檢察機關檔案信息化建設探析

張洪斌 趙紅兵

摘要：科學技術水平的不斷提高使得人們的生產生活更加便利，辦公逐漸朝著自動化的方向發展，在檢察機關中，計算機已經廣泛應用于檔案工作的方方面面，使其檔案管理水平得到顯著提高，但很多檢察機關的檔案信息化建設工作開展的效果并不好。基于此，本文將對檢察機關中檔案的信息化建設進行分析與探究，希望為相關檢察機關的檔案管理部門提供一些建議，更好地進行檔案信息化建設。

關鍵詞：信息化;檔案管理;檢察機關

引言：

檢察機關的檔案充分記錄了檢察事業發展和改革的整個過程，是長期檢察活動中產生的對于國家、社會具有保存意義的文字、圖表、聲像等多種方式的記錄，并且是檢察機關所有活動內容的初始記錄。伴隨社會的快速發展，檔案的信息化建設成為檢察機關進行檔案管理工作的一個重要方向，也是推動國家檔案信息化管理的必然要求。因此，研究檢察機關檔案的信息化建設具有現實意義。

一、培訓檔案管理人員

對很多檢察機關的檔案管理人員來講，檔案信息化是一個全新的事物。要想使檢察機關的檔案信息化建設得以順利進行，離不開專業的信息化檔案管理團隊，如果只依靠將數字化工作外包到其他公司，無法使檢察機關實現完整的檔案數字化建設。檢察機關為了順應現代化檔案管理需要，應對全體管理人員賦予全新的目標與要求，定期組織檔案管理人員進行培訓、學習、外出走訪等活動，增強檔案工作人員的檔案信息化管理意識，增強信息化管理能力。由于檢察機關案件多、整理案件工作復雜，因此應重視高素質綜合型信息化人才的引進，使檔案管理團隊等到豐富和充實，注入全新的活力，提高整體的檔案信息化管理能力，培養可以有效控制與駕馭檔案信息化業務的精英骨干，從而符合檢察機關現代化檔案管理的要求，順應信息時代的發展。

二、建立網絡管理體系

檢察機關應增強所有工作人員的檔案信息化意識，將檔案網絡管理體系的優點充分發揮出來，把領導的重視當作中心，把檔案部門的帶動作用當作動力，把檔案網絡管理當作載體，對其進行最新的檔案知識培訓工作[1]。比如，檢察機關可舉辦檔案技能培訓、檔案知識學習、網絡知識競賽等活動，利用以上活動讓全體工作人員都可以認識到檔案信息化建設的重要性，真正將其當成檢察機關的全院性工作，讓所有人都具備承擔信息化建設責任、履行信息化建設義務的意識。

三、增強檔案安全性

當前檢察機關的檔案室中，保存的主要為紙質檔案，其主要特點是唯一性。每份紙質的檔案都是孤本，通過多次、反復的調閱與利用，其紙質載體會受到不同程度的損壞，容易使檔案數據信息的缺失，不能繼續使用，從而帶來不可預估的損失，特別是歷史檔案的唯一性與原始記錄性使其存在極高的價值，由于古代保管年限久遠、管理水平有限、紙張質量不好等多種因素，使得歷史檔案中的數據信息更加珍貴，因此，對檔案數據信息進行保護是一項非常重要的工作。

檢察機關通過對檔案信息進行數字化建設，借助數字化掃描，把原有的紙質檔案轉變成數字化的圖片，在網絡上即可調閱與使用，不用再調閱紙質檔案，使其保管壽命大大延長，并且檢察機關還能在異地備份檔案信息，從而有效保護了紙質檔案。檢察機關對檔案進行信息化建設的過程中，需要做好數字化加工的管理、監督工作，利用相應技術手段全面監控紙質檔案轉變成數字化檔案的過程，比如檢察機關工作人員不可以把飲品與食物帶到加工現場、將攝像頭配置于加工現場進行監控等。

四、制定信息化建設方案

檢察機關的檔案信息化建設，還需要長期方案與短期方案的合理制定。其中，從長期角度來看，應樹立檢察機關檔案信息化的長遠建設目標，從短期角度來看，需要將目光放在改造硬件、檔案信息化等方面上。檢察機關應對每個年度新出現檔案的信息化范圍與進度進行科學定位，注重信息化建設過程的歸檔接口，每個年度歸檔文件的數字化效果越好，未來進行檔案信息化加工的工作負擔便會越小，減少舊工作未做完又出現新工作的現象。

檢察機關應對所有檔案進行定期整理，篩選出利用率高的一部分檔案，使檔案信息化投入的資金發揮出最大價值[2]。在進行硬件改造時，應從當前檔案信息化的具體情況出發，不可以超前購買硬件，硬件設備的閑置會在很大程度上造成資金浪費，這是由于科技的快速發展使得大部分電子產品更新換代非常快，存儲硬盤價格會逐漸下降，檢察機關只需要按照每個年度增加的存儲量購買相應數據硬盤即可。在進行軟件建設時，檢察機關應盡量對不同部門軟件系統中的字段進行協調與統一，并且在設計、引進檔案管理相關軟件的時候，應盡量確保其數據接口齊全、兼容性強。進行庫存檔案的數字化加工時應加強掃描、著錄等信息化建設力度，穩步促進自身的檔案信息化建設，把它當作穩定、長期的工作確定下來，并將其當成考核檔案管理人員的指標之一。

結語：

總而言之，檢察機關進行檔案的信息化建設具有十分重要的意義。檔案的信息化建設并非一蹴而就的事情，也不能簡單將其看做計算機與檔案相結合，而是系統的、長期的工程。檢察機關應根據自身的具體情況，培訓檔案管理人員、建立網絡管理體系、增強檔案安全性、制定信息化建設方案，從而推動檔案的信息化建設。

參考文獻：

[1]葉卿，謝立波.新形勢下加強基層檢察機關司法行政隊伍執行力的研究與思考——以C市X區人民檢察院探索實踐為研究樣本[J].法制與社會，2018 （28）：153-154.

[2]李鄭陽.基層檢察機關自行補充偵查權亟待加強和規范——臥龍區檢察院對自行補充偵查權運用情況的調查分析[J].法制與社會，2018 （27）：101-102.