建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

文/李紅 萊蕪廣廈集團有限公司 山東萊蕪 271100

通過完善檔案管理制度，控制資料編寫過程，重視工作人員專業素養，科學應用現代技術能夠確保建筑企業在進行工程建設過程中，有效管理檔案資料，對其工作過程中存在的各項問題進行有效解決，進一步保障工程質量，使其能夠更好地滿足現代建筑行業發展需求。

1、工程建設項目檔案資料管理工作的內容

1.1 對工程建設項目的綜合類文件和資料進行管理

建筑工程項目中的綜合資料主要是指項目施工的各種圖紙、項目變更的相關文件、工程建設過程中的各種合同、招投標文件等，除此之外還包括工程建設過程中的圖片、視頻以及錄音資料等。綜合類文件的管理工作是建設項目檔案資料管理工作的主要內容，對工程項目的順利開展和質量保障都有著非常重要的意義。

1.2 工程項目后期的資料管理工作

工程項目后期的資料管理工作主要是對項目的驗收文件進行管理，項目的驗收文件不僅是工程項目安全性的重要保障，也是判定工程建設質量的重要憑據。項目后期的檔案資料管理對象主要包括工程質量檢測報告、質量勘察單位的檢查報告、施工單位的質量檢測報告以及設計單位的質量檢測報告等。

2、存在問題

首先，相關工作人員在具體工程建設過程中進行工程檔案管理作業時，一般存在大量檔案資料，同時涉及多個方面，尤其是在完成施工作業之后需要檢查的檔案資料涉及更為廣泛的內容。如果在完成施工作業之后進行質量檢查作業時，沒有對其工程建設過程中所存在的相關質量問題及時發現，導致工程在具體投入應用之后出現不同問題，會在很大程度那家大修復難度，同時，為相關工作人員管理工程檔案資料造成很大程度的不利影響[1]。與此同時，在具體進行建筑施工作業時，工程檔案具體包括施工前期需要準備的相關資料，施工過程中產生的各項數據以及完成施工作業之后的相關驗收資料，但是在我國目前企業建設過程中，很難做到全面監督檔案資料質量，導致在工程建設過程中存在大量無用資料，進一步干擾工程檔案管理工作質量。除此之外，在我國目前建筑企業發展過程中，管理人員缺乏充分的管理意識，將管理工作主要落實于施工內容，部分企業不能正確認識檔案管理工作，為了進一步縮減企業成本，在進行檔案管理作業時，不斷縮減資金投入，同時認為工程檔案管理作業不會對經濟效益造成較大影響，從而在具體作業時，不能對其進行管理體質的科學制定，影響工程建設。

3、處理策略

3.1 控制資料編寫過程

在管理檔案資料時，相關工作人員首先需要確保工程技術資料具有統一的表格樣式，在準備籌建項目時，相關工作人員需要嚴格基于工程具體特點進行竣工資料表格的科學制定，確保能夠最大程度滿足檔案管理部門以及當地行政部門管理規定。有效統一表格樣式能夠在一定程度內簡化工程資料整理和編輯作業，他從而有效避免資料格式出現不規范和多樣化的現象。其次，還需要全面收集整理施工物質資料，在進行建筑項目施工作業時，受到時間以及其他因素的不良影響現場施工物質，材料檢驗報告和出廠合格證通常很難與相關材料同步到達施工現場?；诖耍F場管理人員必須確保及時收集復試資料，避免出現材料先用后試，對其工程進度和工程質量進行更高程度的保障。在此過程中，企業需要設置專業人員跟蹤收集和整理相關資料，在進行具體作業時，第一步需要嚴格檢查到達施工現場的構配件和原材料，同時，對其實驗報告和材料合格證進行及時收集和有效整理。在具體應用相關材料之前需要審核廠家提供的實驗報告和合格證書。在此過程中，還需要進一步確保技術資料具有更高的完整度，只有確保具有完整的技術資料才能更為系統的呈現工程質量和施工過程，因此，在進行具體工作過程中，必須全面升級施工過程中產生的技術資料，確保能夠更為有效的控制工程投資問題，進度問題和質量問題。

3.2 科學應用現代技術

現代科技的高速發展為我國建筑單位管理工程檔案資料提供了新的技術，管理技術逐步實現更高程度的信息化，在具體進行管理作業時，相公，工作人員可以利用信息技術和計算機設備管理檔案資料，通過科學構建管理平臺，在企業內部構建信息庫，確保企業管理逐步實現更高程度的信息化，滿足企業發展大趨勢。通過應用信息化技術和計算機設備的編制建筑工程施工作業中各環節產生的具體數據和資料，確保管理人員能夠更為便捷的查詢相關資料，進而使管理人員具有更高的工作效率和工作質量，有效推進企業建設。

3.3 深化檔案管理意識，提高工作效率

深化檔案管理意識可以提高企業工程建設檔案管理工作的水平，是做好企業工程建設檔案管理工作的前提。要將檔案管理的重要性上升到思想意識層面，將工作落實到位。對此，企業要加強思想教育建設。加強企業文化宣傳，增強員工認同感。建立工程檔案管理體系，提升工程建設中檔案管理的地位。建立適當的獎懲機制提高檔案管理人員的工作積極性，從而提高工作效率。

3.4 夯實檔案管理基礎，提高管理水平

夯實檔案管理基礎，提高檔案管理工作人員的專業化水平，可以推動管理水平的提高。首先，建設單位在項目建設初期必須要按照國家檔案管理的有關規定，根據自身實際情況制定相應的檔案管理制度和措施。歸檔資料及圖紙的準確、完整、規范是工程建設各階段檔案資料管理過程中必須達到的。與此同時，要促進主體責任與監督責任意識建設，提高檔案管理人員的責任意識。明確建設單位、勘察設計單位、招投標代理機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案管理人員在工程檔案全過程中各自承擔的職責。完善檔案資料歸檔制度，建立項目建檔跟蹤機制，保證檔案收集整理等過程的連續性。

結語：

近幾年來，城鎮化步伐加快，經濟迅速發展，致使建筑工程規模和數量都在增加，由此，建筑檔案的作用和價值日益凸顯。一般來說，建筑檔案是按照一定方式保存的具有價值的文字、圖片、聲像等材料，在建筑工程建設的過程中，其檔案能夠真實記錄施工狀況和建筑的全貌，對于國家來說，是非常寶貴的資料。而且對于建筑人員來說，建筑檔案是最直接、最有效獲取相關資料的途經，所以加強建筑檔案的管理對于建筑業的發展有重要的意義。