檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用

何文仙

摘 要：電子信息技術(shù)為社會(huì)各行各業(yè)提供了諸多便捷服務(wù)，尤其在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用，不僅將大體量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為占用空間小、利用價(jià)值高、信息檢索高效的電子檔案，同時(shí)，也提升了檔案管理的工作效率，節(jié)省了大量的人力資源成本。因此，本文將圍繞檔案管理中電子信息化管理模式的建設(shè)要點(diǎn)，針對(duì)電子信息化管理模式在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用效果展開全面論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息化;建設(shè);應(yīng)用

以電子信息技術(shù)為載體的檔案信息化管理系統(tǒng)，是當(dāng)下乃至未來一段時(shí)期內(nèi)檔案管理的重要應(yīng)用模式，這種管理模式對(duì)整合檔案資源、及時(shí)獲取高價(jià)值信息、實(shí)現(xiàn)檔案資源共享具有劃時(shí)代的現(xiàn)實(shí)意義。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確檔案管理中電子信息化管理模式的建設(shè)要點(diǎn)，充分發(fā)揮電子信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，利用電子信息化管理平臺(tái)，使檔案管理模式逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化方向過渡。

1 電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1）檔案檢索高效便捷，檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確。檔案電子信息管理系統(tǒng)為檔案需求群體提供了簡(jiǎn)單高效的檢索服務(wù)，借助于管理系統(tǒng)，檔案資源的需求群體可以在檢索界面進(jìn)行模糊查找以及精確查找，只要輸入高頻字或者關(guān)鍵字詞，顯示界面就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)的檔案資料信息，然后，檔案需求者根據(jù)個(gè)人的主觀需求，對(duì)檔案資料進(jìn)行篩選，快速獲取所需的資源信息。這一檢索流程只需要在管理系統(tǒng)界面完成，無需與檔案管理人員進(jìn)行口頭交涉，大大縮短了檔案查詢、借閱時(shí)間，為各項(xiàng)工作的正常展開提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。

2）優(yōu)化檔案管理流程，突顯檔案利用價(jià)值。電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用，減少了大量人力資源的介入，無論對(duì)檔案管理人員來說，還是檔案使用者來說，只需要一個(gè)信息管理系統(tǒng)，就可以完成檔案的立卷、分類、加密、借閱、審批、存儲(chǔ)等工作流程，節(jié)省了大量的人力資源投入成本[1]。過去，檔案的人為管理模式，極易產(chǎn)生管理漏洞或者發(fā)生信息錄入錯(cuò)誤的情況，給檔案管理人員帶來諸多困擾，而電子信息化管理模式恰恰規(guī)避了這種情況，信息系統(tǒng)的自動(dòng)識(shí)別功能，強(qiáng)大的糾錯(cuò)功能，能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性，進(jìn)而提升了檔案資源的利用率，檔案的利用價(jià)值也逐步浮出水面。

3）存儲(chǔ)能力驚人，安全系數(shù)較高。由于電子信息化管理模式有效利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等高尖端信息技術(shù)，因此，檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)的空間容量巨大，可以同時(shí)存儲(chǔ)文檔、圖片、音頻、視頻等多種類型的檔案資源，節(jié)省了大量的紙質(zhì)與實(shí)物存儲(chǔ)空間。此外，檔案信息管理系統(tǒng)自帶加密功能，檔案管理人員通過設(shè)置登錄訪問權(quán)限，保障了檔案資源的安全性，規(guī)避了檔案資源丟失或者泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。

2 電子信息化管理模式在檔案管理中的建設(shè)要點(diǎn)

1）應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)，功能設(shè)置多樣。檔案管理電子信息化建設(shè)涵蓋硬件與軟件兩個(gè)方面，其中，應(yīng)用系統(tǒng)軟件應(yīng)具有多重功能，比如檔案組卷、分卷、檢索、借閱、維護(hù)，并且系統(tǒng)操作原理易于掌握，簡(jiǎn)單易懂，操作界面需要清晰直觀，此外，應(yīng)用系統(tǒng)軟件必須具有良好的兼容性，以便于后期維護(hù)。應(yīng)用系統(tǒng)的硬件設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)終端、工控機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、光纖模塊、UPS、路由器等，硬件配置應(yīng)滿足檔案管理的基本需求，并時(shí)刻與檔案管理的工作步調(diào)保持一致。

2）完善檔案信息化管理機(jī)制，構(gòu)建檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理格局。檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行需要管理機(jī)制的支撐，包括應(yīng)用系統(tǒng)操作規(guī)范、電子檔案的歸檔、整理、格式、存儲(chǔ)以及安全利用等制度，以確保檔案信息化管理工作能夠有法可依、有章可循、有規(guī)可守。在制度執(zhí)行過程中，編制人員應(yīng)始終秉持與時(shí)俱進(jìn)的工作態(tài)度，實(shí)時(shí)關(guān)注新技術(shù)、新方法，針對(duì)與當(dāng)下檔案信息管理系統(tǒng)不相匹配的制度，隨時(shí)進(jìn)行修訂，確保制度的可行性與實(shí)用性，為檔案管理中的電子信息化管理模式提供確鑿的法律政策支持[2]。

3）設(shè)立數(shù)字檔案館，完善信息數(shù)據(jù)庫。檔案管理人員應(yīng)將原有的紙質(zhì)檔案以及當(dāng)下正在傳遞流通符合歸檔要求的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子文檔，并及時(shí)錄入檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，在錄入過程中，做到“逐一核實(shí)校對(duì)，避免資源流失。”為了方便使用人獲取檔案資源，提高檔案利用率，檔案管理人員與應(yīng)用系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)人員根據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用功能，為使用人開通檢索服務(wù)界面，使各項(xiàng)工作能夠順利展開。此外，檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，樹立高度的主人翁服務(wù)意識(shí)，依托于數(shù)字檔案館資源，設(shè)立數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)，結(jié)合先進(jìn)的電子信息技術(shù)，為檔案使用者提供個(gè)性化、專業(yè)化、高效化服務(wù)，提升檔案使用者的滿意率。

4）健全安保系統(tǒng)，確保信息安全。檔案資源屬于內(nèi)部保密信息，一旦泄漏或被竊取，將給檔案所屬機(jī)構(gòu)造成嚴(yán)重?fù)p失。因此，檔案電子信息化管理的安保系統(tǒng)至關(guān)重要，在整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)當(dāng)中占據(jù)著主導(dǎo)位置。檔案管理安保系統(tǒng)的主要防護(hù)手段包括內(nèi)外網(wǎng)安全隔離、網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案資料加密、登錄權(quán)限控制、網(wǎng)絡(luò)密鑰等。通過這些安保措施，能夠有效防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵以及黑客攻擊，將威脅檔案應(yīng)用系統(tǒng)安全的因素消滅在萌芽狀態(tài)，為內(nèi)部檔案管理創(chuàng)設(shè)一個(gè)安全、高效、穩(wěn)定的運(yùn)營(yíng)環(huán)境。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

1）在檔案檢索查詢中的應(yīng)用。檔案信息管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的檢索查詢功能以及目錄編制、歸檔分類功能，檔案使用者利用檔案資源檢索通道，能夠快速獲取所需檔案資源。比如以中職學(xué)校的檔案信息管理系統(tǒng)為例，如果任課教師需要查詢2017年度的教學(xué)質(zhì)量分析檔案，教師只要登錄檔案信息管理系統(tǒng)，在檢索界面輸入“2017、教學(xué)質(zhì)量”的關(guān)鍵詞，顯示界面上就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)的檔案資源信息，然后根據(jù)系統(tǒng)提示，快速調(diào)取檔案信息，節(jié)省了大量的檔案查詢時(shí)間。此外，應(yīng)用系統(tǒng)還具有清除重復(fù)檔案以及無效檔案信息，避免檔案使用人混淆檔案內(nèi)容，制約工作進(jìn)程。

2）在檔案美化中的應(yīng)用。在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案過程中，往往需要用到掃描儀等硬件設(shè)備，但是根據(jù)掃描儀性能以及分辨率的不同，掃描出的電子版檔案頁面質(zhì)量也千差萬別，如果電子檔案頁面不清晰，圖片質(zhì)量差，將直接影響檔案的正常使用，使其失去利用價(jià)值。因此，檔案管理人員可以應(yīng)用電子信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子版檔案進(jìn)行美化，通常情況下，以photoshop軟件作為美化工具，比如對(duì)圖片、圖像清晰度的調(diào)整、分辨率的微調(diào)、界面明暗色調(diào)的調(diào)整等，當(dāng)完成美化工作后，再對(duì)檔案資源進(jìn)行分類歸檔處理[3]。通過這種方法，能夠確保檔案資源中文字資料、圖片資料的可辨識(shí)度達(dá)到最優(yōu)化。

3）在檔案歸檔中的應(yīng)用。電子信息化管理模式具有強(qiáng)大的檔案分類與匹配功能，當(dāng)檔案管理人員錄入卷宗名稱時(shí)，數(shù)據(jù)庫中的檔案資源能夠與卷宗名稱逐一對(duì)應(yīng)，成為該條檔案卷宗下的子目錄。比如以中職學(xué)校的檔案信息管理系統(tǒng)為例，當(dāng)在卷宗錄入界面輸入“學(xué)生學(xué)籍檔案”的名稱時(shí)，數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的“新生錄取花名冊(cè)、學(xué)生登記表、學(xué)生學(xué)籍變化情況、流失生花名冊(cè)、畢業(yè)生花名冊(cè)”等信息就會(huì)與該卷宗相匹配，而不需要檔案管理人員逐一進(jìn)行錄入和查找，不但提升了檔案歸檔速度，同時(shí)，也保障了檔案內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確性。

4 結(jié)束語

電子信息化管理模式在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用，是檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢(shì)，在新時(shí)代、新形勢(shì)下，檔案管理在電子信息技術(shù)的促動(dòng)下，完成了由手工錄入、人工查詢的被動(dòng)式管理模式向資源整合、信息共享的主動(dòng)式管理模式的轉(zhuǎn)變過程，不僅加快了檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、智能化管理的前行步伐，同時(shí)，檔案資源的最大化利用價(jià)值也逐步突顯。

參考文獻(xiàn)

[1]陳倩.電子信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用解析[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2019（35）：263.

[2]肖欽欽.檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用[J].才智，2019（27）：231.

[3]鄭丹.電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)[J].青春歲月，2019（17）：493.