立卷、編目、檢索等環節也不符合國家檔案局制定的標準。檔案管理之中存在著一系列不規范的問題，導致文書檔案管理效率低下。除此之外，有很多的單位在檔案管理方面的思想沒有跟上時代的發展，不能做到管理模式的創新和管理方法的創新。隨著科技的發展，各行各業已經步入信息時代，計算機技術和信息網絡技術已經得到了廣泛的應用，也應滲透到檔案管理工作中。

檔案管理現代化的人才不足，專業素養不高，亟待培養出既有專業知識，又懂信息技術的人才，為加速檔案管理現代化奠定基礎。

檔案管理現代化硬件設施全，檔案管理現代化需具備的計算機等設備不夠，需加快硬件設施建設，如計算機、掃描儀、光盤記錄機、互聯網設備等現代化辦公設備等等，實現裝備和技術的現代化。

六、結語

科學技術的迅猛發展和新技術的不斷運用，社會現代化進程日益加快的形勢下展開的，檔案管理也無例外地受到了深刻的影響。大力開發和充分利用好檔案信息資源，加快檔案管理現代化步伐，從各個方面推進檔案管理現代化建設的進程，迎接信息時代的挑戰。

總而言之，檔案管理是一項十分重要的工作，各單位應當加強對于檔案管理工作的重視程度，并且需要加強對于這方面的實踐和探索，推動檔案管理工作的持續發展，從而實現檔案管理的現代化。