企業(yè)信息化項(xiàng)目特點(diǎn)及啟動(dòng)準(zhǔn)備探討

張東陽(yáng)

（中車齊齊哈爾車輛有限公司，齊齊哈爾 161002）

1 企業(yè)信息化項(xiàng)目特點(diǎn)

項(xiàng)目是指在一定時(shí)間內(nèi)為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所進(jìn)行的一次性努力。項(xiàng)目具有明確的目標(biāo)，獨(dú)特的性質(zhì)，資源成本的約束性，項(xiàng)目實(shí)施的一次性等特點(diǎn)，它側(cè)重于過(guò)程，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念。而企業(yè)信息化項(xiàng)目也具備這些通用項(xiàng)目的特點(diǎn)，具體體現(xiàn)在它的目標(biāo)的明確性、任務(wù)的臨時(shí)性、需求的獨(dú)特性以及資源成本的約束性。

1.1 目標(biāo)的明確性

企業(yè)信息化項(xiàng)目一般都具有一個(gè)明確的目標(biāo)標(biāo)的物，比如《信息化項(xiàng)目任務(wù)書》、《信息化項(xiàng)目需求調(diào)研報(bào)告》、《信息化項(xiàng)目需求說(shuō)明書》、《信息化項(xiàng)目合同》等等。這些文件都會(huì)對(duì)信息化項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)、需求或需要達(dá)到的目的有明確的、可量化的、可操作的、可衡量的規(guī)定。

1.2 任務(wù)的臨時(shí)性

企業(yè)信息化項(xiàng)目建設(shè)一般具有臨時(shí)性，需要在一定的建設(shè)周期內(nèi)完成項(xiàng)目并交付使用運(yùn)行。信息化項(xiàng)目建設(shè)整個(gè)生命周期分為需求調(diào)研、啟動(dòng)實(shí)施、測(cè)試和完善、上線運(yùn)行、系統(tǒng)運(yùn)維等。項(xiàng)目進(jìn)入系統(tǒng)運(yùn)維階段后，需要對(duì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供一個(gè)階段的技術(shù)保障，而當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定后，整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期就將結(jié)束。

1.3 需求的獨(dú)特性

企業(yè)信息化項(xiàng)目一般具有獨(dú)特性。由于各企業(yè)之間在行業(yè)領(lǐng)域、管理水平、技術(shù)水平等等方面存在很大差異，這就決定了企業(yè)在進(jìn)行信息化項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中都應(yīng)該立足于本企業(yè)、本行業(yè)的實(shí)際需求。

1.4 資源成本的約束性

企業(yè)信息化項(xiàng)目一般具有對(duì)資源成本的約束性。所有的信息化項(xiàng)目建設(shè)所能得到資源成本都是有限的，它需要的資源包括：資金、人員、時(shí)間、設(shè)備、辦公場(chǎng)地等等。

2 企業(yè)信息化項(xiàng)目啟動(dòng)

2.1 項(xiàng)目立項(xiàng)和需求調(diào)研

項(xiàng)目的產(chǎn)生存在以下三種情形：第一，基于外部力量產(chǎn)生的項(xiàng)目，其又可分為領(lǐng)導(dǎo)命令和外部合同兩種情形，即領(lǐng)導(dǎo)命令做的和合同中約定要做的。第二，基于申請(qǐng)產(chǎn)生的項(xiàng)目。這類項(xiàng)目均需要進(jìn)行可行性研究。第三，基于規(guī)劃產(chǎn)生的項(xiàng)目。比如，企業(yè)的信息化項(xiàng)目很多都來(lái)自“企業(yè)經(jīng)營(yíng)方針目標(biāo)和重點(diǎn)工作”。立項(xiàng)是項(xiàng)目前期工作的重要一環(huán)，其中，可行性研究是其重要組成部分。可行性研究是對(duì)擬實(shí)施項(xiàng)目作詳盡的技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析和多方案比較，提出評(píng)價(jià)，從而對(duì)項(xiàng)目是否合理和可行性作出結(jié)論的過(guò)程。通過(guò)這個(gè)過(guò)程，儲(chǔ)備一些可供選擇的項(xiàng)目，讓項(xiàng)目投資決策的基礎(chǔ)工作超前；或者取消一些不合理、不可行的項(xiàng)目，避免和減少投資決策的失誤。企業(yè)信息化項(xiàng)目立項(xiàng)之后，項(xiàng)目經(jīng)理的首要的工作就是組織進(jìn)行需求調(diào)研。通過(guò)走訪項(xiàng)目主要需求方，項(xiàng)目經(jīng)理需要深入了解相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程，充分交流雙方對(duì)于

該項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)和預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)，最終形成雙方認(rèn)可的書面報(bào)告，確保項(xiàng)目需求方與項(xiàng)目經(jīng)理達(dá)成一致的共識(shí)。

2.2 組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

一個(gè)配置合理、團(tuán)隊(duì)合作的項(xiàng)目組是項(xiàng)目的核心，也是項(xiàng)目成功的保障。組建項(xiàng)目組時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè)因素：第一，建立一個(gè)合理的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；第二，尋找合適的人選，了解他們的技術(shù)、管理方面的優(yōu)劣勢(shì)，爭(zhēng)取職能部門的支持。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有兩個(gè)層次，分別是核心團(tuán)隊(duì)和外圍團(tuán)隊(duì)，又稱內(nèi)圍組和外圍組。企業(yè)信息化項(xiàng)目一般需要抽調(diào)一到兩個(gè)相關(guān)的業(yè)務(wù)骨干作為“關(guān)鍵用戶”同信息化專業(yè)技術(shù)骨干成員一起進(jìn)入核心團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和評(píng)估項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的主要業(yè)務(wù)和技術(shù)問(wèn)題。同時(shí)還需要一些主要業(yè)務(wù)人員及一些信息技術(shù)支持人員進(jìn)入外圍組，來(lái)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)提供支持服務(wù)。

項(xiàng)目經(jīng)理（PM）處于項(xiàng)目管理的中間，這就要求了項(xiàng)目經(jīng)理要有很強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。

（1）項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對(duì)項(xiàng)目的贊助人和需求方負(fù)責(zé)，保證項(xiàng)目成功的實(shí)施。其職責(zé)主要有六項(xiàng)：一是與項(xiàng)目贊助人和需求方協(xié)商，就項(xiàng)目的目標(biāo)和所需的資源達(dá)成共識(shí)；二是挑選核心組成員，并取得他們的支持；三是在項(xiàng)目的進(jìn)程中不斷了解用戶的需求；四是在項(xiàng)目計(jì)劃過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)及指導(dǎo)項(xiàng)目成員；五是保證與項(xiàng)目干系人的溝通并匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)程；六是監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)程，保證項(xiàng)目按時(shí)間計(jì)劃執(zhí)行。

（2）項(xiàng)目經(jīng)理的性格特征。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)誠(chéng)實(shí)、正直、熱情、善于溝通、多面手、自信、沉著、冷靜、果斷、反應(yīng)敏捷、精力充沛、堅(jiān)韌不拔、善解人意。對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，最忌諱的是個(gè)人英雄主義。項(xiàng)目是臨時(shí)的，且是通過(guò)其他干系人產(chǎn)生績(jī)效，需要?jiǎng)e人的配合；同時(shí)，由于項(xiàng)目的臨時(shí)性，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)面對(duì)很多挫折，如何應(yīng)對(duì)挫折也成為鑒別項(xiàng)目經(jīng)理的一面鏡子。

（3）項(xiàng)目經(jīng)理能力模型。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具備15%的技術(shù)能力、15%的個(gè)人影響力、35%的項(xiàng)目管理與團(tuán)隊(duì)管理能力、15%人際溝通及處理沖突的能力、20%的業(yè)務(wù)能力，是一個(gè)復(fù)合型人才。

（4）項(xiàng)目經(jīng)理的選擇與任命。項(xiàng)目經(jīng)理的挑選、任命要盡早，應(yīng)該在開始實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃之前任命，不得遲于計(jì)劃編制過(guò)程大部分工作完成之前，并且是任命最適合的，而不是最強(qiáng)的。要挑選合適的項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)做好兩項(xiàng)工作：一是在日常工作中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類，不同類型的項(xiàng)目可以任命不同的項(xiàng)目經(jīng)理；二是盡量采用招募式，而不是委派式，從而充分激發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任意識(shí)和積極主動(dòng)工作的心態(tài)。

項(xiàng)目核心成員的職責(zé)是是對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，保證項(xiàng)目的完成。概括來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目核心成員的職責(zé)主要有四項(xiàng)：

第一，參與項(xiàng)目的計(jì)劃制訂；

第二，服從項(xiàng)目經(jīng)理的指揮，執(zhí)行計(jì)劃分配的任務(wù)；

第三，配合其他小組成員工作；

第四，保持與項(xiàng)目經(jīng)理的溝通。

2.3 編寫項(xiàng)目任務(wù)書

沒有任務(wù)書，不成項(xiàng)目管理，因此編寫項(xiàng)目任務(wù)書至關(guān)重要。通常而言，企業(yè)信息化項(xiàng)目任務(wù)書的內(nèi)容主要包括五個(gè)：

（1）描述

項(xiàng)目任務(wù)書有明確的項(xiàng)目經(jīng)理和目標(biāo)，確認(rèn)需要交付的系統(tǒng)的主要內(nèi)容架構(gòu)。任務(wù)書的描述一般包括兩個(gè)部分：第一，項(xiàng)目背景與目的，即需要解決這是一個(gè)什么項(xiàng)目，為什么要做這個(gè)項(xiàng)目等一系列問(wèn)題；第二，項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目目標(biāo)與項(xiàng)目評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不同，項(xiàng)目評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)更復(fù)雜，包括質(zhì)量、成本等很多方面的指標(biāo)，而項(xiàng)目目標(biāo)相較而言更籠統(tǒng)。

（2）里程碑

項(xiàng)目管理的里程碑指項(xiàng)目的一些重大任務(wù)，這些重大任務(wù)的完成，就是里程碑事件。項(xiàng)目的任何任務(wù)都可以作為一個(gè)節(jié)點(diǎn)，但并不是所有節(jié)點(diǎn)都可以成為里程碑，里程碑是指重要節(jié)點(diǎn)。

（3）項(xiàng)目評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)用于說(shuō)明項(xiàng)目成果在何種情況下被接受，何時(shí)項(xiàng)目將被終止或取消，項(xiàng)目成功標(biāo)準(zhǔn)的度量或驗(yàn)收規(guī)程。項(xiàng)目的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)一定要可量化、可衡量。

（4）假設(shè)與約束條件

假設(shè)用于說(shuō)明項(xiàng)目的主要假設(shè)條件；約束條件用于說(shuō)明項(xiàng)目啟動(dòng)和實(shí)施過(guò)程中的限制性條件，將會(huì)影響項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和成本。

（5）項(xiàng)目利益干系人

項(xiàng)目利益干系人包括高管、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目需求方、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)主要成員等。

項(xiàng)目任務(wù)書一般由高層跟項(xiàng)目經(jīng)理共同簽署，如果有外部項(xiàng)目，也會(huì)邀請(qǐng)客戶共同簽署。

2.4 召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)主要是對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)、管理方式、工作方式達(dá)成共識(shí)的會(huì)議，其也稱為項(xiàng)目立項(xiàng)會(huì)議。通過(guò)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，項(xiàng)目組成員可以進(jìn)行初步交流，相互了解，營(yíng)造一種良好的團(tuán)隊(duì)氛圍。

（1）項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的必要性

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是一次動(dòng)員大會(huì)，是項(xiàng)目發(fā)起人到項(xiàng)目經(jīng)理的工作移交，揭開項(xiàng)目的序幕，因此，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是必須進(jìn)行的。

（2）項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的主要內(nèi)容

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的主要內(nèi)容包括：

第一，項(xiàng)目的背景介紹；

第二，項(xiàng)目目標(biāo)；

第三，項(xiàng)目經(jīng)理的正式任命和授權(quán)；

第四，項(xiàng)目組織公布及主要干系人介紹；

第五，項(xiàng)目管理規(guī)范；

第六，項(xiàng)目的工作內(nèi)容和進(jìn)度；

第七，配合事宜以及疑問(wèn)解答等。

3 結(jié)束語(yǔ)

正確認(rèn)識(shí)企業(yè)信息化項(xiàng)目的特點(diǎn)是項(xiàng)目成功的必要和首要前提；充分的項(xiàng)目需求調(diào)研分析，周密的項(xiàng)目啟動(dòng)安排則是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此把握好這兩個(gè)方面，對(duì)于管理好一個(gè)成功的企業(yè)信息化項(xiàng)目至關(guān)重要。