“紙文化特色檔案”數據庫視閾下的新時代檔案數字化建設芻議

文·金澤龍

廣東輕工職業技術學院（以下簡稱：廣東輕院）是一所具有85年歷史的國家示范高職院校，圖書館與檔案室歷史悠久，有豐富檔案館藏，是學術研究的重要機構。然而大量珍貴檔案為紙質版本，保存相當脆弱，無法全面開放供外界閱覽。為了將可公開的珍貴檔案予外界使用，圖書館與檔案室響應“國家館藏數字化計劃”，積極參與整理規劃珍貴館藏資料的數字化活動，加速館藏“輕工文獻”資料的數據庫建設，力圖使“養在閨中”的深具輕工文化特色的文獻資料早日供大眾使用，協同學術研究發展。

輕工文獻資料中“紙文化特色檔案”是一個比較重要的資源，是獨立的有影響的紙物態文化、行為文化、制度文化與心態文化的表象，是以紙為主線，延展由此而派生出來的生產與應用內容。

一、“紙文化特色檔案”數據庫與高校檔案數字化的工作協同

“紙文化特色檔案”包括了紙的物態文化檔案——紙生產、紙應用、造紙術傳播；紙的行為文化檔案——紙習俗、紙使用導致進步；紙的制度文化檔案——紙載體法律、宗教、政治、經濟等制度形成；紙的心態文化檔案——紙精神、紙語言藝術、紙載體藝術等。

為展現廣東輕院檔案資料的數字化成果，館員和數據庫商協同合作，依據數字化工作經驗，針對“紙文化特色檔案”數據庫要求，制定了相關規則與規范，編排了文字、影像、聲音等檔案資源轉化的程序，打好檔案資源數字化的工作基礎。

（一）檔案數字化工作計劃

“紙文化特色檔案”數字化工作，分為文字的電子化、建構可供檢索的數據庫、影像資料的電子化三個部份進行。具體流程為：了解數據現狀，制作詳細列表與各種相關表格→設置數字化的規格與工作標準，撰寫數字化規格書→訂定工作規范→搭建數據庫。

首先，對“紙文化特色檔案”資料清點與記錄。紙文化特色檔案復雜度頗高，文獻現實狀態非常不堪。較多紙質文獻相互黏連，尺寸規格又不一致；很多檔案文獻包含有多個附屬文件，且部分附件無從判斷其原屬于哪件文獻；有的較大篇幅文獻必須分區掃描，才能顯示完整等等。

其次，制作綱要式清單，設計對應列表及各種相關表格。清單制作遵循以下條件：①明確長度較長的檔案名稱；②標記數字化圖像文獻名稱；③鑒定數據復雜性高的檔案。紙文化特色檔案里兩種清單都要制作，如進行掃描的時候，每掃描一筆，即在流水式清單中打勾，并在檔名之旁標注所測量尺寸，同類檔案文獻掃描完成后的總清單，交由館員依據輸入檔案文獻的尺寸，更新檔案文獻名列表。同時，對于沒有修裱也未掃描的檔案文獻，在檔案文獻名旁加注特定符號，完成全部掃描并更新檔案文獻名列表之后，再以篩選特定符號的方式，尋找出相關檔案文獻，即可簡易的以復制、黏貼的手段，為未掃描的檔案文獻制作清單，方便日后調取檔案文獻，及時送去修裱和掃描建檔。

（二）文字資料電子化進程

“紙文化特色檔案”因為前人的耕耘和有意識的收集，已經保有一定的館藏量，但并不完整。根據我館現狀，我們將“紙文化特色檔案”文字部分制作了兩種電子版。一種是經由全文電子文件為藍圖排印出版，特色是字體較為清晰；一種為微卷影印制成的紙本，比較不失原貌。

電子版經過排版、校稿修正后，已非館內初步校稿工作完成的版本。因為“紙文化特色檔案”文檔版式復雜，印刷本大多為上下雙欄，文中間雜不同大小粗細字體，又有雙行并排文字以及粗黑方括號等不適用一般的排版軟件，直接轉換回純文本文檔后，錯誤率極高。而OCR漢字辨識系統對于版面樣式復雜、較早期印刷與文字清晰度不均勻的印刷版本，又無法進行辨識。因此，紙文化特色檔案文字資料電子化可以考慮直接以印刷本進行轉換，亦即采用將印刷版本轉換成PDF文檔的方式，以節省再度檢校的時間。

（三）數據庫檢索設計價值

數字化工作目的是通過技術手段，將檔案文字內容轉換為數據形式永久保存，建立數字化成果文檔，進而建構可供查詢利用的數據庫，增進使用的方便性。理想數據庫功能應擁有：提供人名、地名權威檔目的靈活便捷檢索；提供主題詞、關鍵詞清單；提供選單檢索；提供閱覽簡目、閱覽詳目、閱覽全文、閱覽影像等選項；提供某一筆（某一頁）資料和具有相關性的上下屬、平行等資料，或前翻頁、后翻頁等選項。

“紙文化特色檔案”數據庫建構目的就是使紙文化特色信息廣泛流傳，發揮其收藏的文化與學術價値。數據庫功能均涉及“詮釋數據”或“后設數據”的檔案資料，有批注與描述數據呈現保存記錄。數據庫字段設計遵照國際和國家標準，從流水式清單產生，以備將來能夠與各國各地檔案館交換數據，便于整合成更完整的數據庫，也是圖書館或檔案室管理“紙文化特色檔案”數據的依據。同時，運用數據庫，還須考慮回收率、精確率與排序，區分“簡單類目”與“詳細類目”，以符合使用者的需求。

（四）影像資料電子化必需

在影像檔案資料轉變為電子化以前，需依照功能、類目，合理編排各種檔案規格大小，統一建立新的檔案目錄資料。按照當前中國國家和行業標準，一般分為館藏級、電子級和公共級三種。館藏級：未經壓縮之檔，如Tiff檔（純文字），僅用于永久館藏，作為電子檔案文件被損壞，沒有其它檔案可供轉檔或復制時的備份；電子級：將檔案先建立Tiff檔（純文字），之后轉檔成JPEG檔（圖片）；公共級：將數字成果放于網絡閱覽，考慮網速因素，一般設置檔案文獻大小在350KB內較佳。

“紙文化特色檔案”數量大，規格多，經初步收集整理后，委托廠商對大量檔案原件掃描成圖像案卷，再配合全文電子檔案放于網絡。原則上檔案文獻以“件”為單位，每個全文電子檔案配一個影像電子檔案。使用者在閱讀全文電子檔案的同時，如果要了解跟蹤與此檔案文獻其它相關內容，可以點選影像電子檔案做進一步的查閱工作。影像電子檔案還有放大的功能，讀者可以在最佳的情況下察看影像電子檔案。

二、“紙文化特色檔案”數據庫建設發展緣由與特色內容呈現

“紙文化特色檔案”數據庫對廣東輕院數字化的影響，不僅可以體現檔案本身價値，而且對高校檔案教育有積極推動的作用。希望借此項工作的開展，嘗試回答“紙”的某些問題，充盈“紙”的知識，豐富“紙”的文化，推動“紙”的應用，拓展其它檔案數字化工作，樹立高校檔案數字化的品牌。

（一）“紙文化特色檔案”選擇緣由及發展歷史

據檔案文獻考證，我國西漢時已開始了紙的制作，東漢時得以完善。魏晉南北朝時期紙廣泛流傳，普遍為人們所使用，造紙術進一步提高，也有了竹簾紙、藤紙、魚卵紙等名目繁多的紙的名字出現。與此同時，人的聰明才智也在造紙原料開發方面得以充分發揮。如蔡倫造紙的原料就非常廣泛，以爛魚網造的“網紙”，破布造的“布紙”等。隋唐時期，利用樹皮制造“宣紙。唐代在前代“染黃紙”的基礎上，在紙上均勻涂蠟，使紙具有光澤瑩潤艷美，生產出“硬黃紙”。北宋歙州制造出當時公認為是最好的“澄心堂紙”。到了明清，造紙業又興旺和創新，各種“箋紙”再次盛行起來。質地上推崇白紙地和淡雅的色紙地，顏色上以鮮明靜穆為主，如康熙、乾隆時期的“粉蠟紙”，印花圖繪的“染色花紙”等。彼時，紙的制作已到了完美絕倫的地步。

時代的發展進步，使記錄各種知識的“紙”成為展現獨立的有影響的紙物態文化、行為文化、制度文化與心態文化的特殊物質。造紙術傳播體現了紙的物態文化；紙習俗體現了紙的行為文化；紙載體的法律、宗教、政治、經濟等形成了紙的制度文化；紙精神、紙語言藝術展現了紙的心態文化。

由此可見，廣東輕院雖本身擁有不少的珍貴檔案，但優先挑選“紙文化特色檔案”進行數字化，發揮紙文化的特殊性，輔助師生教育學習有十分重要的意義。主要原因有四：

一是“紙文化特色檔案”由于年代久遠、政局動蕩與保存不易等因素，目前僅有部分文化檔案流傳至今，珍貴性可想而知。對此文化遺產的保護利用是我們責無旁貸的義務和責任。

二是“紙文化特色檔案”做過一定的系統整理與校稿。早在民國時期和解放初期，廣東省第一技工學校、輕工業部廣州中等專業學校（廣東輕工職業技術學院前身）曾因學校專業建設，輔助教學，增進“紙”知識的了解和應用的需要，就將這些紙文化特色檔案陸續收集，并進行了部分的整理供研究利用，如“紙圖大觀”和“紙與國學”就有“紙文化特色檔案”的案例影子。后來，中國輕工業部、廣東省輕工業廳、廣東省造紙研究所、中國輕工總會、廣東省輕工學會等輕工技術及造紙專家與我校林潤惠教授等學者通力合作，經過數年時間開展 正式的大規模整理檔案，進行了裱褙修補、分類編號，并且將之更名為“紙文化特色檔案”，雖還有遺缺，但也為參與數字館藏計劃與數據庫建構打下了良好的基礎，展現了高校檔案室和圖書館數字化行動的活力，成為廣東輕院檔案數字化的模范。

三是因為“紙文化特色檔案”內容與我校輕工類專業和藝術設計專業（均為國家重點建設專業項目）相關的歷史、地理、造紙學、藝術學等各方面知識匹配。例如歷史部份，可以將特色檔案中紙張由來、紙張制造、折紙和剪紙藝術設計相關的案例，做成一個可供查詢的紙歷史文化數據庫，提供師生學習利用。

四是選定優秀的成熟的數字建設數據庫廠商協同合作。為響應“數字中國”建設，跟上新時代步伐，我校傾全力在資金時間上加大投入力度，由學校教授學者專家團隊聯合目前中國規模最大的數字圖書館解決方案提供商和數字圖書資源提供商——北京超星公司，在廣東省檔案局指導下，強強聯手開展高校數字檔案計劃，由雙方共同制作，搭建“紙文化特色檔案”數據庫，傳承以紙為主線，由此而派生出來的生產與應用的檔案文獻遺產。

“紙文化特色檔案”收集了非常翔實的數據，內容豐富多彩，提供社會生活的實態，全部以動態“紙”檔案方式呈現，希望以生動簡單的敘述引起使用者的興趣，喚醒使用者對紙文化特色檔案的需求，為研究東西方“紙”歷史的政治、經濟、社會、行政組織各方面做出貢獻，也使“紙文化特色檔案”數據庫成為廣東輕院檔案數字化的首個自建數字檔案。

（二）“紙文化特色檔案”內容呈現與特色之處

“紙文化特色檔案”數據庫網站共分為“紙文化”“紙與藝術”“紙的大觀”“紙的藝術”“紙與社會”“紙與經濟”“紙與自然”“紙的視頻”“紙的歌曲”“中國的造紙”“其他”等十一個部分。

內容上描述了紙的發明與歷史環境與人類需求的關系；鏈接了紙文化特色信息系統和多媒體數據庫；呈現了較豐富的紙文化特色參考資料。并且，在“紙與經濟”欄目中嵌入了電子游戲與市場調查，冀望借由活潑的教學與游戲，讓使用者能夠更深入了解“紙”的歷史。同時，附有教師的教輔資料與意見交流，希望能做出使學生真正喜歡的動態的紙文化特色檔案館。

（三）“紙文化特色檔案”數據庫應用效能展現

廣東輕院推廣的“紙文化特色檔案”是介于古典與現代交互的學術檔案文書，包含了紙張來源與廣泛使用的相關資料。數字檔案中行文與用詞遣字，風格新舊雜陳，涵蓋了古代、現代、東西方種種紙文化特色歷史，加強了學術與教育應用，充實了“紙文化”特色檔案豐富內容，建構了學習知識網（http://211.66.190.2/），為讀者了解“紙文化”，查詢利用“紙文化特色檔案”做出了貢獻，極大提升了師生思維和文史素

1.具有充盈內容的“紙文化特色檔案”學習課程與知識庫。數據庫有紙文化特色（藏書票集、非紙之紙、節約用紙、金石藝術）；紙與藝術（紙與煙標、3D畫集、兒童畫集、鋼板畫集），紙的大觀（紙品大觀、紙圖大觀），紙的藝術（龍飛鳳舞、裱畫藝術、玻璃紙集、疊紙藝術），紙與社會（紙的漫畫、紙能破案、紙與法律、紙與國學），紙與經濟（電子游戲、市場調查、紙的廣告、紙與包裝），紙與自然（紙與地理、紙與化學、紙與生物、紙與數學）等豐富多彩的紙檔案內容與品目，甚至還有紙的視頻和紙的歌曲。

2.圖文并茂的詳細解說了“紙”角色及紙文化檔案內涵。通過“文字描述”和“多樣圖片”等形式，將社會歷史進程中各種“紙文化特色檔案”加以解說，幫助讀者掌握各類紙檔案中的重要信息，正確解讀“紙文化特色檔案”。列舉了紙檔案的行政、民事、刑事等較具完整的個案，說明“紙”在各流程工作中的作用；不僅呈現全案內容，亦可以了解涉及當時社會各層面的生活狀態。

3.設置“測驗”欄目，提供讀者測評學習成果的參考。數據庫也具備知識庫中的百科特色，設置了相關內容的測驗。如什么是紙文化特色、紙的市場應用在哪里以及視頻測試等等。同時，也開辟了主人為貓貓建造紙、紙制航母、紙的旋律show、造紙術的體驗等欄目。「檔案柜”則是收錄與“紙文化特色檔案”相關的期刊論文、博碩士論文、專著、學者評論、研討會論文與網絡資源等內容。

4.為后續完善“紙文化特色檔案”歸類整理打下良好基礎。“紙文化特色檔案”內容與種類繁多，數據庫的構建前期分類妥善，制作了相關清單，標注了檔案名目，記錄了數字化流程，對今后決定修裱、文字電子化與影像數字化打下良好基礎。從館藏目的出發，盡可能的將“紙文化特色檔案”信息展示在使用者面前，進一步走向推廣運用，使讀者掌握使用特色數據庫，并從中加深人文素養與歷史認同。

三、“紙文化特色檔案”數據庫數字化解決助推高校檔案完善

（一）“紙文化特色檔案”數據庫的數字化問題

“紙文化特色檔案”數據庫為廣東輕院自主建構的檔案數字化產物，建設之初遇到了許多的問題，只能憑借團隊集思廣益，制定適當的規范進行處理解決。

隨著社會發展進步，收集的“紙文化特色檔案”越來越多，數據量呈幾何數增長。為整理并數字化處理紙文化檔案，建檔工作必須有具體的規則可循，確保工作前后一致性，保障數字化工作質量，高校必需投入大量人員，增加整理歸類的時間。

首先，根據檔案數據狀況、數據價值、未來規劃、數據管理原則等，制定合適的紙文化檔案數字化的規格及各種規范。其次，整體全盤考慮檔案數字化作業，將其分割成上游（影像數字化、全文數字化）模塊與下游（檢索程序撰寫、數據庫建構）模塊。充分協調各步驟，研究商榷各階段工作銜接方案，盡可能完善規劃，以不需日后回溯修正為最高目標，努力達到既有助于高校內部檔案文獻處理，也減少與數據庫商間銜接問題的目的。

廣東輕院紙文化檔案數字化建設與建構“紙文化特色檔案”數據庫的目標與展望是相符的，最終目的是如何妥善應用與輔助教學，提升教學質量。對研究人員來說，目前“紙文化特色檔案”數據庫的電子全文僅于校內瀏覽，若要進行相關研究，不僅要利用出版的“紙文化特色檔案”的紙本數據，還要注冊廣東輕院數據庫，應用范圍上或多或少成為限制。雖然可以保護“紙文化特色檔案”的版權，卻失去了數字化中“交流”的意義；對一般讀者來說，“紙文化特色檔案”數據庫的內容必須轉換成教學教育娛樂的方式，然而如何“寓教于樂”，仍是一項艱巨的挑戰。

（二）“紙文化特色檔案”數據庫的待改進之處

一是特色檔案資源有機利用，鍥入文化活動網站。“紙文化特色檔案”學習知識網應適應各類人群，通過較活潑的動畫與游戲，吸引使用者的目光。網站整體內容不能過于簡單，否則學習效果有限。希望透過網站教導如何使用“紙文化特色檔案”數據庫，鎖定有興趣的使用者，明確網站建構預定目標與內容，豐富網站面貌。二是完善自身數據庫出版物建設，奠定研究基礎。“紙文化特色檔案”數據庫（電子版）與“紙文化特色檔案”（紙質版）出版要相輔相成，不能忽略其一。當前“紙文化特色檔案”數據庫僅限于本高校使用，外校使用者并不方便。數據庫雖具館藏效果，但仍有將學術成果視為自身財產的意識，應打破壁壘，實現共贏共促，深入探究數字館藏計劃所面臨的共同問題。

（三）“紙文化特色檔案”數據庫促進高校發展

已有85年建校歷史的廣東輕院，前身為輕工業部廣州中等專業學校，其設立宗旨是以輕工專業教育為主，從事輕工、造紙、藝術的有關歷史、自然、產業、資源等各方面的科學研究和企業生產；更以培養華南地區輕工人才，服務于華南地區經濟為設立目標，是極具地域特色的輕工業技術教育。因此，學校對于“紙文化特色”相關檔案資料的收藏與研究成果，堪稱華南地區研究的重地。

“紙文化特色檔案”重要資源文獻的數字化建設，不僅證明廣東輕院有實力將自身的館藏檔案文獻整體規劃進行數字化與應用，而且表示了檔案數字化技術方面的成功，呈現了交叉學科合作的互融效能，對于高校檔案未來數字化的方向給予莫大的鼓勵，也是高校積極參與“國家館藏數字化計劃”工作的現實行為表現。

隨著數字化工作經驗的增進，高校各種文獻資源的數字化成果不僅要保持傳統本色，也要適應新技術網絡化物聯網的發展。因此，“紙文化特色檔案”數據庫在保存檔案、檢索系統與開放應用方面的成功，冀望提供后人模仿改良的藍圖，影響高校檔案數字化工作今后發展方向，在數字化的里程碑方面有不可磨滅的意義。

四、結論

為適應新時代，在國家推行建立“數字中國”“數字檔案”政策指導下，各地檔案館或圖書館均積極響應以核心館藏內容為基礎、延展學術教育、社會學習與產業應用發展為目標的數字化工作。“紙文化特色檔案”數據庫具有前瞻性和有效性，最大意義是廣東輕院圖書館與檔案室館藏數字化成果的展現，可以將“紙文化”廣泛傳播，了解“紙文化檔案”內容與價值，提供完善便捷的檢索服務，實現了推廣利用目的。“紙文化特色檔案”雖歷年收集，但長期臥于高校檔案室和圖書館，應用不普及。目前建構的“紙文化特色檔案”數據庫尚有許多不足之處，希望對所有的檔案數字化有引導借鑒的作用。