淺談綜合物流集團財務共享服務中心的構建

沈博

摘要：隨著“一帶一路”的國家規(guī)劃和“互聯(lián)網(wǎng)+”的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)綜合物流和跨境電商物流企業(yè)在國家經(jīng)濟發(fā)展中的地位越來越重要。綜合物流集團若要擴大業(yè)務規(guī)模，必須要滿足業(yè)務的需要：多布點、多開倉，這勢必形成集團在全球主要港口城市和內陸樞紐城市廣設分、子公司的局面。并且，在集團公司中，每一個會計主體都是獨立核算，就地開票繳稅的，財務人員隨著集團的不斷壯大，人數(shù)也越來越多，分權式扁平化的結構會增加管控的難度，因此集團財務共享服務中心應運而生。文章深入探討了綜合物流集團財務共享服務中心的構建及其具體步驟，并分析了綜合物流集團財務共享服務中心構建的保障措施。

關鍵詞：綜合物流集團；財務共享；服務中心構建

財務共享服務中心實質上是網(wǎng)絡經(jīng)濟與企業(yè)管理共享思想在財務領域的結合應用。財務共享管理模式能在很大程度上提升企業(yè)管理效率、降低成本，增強集團對財務的管控力度，建立標準化專業(yè)的財務服務流程。

一、綜合物流集團財務共享服務中心的構建

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的全球物流熱，在綜合物流集團分、子公司數(shù)量迅速增加的同時，財務人員和財務工作也隨之增加。而由于用工成本的不斷攀升，各地人員素質的參差不齊，以及不同會計主體間大量工作的同質性，致使綜合物流集團迫切需要構建財務共享服務中心。

綜合物流集團構建財務共享服務中心的具體步驟有以下幾點。

（一）羅列同質性工作

通過詳細分析每家分、子公司財務部的各項工作，羅列出具有同質性可以放入集團財務共享服務中心的方面，主要包括：應收工作、應付工作、賬務工作、固定資產(chǎn)工作、內審工作。

（二）ERP系統(tǒng)的構建支持

從各地扁平化就地管理到集團集中化統(tǒng)一管理，要克服空間的阻隔。財務共享服務中心的人員在總部，而很多原始單據(jù)在各地，原件寄來寄去會有遺失的風險，時間上也會造成耽擱，所以ERP系統(tǒng)必須跟上，OA費用報銷系統(tǒng)需要采購和定制化修改，掃描儀等電子設備必須配備好。

（三）財務共享服務中心的崗位設置和人員安排

根據(jù)工作內容，構建結算組，負責應收應付和銀企互聯(lián)資金核查。構建賬務組，負責賬務處理和固定資產(chǎn)。構建內審組，負責審計各公司實際內控和財務工作。

由于構建財務共享服務中心，總部的系統(tǒng)和人力成本將有大幅度提高，綜合物流集團要做好資金預算，并且系統(tǒng)上線需要時間定制化改造和試運行測試，也要做好進度表予以監(jiān)控。綜合物流集團財務管理部要做好對財務共享服務中心人員的培訓和標準化管理。同時，綜合物流集團對分、子公司現(xiàn)有財務團隊要做好梳理，保留出納崗位，結算崗位（主要是在分、子公司當?shù)睾图瘓F財務共享服務中心結算組對接），主管兼總賬崗位（主要是管理當?shù)胤帧⒆庸竞蛯蛹瘓F財務共享服務中心賬務組）。總部的財務共享服務中心具有規(guī)模效益，同質的工作使得一個人員可以對口好幾家分、子公司，而原來每家分、子公司都需要配備相應崗位人員，所以目前集團總體財務人員人數(shù)減少，人力成本大幅度下降。而且每個人員按標準的流程工作，服務專業(yè)，質量提高，效率也提高。核心內容，集團財務管理部只需向財務共享服務中心查核，管控力度加強，反饋也會更客觀及時。

（四）應收應付的合并清賬

綜合物流集團有同行客戶，直接客戶和個人客戶，供應商也有航空公司、船公司、卡車公司、同行供方等，由于業(yè)務的特性，很多分、子公司的客戶、供方是有重疊的，比如某個客戶，從上海出港就委托上海公司做，從深圳出港就委托深圳公司做，對上海和深圳公司，他們會出現(xiàn)同樣的客戶。而深圳公司可能委托東航，上海公司也可能委托東航，他們也會出現(xiàn)同樣的供方。有時候同行客戶既是客戶角色也是供方角色。由于這些業(yè)務特性，集團財務共享服務中心合并清賬，站在集團統(tǒng)一的高度看清對客戶和供方應收應付的狀況，特別是對同行供方，比如上海欠它小金額代理運費，但是深圳卻有對它的大額應收，那可以整個集團對外抵充后，看是應收還是應付，確定收付款計劃。

如果綜合物流集團分、子公司合計應收某客戶的金額大了，還涉及超期，集團會通知所有分、子公司對其不再接貨，先采取措施把之前的超期大額應收款收回來，免得后續(xù)有壞賬風險。這在沒有財務共享服務中心的集團中，僅僅站在分、子公司單體角度，是看不到的。比如，物流公司A，其A1分公司應付某同行B小金額，而其A2子公司應收B大金額，B財務狀況已經(jīng)不良了，但是B利用該物流公司A分、子公司單體之間信息不通暢，把業(yè)務分散在不同分、子公司之間委托操作，最后導致物流公司A總體損失嚴重。

并且，通過系統(tǒng)銀企互聯(lián)，財務共享服務中心也能知道各分、子公司每日資金收付款情況，也便于集團統(tǒng)一的資金池規(guī)劃和管理。

（五）報銷和賬務的統(tǒng)一管理

在報銷方面，先把預算做入OA系統(tǒng)維護，然后每次報銷，分、子公司當?shù)刎攧諏徍藷o誤后會掃描給集團財務共享服務中心賬務組，綜合物流集團會看發(fā)票是否正確，費用是否合理，是否在預算范圍內，超出是否有批件等，然后做出批復是否給予當?shù)貓箐N。固定資產(chǎn)有采購需求時，賬務組也會看是否有其他公司有多余的可以調撥。無法調撥才予以批準，然后遞交采購部協(xié)助分、子公司采購。折舊年限、殘值率也是整個集團統(tǒng)一，并統(tǒng)一進行賬務處理。統(tǒng)一做賬能避免會計科目使用不規(guī)范，會計政策不統(tǒng)一的情況，對原始單據(jù)的要求也能整齊劃一。集團賬務組統(tǒng)一做完賬后，當?shù)胤帧⒆庸敬蛴{證附上原始單據(jù)，裝訂成冊。每月各家公司的財務報表集團財務管理部都要審核無誤后才能申報。每年各家公司的審計報告綜合物流集團財務管理部也要審核后才能出具，匯算清繳的年度納稅申報表也要集團財務管理部審核后才能上傳。綜合物流集團財務管理部做獨立的審核，以糾正分、子公司的差錯。

（六）綜合物流集團的定期內審

綜合物流集團需要向內審組提出要求，每年對每家分、子公司必須至少進行一次內部審計，審核當?shù)貙嶋H的前后道內控流程是否規(guī)范，操作部業(yè)務系統(tǒng)輸入是否及時，提單管理是否完善等等，因為這些問題都會影響到后道財務應收款的回收。內審時也會審核賬冊編制、裝訂及保管是否符合要求等等。

二、綜合物流集團財務共享服務中心構建的保障措施

任何一項管理變革都不會是一勞永逸一成不變的，都將是一個長期、持續(xù)的改進過程，財務共享服務中心的構建也不例外，在其構建過程中肯定會伴生出各種各樣的問題。積土成山，跬步千里，只有充分發(fā)揮團隊智慧解決構建過程中遇到的各種難題，共享服務模式才會日臻成熟，才能為日后的跨境財務共享服務中心的構建奠定堅實的基礎。

財務共享服務中心的有效運行需要有一定的保障措施。

1. 技術部門和財務部門業(yè)務部門全員配合，理清流程，定制化需求，做到系統(tǒng)支持。系統(tǒng)要根據(jù)集團發(fā)展的需要及時更新，在安全性方面、數(shù)據(jù)容量方面、響應速度方面、使用便捷性方面等等不斷完善。

2. 對于跨境財務共享服務中心的構建，需要財務人員具備更高的專業(yè)水平、法律意識以及職業(yè)道德等綜合素質，成為全面化復合型人才，對于人員篩選有很高要求。

3. 對財務共享服務中心人員要不斷的予以培訓，因為業(yè)務在不斷發(fā)展，系統(tǒng)肯定也會相應做調整，流程也會隨之變化，那財務人員也必須與時俱進。

4. 財務共享服務中心是一個開放系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理的供應商不能完全保證會計資料的安全、完整，并且財務數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡傳輸和在線保存中可能會出現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的刪改，造成財務信息失真的風險。所以內部審計人員必須每年進行實地審計，以驗證財務共享服務中心的工作成果在當?shù)氐膶嶋H落地，各項原件和批件一致。同時對財務共享服務中心的財務也進行KPI考核，通過雙向考評，既能了解分、子公司當?shù)刎攧盏呐浜锨闆r，提交原始單據(jù)的準確情況，也能了解財務共享服務中心人員的專業(yè)服務水平。

三、結語

綜上所述，綜合物流集團若想在業(yè)務上全面發(fā)展，則需要迅速擴張。而扁平化的公司架構必然會帶來各個公司都需要財務核算的要求。獨立的建立每個公司的財務體系，會造成人工成本巨大。并且，各個地方的人員素質也參差不齊，貫徹集團政策也不一定落實一致。同時，扁平化的架構也不利于總部的管控。所以，通過構建財務共享服務中心，在綜合物流集團總部把具有同質性的財務工作內容放到財務共享服務中心，能夠有效解決上述問題。集中的管理，可以減少每個地方的財務人數(shù)眾多帶來的高額用工成本；統(tǒng)一的培訓、統(tǒng)一的設立標準化財務流程，可以有助于集團內控建設、工作效率和質量的提高，并且能站在集團統(tǒng)一的高度，看到很多站在分、子公司單體角度看不到的問題，比如應收應付，而且能有助于集團資金池的建設，統(tǒng)一劃撥調配資金；內審組定期的獨立審計，可以復核分、子公司的工作質量和集團的財務共享服務中心質量，通過檢查、反饋、修正，做到螺旋式改進標準流程，不斷提升財務共享服務中心的工作質量。總之，業(yè)務、財務、技術、系統(tǒng)要互相協(xié)同，隨著集團的發(fā)展而及時全面更新，保障綜合物流集團構建的財務共享服務中心有效推進企業(yè)價值最大化的實現(xiàn)。

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