新形勢下事業單位檔案管理的信息化建設

劉爔元

（黑龍江農墾機械化學校，北安 164021）

1 引言

事業單位作為政府的重要輔助單位，具有一定的公益性質，其管理工作受到廣泛關注。然而，隨著新時代的到來，在新形勢下事業單位檔案管理工作不能滿足新形勢的要求，亟需創新改革。因此，適時進行新形勢下事業單位檔案管理與創新策略初探研究具有一定的現實意義。

2 新形勢下事業單位檔案管理創新的意義

隨著新時代的到來，在新形勢下事業單位改革的不斷深化，為事業單位檔案管理工作帶來諸多挑戰，傳統的事業單位檔案管理工作方式已經不能滿足時代要求。在信息技術飛速發展的新形勢下，網絡信息技術為事業單位檔案管理帶來了新的契機，作為事業單位檔案管理者，應緊跟時代脈搏，借助信息技術、大數據技術和人工智能技術開展事業單位檔案管理工作模式的創新。事業單位的檔案管理反映了事業單位人力資源狀態，借助大數據技術可以更好地對事業單位職工進行年齡、學歷和資歷等信息進行分析，更有效地對事業單位人事考核、定級、任免和晉升等資料進行匯總，更科學地對事業單位職工調動、調整工資和調整待遇進行智能化管理。因此，新形勢下事業單位檔案管理工作的創新具有重要的現實意義。

3 新形勢下事業單位檔案管理現存的問題

3.1 部分事業單位對檔案管理工作重視不足

在新形勢下，仍存在部分事業單位對檔案管理工作重視不足的現象，具體表現為以下幾個方面：第一，由于事業單位檔案管理工作具有涉及人員較多和歷時較長等特點，從事事業單位檔案管理在短期內難以取得較大突破，因此人們往往忽視了事業單位檔案管理的重要性。第二，事業單位檔案管理往往耗資大收益少，而且難以造就顯著功績，因此人們往往更多的關注事業單位的主營業務，而不關注事業單位的檔案管理工作。第三，事業單位檔案管理工作通常默默無聞，難以引起他人的注意，因此長期以來事業單位檔案管理不被人們重視，甚至存在一定的誤解。

3.2 部分事業單位缺乏完善的檔案管理機制

檔案管理工作涉及檔案信息的采集、保存、分類、檢索、統計和分析等，是一項較為復雜的工作，而傳統的檔案管理工作方式缺少靈活性，難以滿足新形勢下的實際需求。隨著信息技術的發展，檔案管理面臨一系列的改革，然而各個事業單位開展改革創新時，缺乏統一的檔案管理標準，缺乏完善的檔案管理相關的規章制度，缺乏檔案管理相關的獎懲機制。

3.3 部分事業單位檔案管理信息化水平落后

在新形勢下，雖然部分事業單位檔案管理工作逐步融入了現代化的元素，積極開展檔案管理工作相關的信息化建設，但仍有部分事業單位在檔案管理信息化建設上處于落后狀態，具體表現為以下幾個方面：第一，雖然計算機檔案管理系統已經逐步應用，但在很多事業單位的檔案管理實踐中，很多系統并沒有被很好地利用。第二，雖然很多事業單位建立了網絡檔案管理系統，但部分事業單位存在信息化設備配置落后的現象，導致登錄系統人少時可以正常工作，而登錄人數多時就會出現卡頓現象，甚至癱瘓。第三，部分事業單位檔案管理工作缺乏現代化技術的支持，從而導致檔案管理工作效率低下和質量不高的現象發生。

3.4 部分檔案管理者的信息素養有待提高

隨著智能化檔案管理系統的不斷應用，檔案管理者的信息技術水平直接影響檔案管理工作的效率和質量。然而，現階段很多事業單位檔案管理者的信息素養不高，難以合理利用現代化的技術手段合理開發檔案信息資源。

4 新形勢下事業單位檔案管理創新策略

4.1 加強事業單位對檔案管理工作的重視程度

在新形勢下的事業單位檔案管理過程中，將不斷面臨新的挑戰，如果還停留在原來的發展水平，則會由于落后時代發展而難以適應日益增長的社會需求，對事業單位進行檔案管理工作改革創新勢在必行。因此，在新形勢下必須加強事業單位對檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理者進一步認識到檔案管理工作的重要性。

4.2 逐步完善事業單位檔案管理機制

事業單位檔案管理的工作過程較為繁瑣，在新形勢下必須不斷完善相應的管理標準，完善各項規章制度，完善懲罰與獎賞機制，優化檔案管理的工作流程，使得事業單位檔案管理工作不斷向科學化和規范化發展。

4.3 加強事業單位檔案管理的信息化建設

在新形勢下，科學技術飛速發展，不斷有現代化的新技術融入到事業單位檔案管理工作中，依靠傳統的人工力量是遠遠不夠的，必須借助信息化的手段建設檔案管理系統，不斷提升事業單位檔案管理的工作效率和工作質量。

4.4 加強事業單位檔案管理者的培訓工作

在新形勢下，檔案管理工作更具專業性、技術性和系統性，對檔案管理者提出了更高的要求，檔案管理工作者的綜合素質水平將影響檔案管理的效率。因此，必須加強事業單位檔案管理者的培訓工作。

5 結束語

新時代背景下，事業單位檔案管理亟需創新，為了順應新形勢的發展，更好地進行事業單位檔案管理創新，本文進行了新形勢下事業單位檔案管理與創新策略研究，首先介紹了新形勢下事業單位檔案管理創新的意義，然后闡述了新形勢下事業單位檔案管理現存的問題，最后提出了新形勢下事業單位檔案管理創新策略。經過近一年的檔案管理實踐，發現利用該策略能夠有效地提升事業單位檔案管理者的創新意識，有效地提升事業單位檔案管理的信息化程度，有效提升事業單位檔案管理的智能化程度，具有一定的推廣價值。