基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究

（吉林省白城市區域經濟發展中心，白城 137000）

1 強化認識，創新理念，提高文書檔案管理工作的認識

在事業單位進行文書檔案管理的過程中，有效結合現代信息技術，首先需要先進的思想，認識到文書檔案管理對于事業單位發展的重要意義。只有相關管理人員提高思想認識，才能在進行檔案管理的過程中具備長遠的目光，將檔案管理與事業單位的發展聯系起來，并且在工作的過程中具備更強的積極性，積極尋求檔案管理的最新方法，并在工作中，運用信息技術，強化文書檔案管理。只有事業單位的檔案管理工作成為單位戰略發展的一個重要組成部分，才能在發展的過程中，依靠先進思想的指引，順利有效進行。

2 創建管理系統，保障文書檔案信息的科學性和準確性

不同的單位對于文書檔案管理工作有不同的要求，在文書檔案管理工作與信息化相結合的過程中，應該不斷根據發展的需要，更新、提升這些規范和要求，設立不同的標準，確立檔案管理工作的建設目標、安全保障方法、資料調轉使用規范流程等，逐步構建起完善的檔案管理體系。文書檔案在形成的過程中，要注重其數據等的真實性、資料的完整性、整理的及時性。在單位發展的過程中，文書檔案的形成，體現出多樣化的特點，文書檔案形式已經不僅僅限于紙質材料，對于不同形式的檔案，應用恰當的管理方式，確保檔案安全。如果想實現文書檔案對事業單位發展的重要作用，建立完善的管理流程，確定最合適的檔案管理載體，提升檔案管理的要求，可以使文書檔案管理的內涵不斷深化，提升文書檔案管理水平，為以后對文書檔案內容的使用奠定基礎。

3 提升文書檔案管理人員水平，建設高素質文書檔案管理團隊

目前從事文書檔案管理工作的人員，一般為事業單位中年紀較大、知識文化層次較低的工作人員，對于文書檔案管理工作的重要性認識相對不足，管理水平相對較低，文書檔案管理工作不能充分發揮其作用。為使文書檔案管理工作能夠充分發揮其重要作用，實現文書檔案管理工作的時效性，就要對相關從業人員進行培訓，提升他們的業務水平及思想認識。當從事文書檔案管理工作的人員認識到這份工作對于事業單位發展的重要性，才會有更強的責任感和使命感，更為規范地把控整個流程。在主動提升業務水平的過程中，能夠更為清晰、詳細地了解文書檔案管理的正確操作方法、規范流程、遵循原則，同時能夠對信息進行歸類、匯總，并做出科學分析，當這些信息資料需要作為事業單位發展過程中總結經驗、規劃未來的重要資料時，便可以發揮最大的作用。

4 強化制度、優化流程，發揮文書檔案工作管理的最大作用

目前，各事業單位的文書檔案管理水平普遍不高，為提升檔案管理水平，需要不斷強化檔案管理制度并認真執行，提升檔案管理過程中的執行力度。系統的檔案管理制度，有利于實現檔案管理綜合水平的不斷提升。只有實現檔案管理的信息化及科學化，才能實現對文書檔案資料的最大限度的利用。在管理的過程中，不斷優化和調整，使得檔案管理水平與單位的發展相一致，并同時協調發展。

5 提升信息化管理平臺建設，強化文書檔案管理水平

在文書檔案管理的過程中，隨著社會的不斷發展進步，對于文書檔案管理，也不能采取一成不變的管理方法，當然，也需要不斷調整思想，認識到這項工作的重要性，才能更好地適應時代的發展?，F代科學技術的發展，促使文書檔案管理工作不斷向信息化的方向發展。搭建信息化管理平臺，實現對文書檔案的科學管理尤為重要。根據實際需求的不同，最大程度地避免文書檔案管理工作影響事業單位發展的現象發生，加大檔案管理的執行力度，強化管理平臺建設，使得文書檔案管理工作最大程度地得到優化。

為實現上述目標，首先，應該緊抓平臺建設過程中的每一個細節，在檔案管理工作的前端，設置文書檔案加工系統；其次，設置文書檔案管理的安全存儲系統；最后，需要建立保密系統。在文書檔案管理的過程中，前端建立加工系統，是對檔案內容進行管理，是對即將被存儲內容的優化，這個階段的工作，對于文書檔案內容進行歸類、整理，在未來的使用中，更為便捷，建立目錄，易于查閱。充分利用信息技術，可以大大節省人工管理時間，通過加工系統進行查閱及運用、處理等功能，可以使檔案管理人員的工作壓力極大減輕。文書檔案管理工作的存儲功能，實現的是對資料的保存，在浩如煙海的資料中實現安全管理、高效查閱，都需要信息化管理的加持。對于文書檔案管理部門來說，最重要工作內容除了有效管理檔案資料，還需要安排專門人員進行保密系統的管理，在利用信息技術對文書檔案進行管理的過程中，根據具體的需求設定不同的訪問權限，可以實現安全管理。文書檔案管理的穩定性持續存在，才可以實現真正的數據共享。利用信息化管理平臺，可以實現文書檔案整理、存儲、調用、保密等一些列工作的便利性。

綜上所述，文書檔案管理工作，對于事業單位來說，具有重要的意義，實現檔案管理的最優化，便于事業單位充分利用資料。在檔案管理的過程中，需要不斷強化相關人員的思想認識、提升文書檔案的管理水平，與時俱進，充分利用最先進的管理方式方法，提升文書檔案管理的時效性，推動事業單位更加穩定健康的發展。