淺談新時期工程檔案管理信息化建設

李 青

（中國三安建設集團有限公司，陜西 西安 710043）

0 引言

工程檔案主要記錄了企業在開展某項工程項目時，主要的負責人、項目主要內容、項目開展計劃和項目經費使用情況等等，對于企業各個項目的有序開展具有重要的作用。隨著我國企業規模的擴大和信息化技術的不斷發展，工程檔案管理信息化對企業開展各個項目的管理工作越來越重要。但是，新時期工程檔案管理仍存在一些問題，而且隨著國家經濟的發展和人們生活水平的提高，企業的規模不斷擴大。在這樣的時代背景下，采用信息化手段實現工程檔案的管理和控制，對于企業的進一步發展有重要的意義。故本文對新時期工程檔案管理存在的問題及信息化建設的重要性進行分析，以探求改進措施來加快檔案管理信息化建設。

1 目前工程檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員業務能力參差不齊

工程檔案管理工作是一項具有嚴謹性、保密性和復雜性的工作。如今，隨著企業規模的擴大和信息化技術的發展，相關部門工作人員數量不斷增加，工程檔案管理工作更加注重信息化管理。因此，需要專業人員來開展這項工作。但是，當前就業市場上許多工程檔案管理人員能力參差不齊，專業的檔案管理知識不全，無法科學系統地開展管理工作。還有一些工程檔案管理人員為兼職人員，在一些工作的對接上往往會遺漏重要信息，辦事效率較低[1]。

1.2 檔案內容不全，管理制度落后

工程檔案所具有的最顯著特征就是全面性，即內容的全面性，對后期回顧某項工程的開展情況具有重要的參考價值。但是，目前許多工程檔案所記錄的內容多是項目的負責人、項目的簡單流程和內容、項目的經費使用情況等，對于一個項目的開展情況未詳細敘述，后期若有需求，可能會由于檔案記錄內容不詳造成工作對接和繼續開展上的問題。此外，隨著人員變動幅度增大，傳統檔案管理制度弊病顯現，落后和不靈活的制度會導致工作效率低下[2]。

1.3 檔案管理人員積極性不高，檔案分類不科學

許多企業在安排工程檔案管理時，未投入必要經費，管理人員對該工作不夠重視。所以，許多工作人員在工作時，未能積極探索科學合理的管理方法，在檔案分類上不夠科學，導致不同檔案被歸為同一類，給相關人員在查找和利用時造成不便。此外，檔案管理人員專業素質較低、服務意識不強，又因管理階層的不重視而導致檔案管理人員工作積極性不高，從而使檔案管理工作停滯不前，發展緩慢。

2 新時期工程檔案管理信息化建設的重要性

2.1 工作效率

工程檔案管理始終貫穿于工程的建設和運行等過程中，包括設計、施工、管理、維修等內容，如此冗雜的內容如果未能實現信息化，很容易造成某些工作環節的失誤。同時，如果能真正在管理工作中實現信息化，完善記錄內容，當出現問題時，可以咨詢相關負責人，通過處理細節提高工作效率。面對企業項目規模的擴大和人員數量的增加，檔案管理工作日趨復雜，采取信息化管理和控制對于檔案管理工作發展起著十分重要的作用，對于企業的發展具有重要的作用[3]。

2.2 檔案管理體制

隨著企業項目規模的擴大，傳統檔案管理制度弊病顯現，制度的落后和不靈活導致工作效率低下。采用信息化的管理和控制，可改變原來粗放式的管理方法，做到標準化、程序化和目標化，對于改革檔案管理體制有重要的意義。標準化是指員工在工作時必須按照標準開展工作，提高工作效率；程序化是指將工作落實到每一個具體人員上，人員之間的工作內容互相關聯但又互相區別，當遇到問題時，可以及時反饋給具體責任人，從而實現及時有效解決問題的目標；目標化是指根據各個工程的特點，制定相應的管理工作制度，不斷提高工作效率。

2.3 時代發展要求

時代的快速發展和企業規模的不斷進步，要求相關部門緊跟時代發展的潮流，利用信息化技術，改革工程檔案管理的制度體系，從而促進企業項目有序開展。對于工程檔案管理部門，實現人事檔案信息化管理是一個重要的前進方向，相關部門必須貫徹落實信息化理念和宗旨，打破傳統管理模式的束縛，注重管理工作的效率，將信息化技術落實至整個管理工作中，不斷提高工程檔案管理的工作效率，推動企業項目有序開展。

2.4 工程檔案資源共享

受管理水平的限制，我國許多地區的工程檔案資源未能實現共享，信息化時代背景下，開發全國通用的工程信息化管理軟件是實現共享的有效手段，它能大大提升工程檔案資料的利用效率，能成功打破傳統的紙質化檔案管理模式，更加方便地開展檔案資料的整合、分析，實現檔案管理信息化。

3 加快新時期工程檔案管理信息化建設的建議

3.1 引進專業人才

當前，導致工程檔案管理工作漏洞百出的主要原因是管理人員的專業素質較低，在信息技術迅速發展的今天，企業必須引進相關專業人才。專業管理人才能清楚地認識到信息化在檔案管理中的重要性，并且有足夠的能力將信息化模式注入檔案管理中，且善于通過信息化的管理思維，革新管理體系，不斷將信息化管理推向前進。但是，由于傳統觀念的束縛許多檔案管理人員檔案管理意識不強，工作能力有待提高。所以，相關企業必須提高該部門人員的薪資待遇和福利，吸引優秀人才，將管理工作不斷完善[4]。

3.2 建立檔案數據庫

隨著企業規模的擴大，項目的具體內容越來越冗雜，所涉及的層面也越來越多，如果沒有足夠強大的數據庫將這些信息分類匯總，在后期調檔和查找時會有很大的不便，所以，建立檔案數據庫是非常可靠有效的信息化方法。檔案數據庫應包括：①管理人員匯集項目各個方面的資料和信息，并將其分類匯總，特殊情況需做特殊處理。分類匯總的主要依據有項目類型、項目經費級別、項目的重要程度等。②數據庫設置有搜索功能，即利用分類匯總得到的數據庫，采用關鍵字搜索等方式查找到相關項目內容，方便開展后續工作。③數據庫應盡可能收集詳細資料，符合原本設置的檔案內容要求，使各個項目能進一步更詳細地被整理出來。

3.3 提高信息化管理意識

面對規模擴大較快的企業，項目類型較多，內容較冗雜，要采用信息化手段實現工程檔案的信息化管理和控制，必須不斷提高人員的信息化管理意識。在對新的檔案進行歸檔時，必須打破傳統模式，積極利用計算機將相關信息進行匯總，同時備注特殊信息。此外，企業必須重視計算機的工作效率，不斷完善相關通訊設備、計算機硬件和軟件設備，為數據庫的更新和發展提供堅實的基礎，還需不斷地提高信息化管理意識，將工作不斷向前推進。

3.4 構建檔案動態管理體系

在開展工程檔案管理工作時，要摒棄傳統的靜態工作模式，開展動態的管理體系，通過深入現場、了解情況和動態更新等方式，實現檔案的動態開展情況，實時了解工程在開展過程中出現的問題，以便及時提出有效的解決方案，及時解決問題，避免損失。

3.5 聚焦檔案管理工作重心

由于檔案管理工作的冗雜性，實現信息化對管理人員來說是新的挑戰。所以，想要真正實現信息化，提高工作效率，必須將工作重心集中在關鍵問題上，投入更多的人力和財力，提升檔案管理工作的動態性。

4 結語

隨著企業的發展以及信息化技術的進步，企業當中的工程檔案管理工作越來越重要。信息化建設由于其復雜性和重要性，要在新時期背景下真正實現其信息化，仍存在一定的難度，雖可通過引進專業人才、建立檔案數據庫、提高信息化管理意識、構建檔案動態管理體系及聚焦檔案管理工作重心等手段在一定程度上加快檔案管理的信息化建設，但在實際工作開展過程中仍存在許多其他問題，故需要緊跟信息化的時代發展大潮，不斷探索實現工程檔案信息化管理的方法，使企業項目能有序開展。