基于GTD思想的辦公室時間管理探索

楊克儉

（武漢大學測繪學院，武漢 430079）

1 引言

辦公室工作既要聯系上層，承辦領導交付的各種任務，又要向下布置、監督、執行各種事務，承擔著一個單位的行政樞紐作用[1]。辦公室工作責任十分重大，同時又是極其繁雜的，可以說是事無巨細，雜事紛呈。

從筆者所在的高校黨政辦公室角度看，辦公室的工作效率和目標達成度從側面反映了學院外在狀態和內部執行力。從外部狀態看，辦公室代表了學院的精神面貌和外部形象，而內部執行力則體現在辦公室能否于紛繁復雜的任務中，抓住重點，梳理頭緒，使工作有條不紊地向前推進，否則就會出現眉毛胡子一把抓，事到臨頭手忙腳亂的情形，使得工作一團雜亂，領導與群眾意見紛紛，而自己疲于奔命，叫苦不迭。

理想的辦公室狀態是能夠將有限的資源與工作任務科學合理配置，使得任務從時間、成本以及質量上均能得到控制，達到最優。然而現實中，辦公室工作往往面臨著任務繁重與資源（包括人員）不足的雙重壓力，以至于辦公室常常陷入無休止的加班趕任務的狀態。分析其原因，造成這個事實的根源恰恰是對時間的管理不夠科學造成的。本文將從時間管理這一特定的角度出發，探討如何抓住辦公室工作的特點，有效管理時間，從而提高辦公室管理的效率，充分發揮其作為單位工作樞紐的作用。經過一段時期的實踐，本文所提出的時間管理方法被證明是行之有效的。

2 GTD原理

GTD（Get Things Done）是著名時間管理人戴維·艾倫提出的一套非常行之有效的時間管理方法[2]。GTD的核心理念是：在確保事務對工作全覆蓋（即無遺漏）的前提下，集中資源關注當下可執行的工作，以提高效率；對于不可執行的工作，則根據其不確定性的程度，納入可控制的管理體系中，直到其成熟成為一個可具體執行的事務。隨著時間的推移，事務狀態不斷迭代，達到有效管理的目標。

GTD原理自從提出以來，已經被廣泛應用于個人事務管理、項目管理以及企事業行政管理等眾多領域。如Britton與Tesser（1991）[3]發現，有效的時間管理對于提高大學生的G點成績具有正向作用。Gregg則探討了生產率、自我管理與工作順序之間的關系[4]。而蘇冠賢等人則從IT辦公系統的實踐，證明了將GTD原理應用于高校辦公管理系統可以有效提高工作協調性，從而提升工作效率。

根據艾倫的理論，GTD在實踐中往往分成收集、整理、組織、回顧與行動五個過程：

收集：將能夠想到的與目標相關的所有未盡事宜（GTD中稱為Stuff）全部羅列出來，放入收件箱（Inbox）中。

整理：定期或不定期對Stuff進行歸類整理，盡量保持收件箱為空的狀態。

組織：組織是GTD中的最核心的步驟，主要包含對參考資料的組織、對下一步行動的組織。

回顧：作為GTD中的另一個重要步驟，需要定期對工作進行回顧與檢查，通過回顧、檢查、更新所有任務清單，可以確保GTD系統的最佳運作。

行動：按照實際任務清單開始行動。在具體行動中可能會需要根據所處的環境、時間的多少、精力情況以及重要性來靈活調整與再安排。

3 基于GTD思想的辦公室時間管理

辦公室的事務類型眾多，往往很難用一種既定的策略統一處理。但是，如果我們結合GTD的基本原理，從時間的最優化策略入手，將辦公室工作看成是“有限時間”和“有限資源”與“終極目標”之間的最優分配，我們就可以將辦公室管理納入GTD的管理體系中去，從而將辦公事務歸結為對時間的有效管理。

首先，辦公室必須保持對所有事務（無論巨細）的預估與記錄。辦公室負責人必須養成良好的習慣，通常在當日形成對次日工作的預估，本周對下周的工作的預安排，甚至本月對下月主要工作的預先計劃。這些預估不必拘泥于事務的大小、優先級、資源分配等細節問題，按照“盡管去記錄”的原則進行。預估的最大問題是事務遺漏，即便是極小的事務，由于遺漏也可能造成辦公室工作的失誤。預估的輸出是記錄，辦公室必須采取有效的方式，對這些時間序列事務保持持續性的記錄。記錄的方式可以多樣，如最原始的紙質記錄，也可以是電子方式的文本記錄，或者是基于表格或者數據庫方式的記錄等。但是，一旦選擇一種記錄方式，即將其固化，保證在相當長的時間內記錄手段的一致性，以便于查詢和檢索。

其次，辦公室需要對所有事務進行有效分類、整理。分類的原則是按照前文所定義的事務屬性維度進行歸類，盡量使得收件箱為空；而整理的基本原則是，時間尺度（從日、周、到月）越大，預估的細節尺度（具體的實現方式）越小。所有事務按照時間序列、占用資源多少、優先級等維度進行初步的劃分，即形成了對待辦事務的基本整理。整理的過程中，需同步進行必要的參考資料的收集，并積累成辦公室的資料參考庫，方便今后的使用。該過程應該避免的誤區是過多考慮事務執行的細節，即距離完成時間越遠的事務，越不應該過多考慮其實現的細節（如如何進行，由誰進行等）。該過程的輸出是為下一步的組織編排提供必要的依據。

第三，辦公事務的合理組織與分配。根據對事務的整理結果，對待辦事務進行進一步的細化和分解。如突發事務必須立即無條件處理，未來或某天清單則記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃等。而如果一個事務涉及到多步驟流程和多人協作，那么需要將其細化成具體的時間序列，并規定任務節點。該過程的輸出是資源分配，即根據任務的性質將其安排到合適的人選，配備相應的團隊或助手，以及相應的辦公條件與經費等，確保其得到有效執行。

第四，辦公室必須定期對工作進行回顧總結。辦公室需養成從周到月，直至到年的定期工作回顧習慣。通過定期回顧，可以發現時間管理的缺陷，對任務分類、整理與組織的不合理方面，以及辦公室人員的各自能力適用性的局限等，以便于今后事務安排的合理調整。回顧總結應該避免的誤區主要是只看成績，回避問題。應該清醒認識到，對工作的回顧總結是內部行為，目的是為了自身管理能力的提升，并不涉及辦公室績效的評估，因此不必掩蓋問題，而應該將問題充分暴露。

第五，辦公室需要有強大的執行能力。從以上對辦公室事務的分析看，不同的事務性質對執行力的要求存在差異。辦公室有效管理原則是人盡其才，物盡其用。因此，辦公室對事務的執行能力體現在對事務執行的合理分配、對事務執行過程的有效跟蹤，以及對事務執行結果的評估。例如，對于一些瑣事雜事，通常可以根據 GTD的“五分鐘原則”，即只要是一個人在五分鐘內可以解決的問題，即可以列為優先問題，即刻解決；對于長時間流程類的事務，則需設定節點，通過對節點的跟蹤，確保其不偏離事務目標，同時又能在規定時間內高質量完成。當然，GTD本身并不提供事務執行的方法與工具，因此，對于辦公室執行力的討論也不在本文范疇之內。

4 結語

本文通過對辦公室事務性質的分析，總結出辦公室工作具有責任重大和事務繁雜的特點，同時又很難用一種既定的策略統一處理不同類型的事務。因此，本文提出根據GTD時間管理的原理，從時間管理的角度入手，提出了一種對辦公室工作進行收集、整理、組織與執行的基本框架，結合GTD對任務定期回顧總結的要求，在實踐中對辦公室管理進行了嘗試，并證明是行之有效的。