國際石油EPC工程項目采購方案編制

黃引萍，王 琦，崔立新，黃盛華

中國石油管道局工程有限公司國際事業部，河北 廊坊

1.引言

國際EPC (engineering procurement construction)工程項目采購活動包括采買、催交、檢驗、運輸、清關、物料管理等，而采買環節一般又包括供貨商短名單、采購方案、詢價文件、采購結果及合同審批等[1]。

國際EPC工程項目業主一般都會在招標文件中指定供貨商短名單，要求承包商遵照執行；或由承包商上報推薦供貨商名單，經業主審批后執行。因此，采購方案就是現行采購管理中的第一個環節了，采購方案編制的好與壞，直接影響采購業務的整個鏈條，是采購管理的重中之重。

采購方案的內容一般包括采辦包劃分、采購執行方、采購執行地點、采購執行方式、采辦包類型(可按預計采購金額額度劃分)、質量控制措施、技術文件版次、業主下發供貨商名單或擬推薦供貨商名單、擬推薦供貨商資質文件審查情況等。

2.采購方案一次審核率現狀

2017年初，以在建的10個國際項目為基礎，對采購方案一次審核通過情況進行了梳理分析，對808份采購方案進行了統計調查。808份采購方案一次審核通過的為604份，未一次審核通過的為204份，一次審核通過率僅為74.75%。而在行業內，先進EPC工程單位在建的國際項目采購方案一次審核通過率在88%左右。

3.采購方案編制存在的不足

國際事業部設立采辦管理部，其主要職責是負責建立和完善國際事業部采購管理體系及程序，協調整合采購資源，對國際工程項目采購工作進行全過程的管理、監督、指導和協調，審批或組織審批各國際工程項目采購控制環節的相關文件，保證國際工程項目采購工作規范、高效運轉，有效提升國際事業部采購管理能力。隨著近年來國際市場開發的創新突破，國際工程遍布中亞、中東、非洲、美洲和大洋洲各地區，建設的項目呈逐年增長趨勢，如何更好地服務于項目，提升整體采購管理水平成為了迫在眉睫的問題。

國際事業部所轄各項目部采購方案編制存在的不足主要表現如下：

3.1.采購方案針對性不強

國際項目的市場開發和項目管理分別由不同的部門負責，市場開發團隊負責項目投標，中標后轉交項目管理團隊執行，導致在實施項目過程中，執行團隊對投標團隊的一些采辦理念、報價策略、供貨商認知程度、業主對采辦的特殊要求等理解有偏差，使得執行團隊編制的采購方案針對性不強、無項目特色、不能引領項目的采辦工作。

3.2.國際尋源能力有待加強

各國際項目部采辦管理團隊由于管理理念、文化差異、語言溝通等多種原因[2]，與國際一流供貨商、制造商溝通深入程度有限。對國際一流供貨商的兼并情況、公司分支機構的設立情況、產品產地、產品的范圍、價位等核心信息了解有限，導致在采購方案編制時擬推薦供貨商的信息不準確，如同一采辦包內咨詢的若干供貨商或最終推薦的若干供貨商屬于同一集團；推薦國外供貨商時，推薦的貨物原產地與實際不符。

3.3.從業人員專業知識有待加強

從業人員在劃分采辦包時，由于對設計相關知識的欠缺，劃分的采辦包不合理、不科學，不該拆包的分開打包，該合并在一個采辦包的沒有合并，導致采辦包競爭力不足，供貨商不愿意參與；或者由于不同采辦包的合并原因，導致供貨商供貨范圍不能滿足，無法參與投標；或者帶有專業證書要求的各采辦包在推薦供貨商時，不能提供全部推薦供貨商的證書，或提供的證書內容與擬購物資不相符，或提供的證書內容與推薦供貨商無關，或提供的證書類型與技術文件的要求不相符。

3.4.信息共享不足

各項目間供貨商信息不共享，個別供貨商在某一項目由于合同執行不利或發生其它問題而被列入不被推薦范圍，而其在其它項目中仍然被推薦；同一采辦包內國內供貨商、國外供貨商混排或制造商、貿易商混排。

3.5.供貨商資質文件審核不嚴

部分推薦供貨商質量管理體系證書失效，部分文件真實性待確認，或推薦的供貨商名稱與資質文件中的名稱不一致。

4.對采購方案編制的建議

4.1.加強采辦工作整體規劃

項目管理執行團隊要認真研讀業主招標文件、投標文件及澄清文件，結合項目實際情況，與投標團隊充分交底，從應如何劃分采辦包、采購執行方、采購執行地點、供貨商資源、交期、質控措施等全局謀劃采購方案，是做好國際EPC項目采辦工作的基礎。國際EPC項目，采辦費用占整個項目成本比重較高,也是項目是否盈利的關鍵點，而采購方案策劃是采辦管理工作的重中之重，方案編制的好與壞，直接影響整個采辦工作的成敗。

4.2.努力提升國際尋源能力

國際EPC工程項目采辦管理考驗的就是總承包商的國際資源整理及利用能力，誰擁有強的供應商信息，誰就搶占了先機。

1)應盡量提高制造商直接參與投標的積極性，對制造商直接參與投標的，給予一定的優惠制度，如可以同意采用一定比例的信用證付款方式(信用證具體開具額度可由項目部根據擬購物資特性確定)；也可以根據擬購物資特性，在賣方開具等值的預付款保函基礎上接受一定比例的預付款，代理商參與投標的原則上發貨前不支付預付款。

2)利用上級單位在歐洲、韓國、中東等國家、地區的注冊機構，加強與國際供貨商的交流溝通，也可以利用請進來、走出去的模式，加強與戰略供貨商的互動互信。

4.3.加強專業知識培訓

采購方案的編制是一項專業技能要求非常高的工作，對人的專業素養要求較高，從業人員無論是工藝、線路、儀表、通信、消防、給排水等專業方面的知識還是國家招投標法、合同法、FIDIC條款、貿易術語等都應涉獵并鉆研。尤其是一些帶有專業證書要求的各采辦包，應加強技術文件的學習，在編制采購方案時才能有的放矢。

4.4.加大信息共享力度

建立動態黑名單供應商信息庫，及時共享，加強供應商資質審核力度，避免個別供貨商在某一項目被列入不被推薦后，在其它項目中仍被推薦的情況發生。

5.結語

項目采辦管理全過程執行的優劣，很大程度上取決于項目采辦策劃的科學性和預見性[3]，因此，從事項目采辦管理的專業人員，應結合項目實際情況，借鑒相關經驗，編制出科學可執行的采購方案，為項目采辦工作的順利執行奠定好基礎。