境外油氣工程項目供貨商現場技術服務的管理與組織

王 琦，黃引萍，黃盛華，崔立新

中國石油管道局工程有限公司國際事業部，河北 廊坊

1.引言

工程建設承包商承攬的中國境外工程項目在項目建設過程中，由于項目所在地在境外，將面臨諸多與國內工程項目完全不同的影響因素，對項目部在進度控制、成本控制和質量控制方面提出更高的管理要求。

在對境外項目進度、成本控制產生影響的諸多因素中，供貨商現場技術服務的管理與組織工作作為其中之一，直接影響著項目的質量、竣工時間及成本支出。

2.供貨商現場技術服務管理的目標

規范境外國際工程項目供貨商現場技術服務管理流程，保障工程項目所需的供貨商現場技術服務有序實施，保證供貨商及時到場，提高供貨商技術服務質量，縮短供貨商現場服務時間，節約項目現場服務費用。在項目管理過程中，應與供貨商尋求一種良性的合作關系，以建立一種戰略伙伴關系[1]。

3.供貨商現場技術服務的主要工作內容

技術服務一般是為使機械工業產品在安裝、調試和運行中保持良好的技術狀態，由產品制造企業向用戶提供各項組織措施和技術措施的服務[2]。

供貨商提供的需在項目施工現場或使用地點執行的技術服務內容主要包括但不限于：物資到貨驗收或技術交底、安裝或指導安裝、單機調試、聯合調試、故障維修及處理、更換部件、現場技術培訓等。

4.供貨商現場技術服務的影響

4.1.影響項目工期和成本

供貨商現場技術服務人員由于需辦理護照、簽證或項目部通知不及時導致其到場延誤，致使項目窩工，項目竣工時間推遲。

供貨商現場技術服務人員到場后，現場不具備調試條件，造成其人員等待，或需返回工廠待具備調試條件后二次動遷，造成服務成本增加。

供貨商現場技術服務人員動遷前與現場情況溝通不充分，技術準備不充分或未攜帶必要的備件/配件，造成現場等待，影響項目按時竣工及服務成本增加。

4.2.影響項目管理

供貨商現場技術服務組織混亂，項目部未與供貨商及時簽署現場技術服務協議或服務過程記錄/日志缺失，造成技術服務費用結算無依據，結算困難，嚴重影響項目管理。

5.如何做好供貨商現場技術服務組織工作

項目部對供貨商現場技術服務的組織工作應從以下幾個方面著手：建立相應的機構專職負責，明確各機構間的工作界面，規范工作流程，超前預判，充分溝通，提前計劃，緊密跟蹤，及時記錄，做好供貨商現場技術服務人員的組織及協調。

5.1.組織機構

供貨商現場技術服務組織工作主要涉及項目采辦部、項目相關職能部門、采辦分包商。

5.2.工作范圍

5.2.1.項目采辦部工作范圍

參與技術服務協議的談判、組織協議的審批；協調項目相關職能部門(施工部/設計部)確認技術服務基礎條件；對于維修類服務，負責向供貨商通報現場故障的詳細情況；項目相關職能部門確認技術服務基礎條件具備后，確定供貨商合理的到場時間并通知采辦分包商；審核供貨商技術服務人員資質；傳遞供貨商技術服務人員辦理前往施工現場或使用地點手續所需的資料(例如：護照、照片等)，協調項目相關職能部門辦理相關手續；協調項目相關職能部門做好技術服務協議中規定的應由項目部承擔的工作(例如：購買機票、接送機、現場食宿、現場交通等)；供貨商技術服務人員現場工作的時間記錄及簽署的服務日志的收集；協調項目相關職能部門、相關施工單位與供貨商技術服務人員配合；技術服務完工報告的審核與簽署；供貨商技術服務費用的統計與支付。

5.2.2.項目相關職能部門工作范圍

參與技術服務協議的談判、審批、簽署；確認技術服務基礎條件(包括自身條件及供貨商要求的現場必要條件)；供貨商技術人員前往施工現場或使用地點手續的辦理(例如：邀請函、簽證等)；技術服務協議中規定的應由項目承擔的工作(例如：購買機票、接送機、現場食宿、現場交通等)；技術服務人員到場后，與其溝通制定可行的技術服務計劃；指定每個技術服務站點的負責人，統一管理該站點的供貨商技術服務人員；供貨商技術服務人員的現場HSE (health safety environment)教育及培訓；技術服務工作開展所需的相關文件的辦理(例如各種許可等)；技術服務日志的審核與簽署；處理項目采辦部提出的需要協調解決的項目其他部門、相關施工單位與供貨商技術服務人員配合的問題；技術服務完工報告的審核與簽署；技術服務總結報告的審核。

5.2.3.采辦分包商工作范圍

根據項目相關要求起草技術服務協議，組織談判；要求供貨商提供技術服務基礎條件，并轉發項目采辦部；通知供貨商要求的合理到場時間；收集供貨商技術服務人員資質并轉發項目采辦部；收集供貨商技術服務人員辦理前往施工現場或使用地點手續所需的資料，并轉發項目采辦部；協調供貨商技術服務人員的動遷；供貨商技術服務人員現場服務的狀態跟蹤；協調供貨商技術服務人員與項目相關部門、相關施工單位配合。

5.3.技術服務協議

項目部應在供貨商技術服務人員實施技術服務前與供貨商簽署技術服務協議，作為雙方實施服務工作的基礎及結算服務費用的依據。

技術服務協議應就項目部、供貨商雙方的權利和義務予以明確，應包括但不限于：技術服務費計取方式及標準(人工日單價、固定總價或其他形式)；技術服務費包含范圍(例如：護照費、體檢費、簽證費、往返機票費、現場食宿費、現場交通費、現場通訊費等)；服務期限約定；雙方詳細工作內容；服務地點；技術服務基礎條件的確認；技術服務人員資質要求；辦理前往施工現場或使用地點手續所需資料的提交；技術服務人員前往現場的時間要求；技術服務日志的格式、現場簽署程序及存檔要求；技術服務人員的替換；技術服務人員的保險、罰則；技術服務完工報告的提交及簽署；技術服務費用的結算程序及方式。

5.4.典型參考執行流程

下述執行流程為組織供貨商技術服務執行的典型參考流程，具體程序可根據簽署的技術服務協議內容進行分工和順序調整。

1)項目部確定需要提供技術服務的采辦包或要求某采辦包供貨商提供技術服務，通知項目采辦部。此項工作應盡量提前進行，預留供貨商相關技術人員辦理護照、辦理邀請函及簽證、動遷的時間。

2)項目采辦部組織采辦分包商根據項目部相關要求起草技術服務協議。

3)采辦分包商組織談判，項目采辦部及項目部其他相關部門參與談判。

4)項目采辦部組織協議審批，項目部簽署協議。

5)項目采辦部審核供貨商技術服務人員資質。

6)供貨商提交技術服務人員的護照、照片等資料，項目部辦理邀請函、簽證等相關手續。

7)項目部結合供貨商的要求進行技術服務基礎條件確認。

8)項目采辦部確定供貨商合理的到場時間并通知采辦分包商。

9)采辦分包商協調供貨商技術服務人員動遷。

10)項目采辦部、項目相關部門與供貨商技術服務人員確定現場服務計劃。

11)項目采辦部、項目相關部門協調相關單位與供貨商技術服務人員配合；采辦分包商協調供貨商技術服務人員與項目部其他部門、相關單位配合。

12)技術服務工作的開展(服務日志審核、簽署、存檔)。

13)技術服務完工報告的審核與簽署。

14)供貨商技術服務費用的統計、審核與支付。

6.結語

供貨商現場技術服務的組織工作是一項繁雜且對時間連續性要求極高的工作，涉及的項目機構較多，工作界面復雜，對項目管理提出了較高的要求。項目各相關方及供貨商應提前策劃、合理計劃、充分溝通，確保服務工作連續進行，避免出現不必要的斷檔或窩工，為項目按計劃完工提供有力保障。