《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

四、企業(yè)檔案收集工作要求

企業(yè)檔案收集工作就是按照國家的有關(guān)規(guī)定，通過切實(shí)可行的措施和方法，把對國家和企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各類文件材料集中到企業(yè)檔案管理部門，使它們得到安全保存的工作。檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，是將企業(yè)的檔案信息資源進(jìn)行集中管理的重要環(huán)節(jié)，檔案齊全完整的程度與整理質(zhì)量的高低，都可以通過收集工作直接反映出來。收集工作有兩種形式：一是對內(nèi)收集，即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料；二是對外收集，即企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)政策和規(guī)定，對外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購買或接收。

7.4.1文件歸檔的交接

企業(yè)文件歸檔的交接工作是保證企業(yè)檔案質(zhì)量的重要關(guān)口，只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案才能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此在文件歸檔的交接工作中必須嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

7.4.1.1文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。

企業(yè)文件形成部門應(yīng)按照企業(yè)的歸檔工作要求，按期向企業(yè)檔案部門移交已進(jìn)行系統(tǒng)整理的相關(guān)文件，在移交時(shí)，要準(zhǔn)確填寫好《檔案交接登記表》。《檔案交接登記表》中的欄目應(yīng)填寫齊全，“移交時(shí)間”應(yīng)將年月日填寫齊全，“移交部門”可以填寫規(guī)范的部門簡稱，“序號”填寫文件整理時(shí)的文件編號，“題名”填寫完整的文件題名，“年度”填寫文件制發(fā)的年度，文號或圖號填寫文件制發(fā)的編號，圖號直接填寫圖樣的代號，頁數(shù)填寫每份文件有信息的頁面總數(shù)，保管期限填寫每份文件的保管期限，文件有缺損或其他需說明的事項(xiàng)時(shí)可在備注欄中注明。清點(diǎn)檢查合格后，移交人和接收人分別簽名備查。

7.4.1.2檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表簽字后各保留一份。

企業(yè)檔案管理部門對內(nèi)接收各部門移交的文件材料時(shí)，必須按照企業(yè)文件材料歸檔范圍和《檔案交接登記表》的文件清單，對文件進(jìn)行逐份清點(diǎn)核對和檢查文件及案卷質(zhì)量，這是整個(gè)文件交接程序的核心工作，雙方對合格的案卷確認(rèn)無誤后，辦理書面交接手續(xù)，分別在《檔案交接登記表》移交人和接收人處簽名，一式兩份，各存一份備查。

7.4.2檔案與資料的收集

7.4.2.1企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。

7.4.2.2企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。

7.4.2.3企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)導(dǎo)本單位的新聞資料。

7.4.2.4企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。

7.4.2.5企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。

本條款規(guī)定企業(yè)檔案管理部門按照國家有關(guān)政策和規(guī)定，可對外接收和收集檔案和資料的范圍。

1.根據(jù)國家檔案局、國家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)、國家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)、國家國有資產(chǎn)管理局聯(lián)合印發(fā)的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字[1998]6號），應(yīng)接收所屬單位產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。

2.企業(yè)應(yīng)按照資產(chǎn)的紐帶關(guān)系和管理權(quán)限，接收無法人資格的所屬單位的檔案。特別是對那些不具備長期保管檔案條件的所屬單位，企業(yè)總部為保障國家檔案資源的安全性和企業(yè)檔案資源的完整性，有接收其檔案的權(quán)力和義務(wù)。

3.對于社會(huì)媒體、相關(guān)咨詢評估機(jī)構(gòu)對本企業(yè)的宣傳報(bào)導(dǎo)、新聞簡訊等資料，企業(yè)可以根據(jù)自身的需要進(jìn)行收集，以利于企業(yè)自身的宣傳和豐富企業(yè)文化。

4.為更好地為企業(yè)的經(jīng)營決策、生產(chǎn)發(fā)展、產(chǎn)品研發(fā)等提供豐富的信息資源，企業(yè)可有針對性地收集有關(guān)行業(yè)、專業(yè)、企業(yè)的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)圖書、檔案、情報(bào)等多種信息資源的整合利用，更好地為提高企業(yè)競爭力服務(wù)。

（此部分未完待續(xù)）