高校檔案收集工作現狀及對策分析

賀國理

（湖北工業職業技術學院，十堰 442000）

高校檔案是指學校在招生、教學、科研方面匯總的文字內容，通過檔案中的具體事項了解教師、學生的基本情況，具有較大的保存價值。此外，隨著高等教育事業的發展，高校的檔案工作環節出現更多新的問題，從而導致高校檔案工作效率緩慢，難以提升工作人員的工作效果，影響檔案收集質量。因此，下文重點分析管理人員應如何科學的規避風險，保證檔案收集工作的高效性，推動檔案收集工作的有效開展。

1 高校檔案收集工作現狀

由于檔案管理人員有時無法按時收集檔案，無法合理的完成學校布置的任務，且移交的檔案不全等影響到檔案收集的質量。另外，由于檔案人員的意識薄弱，檔案收集效率低，學校在需要學生材料時束手無策，而這也說明不重視平時的材料積累將直接影響材料的利用價值。在查檔案期間部分教師或者學生存在嚴重的違反檔案安全管理法則的行為，造成材料出現缺失的局面。其次，在我國的高校中，檔案工作無法落實到實際的工作中，由于檔案工作存在較長的擱淺性，工作人員出現遺忘的現象，沒有較強的制約機制，收集檔案過于困難。再次，部分高校缺少專門的檔案管理人員，大部分的檔案管理由其他部門的教師負責，針對新上任的工作人員，無法充分的了解工作流程，在工作中遇到的重重困難，影響工作人員的效率。檔案工作人員缺乏創新意識，無法跟隨時代的發展營造新的管理理念，其工作任務進行的較為緩慢。

2 高校檔案收集工作對策分析

2.1 加強檔案宣傳工作

高校應加強對檔案工作的宣傳，明確檔案人員的工作內容，有效的宣傳相關的工作理念，培養管理人員的歸檔意識，使學校上下級充分的認知到檔案對學校發展的重要意義，從而增強工作人員的歸檔理念。針對學校方面，應加大對檔案工作的重視與支持，積極采用有效的措施解決管理人員在工作中存在的問題，保證檔案工作的順利運行。

2.2 定制檔案管理制度

結合我國的《檔案法》及本高校的實際情況，從學校角度出發，設計符合高校檔案收集工作的計劃，并制定可取的檔案收集方法，嚴格的規定檔案收集時間，合理的確定檔案的應用范圍。管理人員應秉公處理檔案問題，堅持公正態度對待檔案收集工作，建立有效的檔案收集機制，使檔案工作更加規范化。此外，高校檔案管理部門應明確收集檔案的內容，科學管理檔案，并使檔案運用到實際的學校活動中。

2.3 提高檔案人員素質

檔案人員的素質影響高校檔案管理工作的開展質量，高水平的工作人員能夠高效率、高質量的處理檔案。因此，高校應培養管理人才，堅持實施崗前培訓，以改善在檔案工作中出現的問題，并避免人員出現業務不熟練的現象，增強管理人員的業務能力。

此外，對于檔案的監督工作應給予高度的重視，高校應定期的培養檔案管理人員，針對檔案部門進行單獨的業務指導，不斷的提高檔案人員的工作質量，并提高檔案人員的工作理念，培養其操作技能。其次，高校應要求管理人員具備高度的責任感，高質量的完成工作。

最后，管理人員自身應做好提升業務能力的準備，綜合新時代的發展理念，通過看書、上網等渠道提高自身的管理水平，從而不斷的追求更高級的工作目標，并努力學習新知識，與時俱進的增強自己的能力，全面的做好檔案收集工作。

2.4 保證檔案工作進行

在高校檔案收集管理工作中，學校應保證檔案工作順利的進行。因此，需引入監督核查機制，進一步統計全校的檔案收集內容，并提出新穎的工作計劃，積極落實檔案管理工作，有效促進檔案工作的完善。另外，針對校內各個部門進行指導，跟蹤檔案工作情況，促進全校建立檔案監督核查機構，引導校內各個部門的檔案管理人員正確的進行工作，并組成嚴密的工作體系，發揮其工作作用，從而提高工作效率。

2.5 建立信息化的保管

隨著新時代信息技術普及與發展，高校應充分的認識到電子檔案的優勢，因此，合理的建立電子檔案管理體系，在檔案管理部門應用信息化技術解決收集檔案的問題。另外，由于信息大眾化與校園化的局面，檔案部門應深入研究檔案收集工作的本質，減輕工作人員的壓力，合理的設計電子收集系統，完善信息化的電子檔案，利用教務管理系統分配不同的數據內容，從而形成比較完整的電子檔案體系，以便檔案部門合理的使用，從而實現最佳的檔案管理和檔案收集效果，推動高校檔案工作的高質量進行和順利完成。

3 結束語

檔案收集工作是重要的檔案條件，檔案人員應具備高端的素質，并充分認清工作實質，耐心面對工作中出現的問題，積極投身檔案事業中，切實的做好檔案收集與管理工作。學校方面應普及檔案工作內容，提升管理人員的工作效率，并促進檔案工作更好的發展與進步，以實現高校更為長遠的發展。