高效編制油氣管道EPC項目采辦竣工文件

尹黨強(qiáng)，陳樹仁，張振環(huán)，李經(jīng)韜，劉一琪

1中國石油管道工程有限公司國際事業(yè)部，河北 廊坊

2中油管道物資裝備有限公司，河北 廊坊

1.引言

國內(nèi)EPC承包商走出國門從事國際油氣管道EPC項目只有短短幾十年，業(yè)內(nèi)普遍反映其在項目竣工文件編制方面重視不夠且存在不足，在一定程度上影響其管理水平。國際油氣管道EPC項目采辦竣工文件的編制，從油氣管道EPC項目開工的第一天起就要開始準(zhǔn)備，而不是等到所有采辦包物資交付完成后才開始。下面筆者闡述了油氣管道EPC項目采辦各階段所需做的工作，以保證能高效完成采辦竣工文件的編制。

2.采辦程序文件的編制階段

在油氣管道EPC項目開始之初，各個部門最重要的工作之一就是編制適用于本部門的程序文件，在該階段采辦部也需要編制與實際操作相關(guān)的程序文件，最為重要的就是“供貨商文件管理程序”或類似的指導(dǎo)供貨商進(jìn)行竣工文件編制的程序，該文件的主要編制目的就是指導(dǎo)管道EPC項目的安裝物資供貨商編制竣工文件及技術(shù)文件，但往往采辦部及其他相關(guān)部門(如文控部、質(zhì)量部和設(shè)計部)，對該文件的重視程度不夠或者在文件編制細(xì)節(jié)上沒有清晰的思路，導(dǎo)致在后期的供貨商技術(shù)文件報批及竣工文件編制過程中出現(xiàn)了文件反復(fù)修改報批的情況，拖延了采辦竣工文件的編制及移交[1]。

筆者所從事的利比亞大象油田注水EPC項目就存在上述問題。在該項目開始之初，采辦部對供貨商文件的管理沒有清晰明了的思路，只是在采購合同中對供貨商文件提交作了簡單要求，且事先沒有和業(yè)主及其他相關(guān)部門進(jìn)行有效溝通，直到收尾過程中承包商才發(fā)現(xiàn)供貨商文件報批雜亂無章，而且由于業(yè)主及項目設(shè)計反復(fù)給意見，以至于承包商不得不要求供貨商反復(fù)對文件進(jìn)行修改報批，多數(shù)供貨商都不愿意再對其所承擔(dān)的采辦包文件進(jìn)行修改，導(dǎo)致項目的采辦包竣工文件遲遲不能編制，最后只能靠項目部人員對采辦部門文件進(jìn)行修改，并由業(yè)主協(xié)調(diào)供貨商進(jìn)行竣工文件的編制。

3.采辦程序文件的報批階段

一般“供貨商文件管理程序”或其他類似程序文件都需要相關(guān)方及業(yè)主批準(zhǔn)，該文件的批準(zhǔn)時間點至關(guān)重要。對于一般的管道EPC項目而言，該文件需要在EPC項目第一個采辦包詢價文件發(fā)出前或者在簽訂采辦包技術(shù)協(xié)議前完成且得到相關(guān)方及業(yè)主的批準(zhǔn)，如果不能在上述兩個時間點完成且作為供貨商竣工文件及技術(shù)文件報批的依據(jù)，很容易在后期的采辦包技術(shù)文件報批及竣工文件提交過程中引起供貨商的索賠，延誤竣工文件編制，同時可能造成整個EPC項目不能如期完工[2]。

筆者在伊拉克西古爾納油田管道集輸EPC項目就遇到了上述問題。由于業(yè)主反復(fù)對程序文件提出意見，且批復(fù)速度過慢，直到第一個采辦包下達(dá)訂單3個月后，程序文件才得到業(yè)主批準(zhǔn)，而已下達(dá)采購訂單的采辦包所采用的都是過程版程序文件，因此在后期的供貨商技術(shù)文件報批及竣工文件編制過程中，業(yè)主不接受供貨商所報批文件的模板、編號等，要求供貨商修改，導(dǎo)致好多供貨商不愿意配合承包商編制采辦竣工文件，且有的供貨商還向承包商就竣工文件反復(fù)修改所投入的人工費用要求索賠。

4.采辦包技術(shù)文件的報批階段

在管道EPC項目每個采辦包訂單下達(dá)后，供貨商都需要按照承包商詢價文件要求及時提交采辦包技術(shù)文件，該文件是采辦竣工文件的主要構(gòu)成部分，如果延誤，必將導(dǎo)致竣工文件編制的延誤。而在該階段，多數(shù)供貨商只希望技術(shù)文件內(nèi)容能盡快得到承包商及業(yè)主批準(zhǔn)，盡快開展生產(chǎn)以滿足合同物資的交付時間要求，同時承包商及業(yè)主也急于要求供貨商開展生產(chǎn)，以滿足整個項目的進(jìn)度要求，因此造成EPC項目設(shè)計人員及業(yè)主對供貨商未能按照“供貨商文件管理程序”或者類似程序文件提交的技術(shù)文件給予了批準(zhǔn)或者帶意見批準(zhǔn)，從而給后期的采辦竣工文件編制延誤埋下伏筆。

筆者所從事的伊拉克巴德拉油田地面集輸EPC項目就存在上述情況。在項目的采購訂單下達(dá)后，供貨商為了合同工期要求，在技術(shù)文件報批階段采用其公司常用的模板和相關(guān)編碼系統(tǒng)，起初設(shè)計人員要求供貨商嚴(yán)格按照承包商的“供貨商文件管理程序”，而供貨商始終堅持其設(shè)計人員沒有時間按照要求進(jìn)行編制和提交，而此時項目又承受著巨大的進(jìn)度壓力，最后經(jīng)過項目領(lǐng)導(dǎo)指示，不得不先對供貨商所報批的技術(shù)文件內(nèi)容進(jìn)行審核，在不存在技術(shù)問題的情況下，同意供貨商開始生產(chǎn)，但是供貨商在生產(chǎn)開始后就不太愿意再修改其之前提交的技術(shù)文件了，而且單方面認(rèn)為該文件已經(jīng)被批準(zhǔn)，可以直接作為竣工文件提交，就造成了在真正匯總編制及提交采辦包竣工文件的時候，由于供貨商項目組已經(jīng)解散，相關(guān)設(shè)計人員已經(jīng)從事其他項目，沒有足夠的人力對該項目進(jìn)行投入，而導(dǎo)致采辦包竣工文件的編制延誤，進(jìn)而造成整個項目采辦竣工文件編制的延誤。

5.采辦包竣工文件的編制及提交階段

5.1.竣工文件編制及提交階段的共性問題

通常EPC項目采辦竣工文件的匯總及提交開始于采購合同物資交付后，而供貨商一般認(rèn)為采辦包竣工文件就是把圖紙、質(zhì)量文件及其他相關(guān)文件集中起來并打包提交承包商即可，更有甚者認(rèn)為采辦包竣工文件就是操作維護(hù)手冊。當(dāng)承包商要求供貨商嚴(yán)格按照項目“供貨商文件管理程序”或者其他類似程序提交時，供貨商一般都不知所措，表現(xiàn)出不愿意配合的態(tài)度。糾其原因，在于供貨商對于承包商提供的文件理解不夠，認(rèn)為承包商要求的過于復(fù)雜。

羅列了這么多的敘事類型，其實整合一下，可以發(fā)現(xiàn)能夠歸為三大類。因為在大的范圍里，這么多類型的敘事方式其實是有交集的。比如喜劇類型和愛情類類型，動作類型與犯罪類型，也通常都會組合出現(xiàn)。

5.2.共性問題的解決方法

如果承包商能夠從文件中提煉出采辦包竣工文件的編制及提交步驟，并且耐心指導(dǎo)和協(xié)助供貨商編制竣工文件，將會有效提高供貨商的配合度及編制采辦竣工文件的效率[3]。

在筆者參與的伊拉克西古爾納油田管道集輸EPC項目中，項目部就將“供貨商文件管理程序”濃縮為5個步驟來對竣工文件的編制進(jìn)行說明，有效指導(dǎo)供貨商對采辦包竣工文件進(jìn)行編制，同時大大提高了編制速度和效率，從而加快了整個EPC項目采辦竣工文件的編制，具體做法如下：

第一步：供貨商提交“供貨商文件登記表”并得到項目設(shè)計及業(yè)主的批準(zhǔn)；

第二步：供貨商提交“供貨商文件登記表”所列文件供項目設(shè)計及業(yè)主批準(zhǔn)；

第三步：供貨商提交竣工文件目錄并得到項目設(shè)計及業(yè)主的批準(zhǔn)；

第四步：供貨商按照第三步，將目錄中所列文件排序成電子書供項目設(shè)計及業(yè)主批準(zhǔn)；

第五步：將第四步批準(zhǔn)的電子書按照采購合同要求的份數(shù)打印造冊成書后郵寄給承包商。

備注：其中第一步和第二步一般在采辦包物資生產(chǎn)過程中就已經(jīng)完成，在竣工文件匯總階段只需要再次確認(rèn)檢查即可。只要完成第三步和第四步，采辦包的竣工文件就基本完成了。

6.結(jié)語

如果在項目伊始的采辦程序文件編制報批、項目執(zhí)行過程中的采辦包技術(shù)文件報批以及項目收尾過程中的采辦竣工文件編制及提交階段都能給予很好的控制，那么將會大大提高采辦竣工文件的編制效率，同時保證EPC項目后期尾款的回收及整個EPC項目的圓滿竣工。