論管理文秘課程實踐的重要性

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(吉林醫藥學院)

一、引言

現代社會信息多樣復雜，事務性工作龐雜繁瑣，對管理人才的能力和資源需求越來越高，公共管理事業專業的學生應當致力于每一門專業課程的深入學習和實踐，才能夠響應社會就業需求，其中管理文秘就是公共事業管理專業的一門應用性非常強的專業課程。但是在實踐中，由于受到教學條件的制約和傳統填鴨式教育理念的束縛，導致管理文秘課程的開展無法切實得到實踐化實施，有害于學生的調研工作能力、督查信訪能力、會議管理能力、辦公室事務管理能力、檔案管理能力等各項核心能力的提升。有鑒于此，本文圍繞管理文秘課程的實踐性，結合管理文秘課程的內容與價值，闡釋了其實踐的重要性及具體的實踐路徑，以期能夠為提高這門課程的課堂效率和實踐效果有所裨益。

二、管理文秘課程的內容與價值

各個學校的管理文秘課程由于教材選用不一，具體內容不盡相同，但概括起來大概有以下幾個內容：

第一，調研工作。這一內容一般是給學生列出多個調查報告的選題，學生可以自由組合，1～6人一組，進行選題、取樣、調查、分析、撰寫報告等工作的分工合作，完成一篇調查報告的撰寫。這是一個綜合性的課程內容，學生在這個過程中需要鍛煉溝通能力、文字素養、邏輯思維能力、團隊協作能力等。

第二，督查信訪。這一內容一般是鍛煉學生接待和處理來查來訪的能力，課堂上這一內容的開展具體素材不容易選取，一般是采用情境模擬的方式開展教學，盡可能落到實踐中去。

第三，會議管理。這一內容是要學生學會如何籌備、召集、召開會議以及對會議工作的善后處理，這一內容的課堂教學開展方式多種多樣，情景模擬、案例互動、開放體驗都可以。

第四，辦公室事務管理。這一內容就要求學生把自己定位為一名辦公室文秘專員，處理日常辦公中可能遇到的各種事情，如撰寫文稿、召開會議、開展調研、演講、報告等，對學生的綜合實踐能力要求較高。

第五，檔案管理。檔案管理是文字管理工作的延伸，是將文稿、檔案、數據進行整合、分類、歸檔。

三、管理文秘教學課程實踐的重要性

(一)培育良好的文字素養

文字素養是文科學生的最基本能力，通過管理文秘課程中的調研工作、會議記錄等，形成調研報告、會議報告，最終就能夠鍛煉學生的文字素養。教師可以就學生的文字材料進行格式、形式和語句上的指導，但是歸根結底還是要學生自己動筆、動腦，這樣才能不斷磨煉出良好的文字素養。例如，有的學生將來可能會成為領導的文秘或者辦事助手，領導大會小會的演講稿都需要文秘來起草、撰寫，文稿的撰寫需要搜集資料、分析調研數據，最終形成初稿，然后不斷修正加工，這一切都需要良好的文字素養來支撐。

(二)提高檔案管理的能力

檔案管理是文字管理工作的延伸，我們撰寫的文稿、搜集的資料、調研的結果，最終都是要以檔案的形式留存，方便查閱。檔案管理工作包括了對文件材料的收集、整理、鑒定、檢索、保管、利用等環節，其最終目的是為機關或企事業單位的中心工作提供素材、憑證與參考。例如，有的學生將來可能會在政府機關工作，針對當年的工作進行總結，一定要對比往年的工作數據，如果往年的工作數據沒有檔案管理，無從查閱，那么今年的工作總結就無法對比，也無法印證成效如何。檔案管理的實踐不同于管理文秘課程的其他內容，缺乏實踐場所，多數教師只能停留在講解上，正確的做法是應該帶學生到學校的圖書館、檔案館去，親子觀摩實踐中的檔案管理是如何開展的，這樣才能將檔案管理落到實踐中去。

(三)形成組織協調辦事能力

現在無論是政府機關還是企事業單位，沒有一個單位不需要召開會議，甚至有的單位每天都要召開會議，管理文秘課程中的會議工作對組織協調辦事能力非常高，實踐中，文秘專員往往需要負責會務的籌備、召集、召開、善后等一系列工作，而且這些工作都不是流水作業，是需要發揮主觀能動性的，因為每一次會議的目的、場所、參會人員都不一樣，會議工作負責人就是要將所有資源整合，圓滿完成會議。開展管理文秘課程中的會議管理內容教學時，教師應當積極運用情境教學的方式，讓學生到實踐中去鍛煉，才能夠鍛煉組織協調辦事能力。創設情境，即以“情”激發學生的學習興趣和學習欲望，用“境”為學生提供認知背景，這種教學方式和方法早在20世紀80年代就被廣泛應用于各個學科的教學，由于管理文秘課程是一門需要切身去感受、體驗和領悟的學科，所以情境教學實踐的應用就顯得更加重要了。

(四)信息管理提高管理效率

伴隨著互聯網+模式的普及，大數據時代、信息時代早就已經來臨，各行各業都徜徉在信息的海洋里分享紅利，同時信息管理對于提高各行各業的工作效率也是不言而喻的。上個世紀電腦還不算普及，但是現在每一個單位、每一名員工都有工作電腦，足見信息管理的重要性。管理文秘課程中的信息管理內容，雖然不要求學生具備超高的數據庫IT能力，但是文秘管理部門的信息是一種特殊類型的社會信息，為領導部門提供準確、有效的信息是其實現科學決策和有效管理的重要條件和依據，學生最起碼需要掌握看懂數據、分析數據、編輯數據的基本能力。教學實踐中許多教師對信息管理內容的授課較為困擾，因為公共事業管理專業的學生多數為文科生，對信息管理的應用學習困難，筆者認為，教師和學生都必須認識到這一內容的重要性，同時未來的工作崗位上，信息管理能力是不可缺少的能力之一，因此，內容的實踐更加重要。

(五)養成良好的溝通能力

文秘人員在組織中起到樞紐與協調的作用，要完成一個組織中上下溝通、左右協調、內外聯絡的工作，溝通能力特別是有效的溝通是文秘人員必備的一個基本素質，有效溝通是保證組織良好運轉的潤滑劑。能在盡量短的時間內，得到需要的盡可能多的有用信息，這才是具備了有效溝通能力的一種體現。溝通能力的鍛煉不是一蹴而就的，應當滲透在管理文秘課程的每一項內容中，在調研工作中，讓學生親自參與，和調研對象互動、交談，取得調研對象的信任，讓調研工作事半功倍；在督查信訪中，讓學生體驗如何處理來查來訪，如何接待來查來訪人員，應對多種突發事件，不知不覺中鍛煉溝通能力；在會議管理中，讓學生模擬會議的各個環節和場景，設計一些棘手問題，在實踐中磨練學生的溝通處事能力；在辦公室事務管理和檔案管理中，讓學生圍繞主題撰寫文字材料并進行演講，也能夠提升學生的溝通實踐能力……凡此種種，不一而足。

四、結語

作為公共事業管理專業的學生，畢業后大多數要走上文秘、管理、綜合等崗位，因此必須具備基本的溝通、組織、文字、檔案、信息管理等核心能力，管理文秘課程恰好是鍛煉這些核心能力的。為了能夠讓學生更快地成長，更有的放矢地應用，管理文秘課程必須是基于實踐開展教學的，只有發揮了學生的主觀能動性，才能夠讓學生真正習得實踐能力。值得一提的是，管理文秘課程中的各項內容不是孤立存在的，在實踐中往往是多種能力并用的，因此管理文秘課程的教學還必須將多個內容融合以開展實踐教學。