建立不動產(chǎn)登記檔案管理新模式的思考

文/馬淑惠 日照市莒縣國土資源局 山東日照 276826

在新時代的背景下，建立統(tǒng)一的房地產(chǎn)登記制度對提高房地產(chǎn)管理的質(zhì)量和效率具有十分重要的作用。盡管檔案管理提出了更高的要求，但房地產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理仍存在一些問題和困難。如果不加以有效處理，就會影響到管理的整體質(zhì)量，因此有必要探索新的模式。在此基礎(chǔ)上，本文主要探討建立房地產(chǎn)登記檔案管理新模式，以促進(jìn)房地產(chǎn)登記檔案管理的發(fā)展。

1、不動產(chǎn)登記檔案管理存在的問題

隨著時代的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理日趨落后，房地產(chǎn)登記檔案管理過程與信息化管理過程相似。傳統(tǒng)的工作模式正在向新的管理模式轉(zhuǎn)變。在這個過程中，房地產(chǎn)記錄的管理仍然存在很多問題。

1.1 檔案數(shù)據(jù)庫問題

由于更新數(shù)據(jù)庫，或數(shù)據(jù)庫本身功能不全，技術(shù)跟不上新時代的要求，有些房地產(chǎn)登記文件已經(jīng)過時，數(shù)據(jù)丟失，無法識別等。對于一些被交易的房屋，沒有及時更新，造成信息準(zhǔn)備問題。

1.2 平臺數(shù)據(jù)互通問題

房地產(chǎn)登記檔案可以由具有登記功能的政府機(jī)構(gòu)，如縣、區(qū)、市等進(jìn)行登記。在房地產(chǎn)數(shù)據(jù)文件集成的過程中，數(shù)據(jù)注冊和記錄的信息和模式因地而異。不可避免地會出現(xiàn)一些問題，如信息缺失、數(shù)據(jù)缺失、數(shù)據(jù)不共享等。由于各區(qū)域檔案數(shù)據(jù)庫目前存在不一致的情況，信息互通方面的一些問題增加了房地產(chǎn)登記檔案管理的工作量，也導(dǎo)致房地產(chǎn)登記檔案管理效率低下。

1.3 不動產(chǎn)數(shù)據(jù)的真實性問題

房地產(chǎn)登記檔案的完整性和真實性是房地產(chǎn)登記檔案管理的首要任務(wù)。確保注冊檔案的真實性是管理的前提。在房地產(chǎn)檔案登記中，規(guī)范檔案登記程序，核實房地產(chǎn)所在地、建筑面積、房屋用途、房屋名稱信息和戶主身份等，嚴(yán)格控制檔案的真實有效性，避免數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。資料不全等情況為未來房地產(chǎn)記錄管理不必要的工作量。

1.4 紙質(zhì)檔案存放管理問題

由于部分不動產(chǎn)檔案需要以紙張形式保存，舊地方和保存地的環(huán)境發(fā)生變化，可能造成不同程度的損壞和遺失。例如，當(dāng)存儲環(huán)境潮濕時，會導(dǎo)致一些信息變得模糊不清或無法識別筆跡。此外，紙質(zhì)檔案的存放地點分布廣泛，分布在各地區(qū)不同的地方。出現(xiàn)的大大小小的問題將會增加對房地產(chǎn)登記檔案的管理。

2、建立不動產(chǎn)登記檔案新型管理的幾點思考

2.1 理順管理機(jī)制, 規(guī)范操作流程

整合優(yōu)化房地產(chǎn)登記檔案、人事、倉庫資源，建立明確分工和協(xié)調(diào)管理機(jī)制。房地產(chǎn)登記處根據(jù)房地產(chǎn)登記處的工作量配備了檔案專業(yè)人員，加強了一線管理人員和搜索窗口，并進(jìn)行了適當(dāng)?shù)墓ぷ魅藛T流動，增加了緊迫感，調(diào)動了工作人員的資歷。全面梳理業(yè)務(wù)流程，從申請驗收開始，經(jīng)過審批，到最后的檢查、認(rèn)證、歸檔，這是文件形成和歸檔的生命線，使業(yè)務(wù)處理和歸檔環(huán)節(jié)緊密相連。嚴(yán)格執(zhí)行作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 建立統(tǒng)一信息平臺, 健全網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范機(jī)制

以不動產(chǎn)登記信息平臺為基礎(chǔ), 建立不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。實現(xiàn)“統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一查詢與服務(wù)”等主要功能, 同時要注重做好網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范工作, 采取嚴(yán)格的保密措施, 為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記信息化平臺建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

2.3 制定目標(biāo)計劃, 逐步分步實施

根據(jù)房地產(chǎn)登記制度的建立，整合房地產(chǎn)登記檔案，建立新的管理工作應(yīng)分三個階段實施。第一階段的目標(biāo)是理順關(guān)系，查明分散檔案的情況，清理檔案，為整合做準(zhǔn)備。第二階段旨在整合現(xiàn)有文件，規(guī)范電子文件，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，逐步轉(zhuǎn)移文件，逐步實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。第三階段的目標(biāo)是規(guī)范檔案管理，建立完整的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)以傳統(tǒng)管理和信息化管理為補充的房地產(chǎn)檔案的根本轉(zhuǎn)型，為房地產(chǎn)登記檔案管理提供保障，為社會提供高效快速的服務(wù)。

2.4 設(shè)立省市不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)中心

近年來，二維代碼和物理網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展取得了長足的進(jìn)步。大數(shù)據(jù)時代的到來，給檔案管理和流通帶來了巨大的發(fā)展空間。我們應(yīng)該充分利用這一高科技環(huán)境，構(gòu)建一個基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境集成、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的房地產(chǎn)登記文件信息管理系統(tǒng)，并優(yōu)化了分散在各部門的房地產(chǎn)登記文件的組合和無縫連接。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全傳輸和充分共享，實現(xiàn)房地產(chǎn)登記和檔案信息資源的內(nèi)在價值和社會效益，為社會提供全方位、綜合的信息服務(wù)；實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息資源總體效率的最大化。

2.5 強化建設(shè)電子文檔的安全性

房地產(chǎn)登記檔案的檢索和使用基礎(chǔ)是檔案數(shù)據(jù)庫。因此，有必要建立電子數(shù)據(jù)庫，不斷規(guī)范電子文件。同時，要做好檔案資料備份工作，建立檔案資料的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險機(jī)制，并采取相應(yīng)措施做好保密工作，做好房地產(chǎn)登記檔案資料的保密和預(yù)防工作，并確保房地產(chǎn)登記管理的制度和規(guī)范化。提高房地產(chǎn)登記的效率和質(zhì)量。

2.6 做好登記檔案的編研工作

在進(jìn)行記錄管理時，編輯和研究工作是非常重要的。編輯和研究工作是將靜態(tài)文件資源轉(zhuǎn)化為動態(tài)文件資源并進(jìn)行處理和制作的過程。開展編輯研究工作，可以更好地服務(wù)于社會事業(yè)，也可以更好地學(xué)習(xí)社會科學(xué)和人文史。此外，通過對房地產(chǎn)登記檔案的管理，可以大大擴(kuò)大房地產(chǎn)登記檔案的影響，也可以顯示整理研究的結(jié)果，使更多人了解房地產(chǎn)登記檔案的作用，發(fā)揮了一定的宣傳作用。

2.7 提升不動產(chǎn)登記檔案管理人員的素養(yǎng)

就房地產(chǎn)登記檔案管理而言，它具有復(fù)雜性的特點，因此對人員的綜合素質(zhì)要求很高。因此，管理者的素質(zhì)應(yīng)不斷提高，這也是保證房地產(chǎn)登記檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)。從當(dāng)前形勢看，在房地產(chǎn)登記檔案管理中，管理人員應(yīng)提高自身質(zhì)量，有關(guān)部門應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并根據(jù)管理人員存在的問題制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案.此外，還需要加強職業(yè)道德培訓(xùn)，從而大大提高工作能力。

結(jié)語：

在新的環(huán)境要求下建立新的房地產(chǎn)登記檔案管理模式，可以解決傳統(tǒng)的房地產(chǎn)登記檔案管理中存在的諸多問題，并積極引導(dǎo)和推廣這種新的管理模式，為從業(yè)人員和群眾帶來方便。同時，我們也要注意在新的管理模式運行過程中存在的問題。相關(guān)管理部門需要不斷完善房地產(chǎn)登記檔案管理體系，使管理模式更好地服務(wù)于行業(yè)。此外，行業(yè)人員需要適應(yīng)新的管理模式，實現(xiàn)相互適應(yīng)。使房地產(chǎn)登記檔案的標(biāo)準(zhǔn)管理模式符合黨在新報告中提出的發(fā)展理念，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，跟上現(xiàn)代化步伐。