紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的創(chuàng)新實(shí)踐
—— 以中石化石油設(shè)計(jì)工程有限公司為例

文·袁淵

石油石化行業(yè)檔案信息化建設(shè)經(jīng)過(guò)多年的探索發(fā)展，已經(jīng)基本形成綜合管理信息系統(tǒng)一體化。隨著石油石化行業(yè)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與檔案管理深度融合和創(chuàng)新，特別是互聯(lián)網(wǎng)+、工業(yè)4.0、能源互聯(lián)網(wǎng)等一系列新的信息技術(shù)革命與管理思想的普及，促使企業(yè)檔案信息化建設(shè)朝著“數(shù)字化+檔案管理”的方向不斷前行。

紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的創(chuàng)新管理是信息時(shí)代一個(gè)新生事物，在保護(hù)紙質(zhì)圖檔生命周期，改變紙質(zhì)圖檔管理模式，改善紙質(zhì)圖檔利用方式等方面有著特殊意義和作用。

一、紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的服務(wù)創(chuàng)新

中石化石油工程設(shè)計(jì)有限公司是國(guó)家甲級(jí)勘察設(shè)計(jì)單位，全國(guó)勘察設(shè)計(jì)和項(xiàng)目管理、工程總承包雙百?gòu)?qiáng)企業(yè)，國(guó)家一級(jí)檔案管理單位，山東省特級(jí)檔案室。

近幾年，公司積極推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展，經(jīng)營(yíng)范圍從油田走向社會(huì)，從陸地走向海洋，從國(guó)內(nèi)走向國(guó)外。由過(guò)去單一的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)逐步建設(shè)成為國(guó)內(nèi)一流工程公司。快速增長(zhǎng)的底圖庫(kù)存與庫(kù)容有限之間的矛盾凸顯，底圖庫(kù)現(xiàn)存底圖總數(shù)達(dá)224萬(wàn)余張，庫(kù)容已處于基本飽和狀態(tài)，而底圖仍以平均每年約7萬(wàn)張的存檔速度遞增。為減輕公司紙質(zhì)底圖庫(kù)房壓力，公司開(kāi)始將紙質(zhì)底圖掃描為數(shù)字化電子檔案管理。

工程設(shè)計(jì)底圖是原始檔案，是一種硫酸紙介質(zhì)的天然描圖紙，底圖型號(hào)分為880CM、620CM、440CM、310CM以及A3、A4幅面。一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，存檔多則上萬(wàn)張，少則幾十張的底圖入庫(kù)。

因?yàn)榇鏅n時(shí)間較長(zhǎng)、利用次數(shù)多，底圖存在撕裂、殘缺等破損現(xiàn)象，一般破損的設(shè)計(jì)底圖是用透明膠帶粘貼修復(fù)，方便快捷又不妨礙重復(fù)利用，但時(shí)間一長(zhǎng)，就會(huì)脫落，甚至留下粘貼痕跡，影響底圖壽命。有些因?yàn)轫?xiàng)目施工或竣工需要反復(fù)抽曬的底圖，經(jīng)過(guò)曬圖機(jī)多次烘烤早已“傷痕累累”，如果不及時(shí)利用現(xiàn)代化數(shù)字掃描技術(shù)把這些珍貴的原始紙質(zhì)底圖集中起來(lái)進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化加以保護(hù)，必將造成檔案資源的損失，給公司的發(fā)展帶來(lái)阻礙。

（一）縮小紙質(zhì)圖檔占用空間

公司設(shè)計(jì)圖紙從1962年開(kāi)始存檔，是公司在油田工程建設(shè)中的原始記錄和重要依據(jù)。傳統(tǒng)設(shè)計(jì)圖紙的存儲(chǔ)載體以紙質(zhì)居多，存儲(chǔ)記載豐富、海量的設(shè)計(jì)底圖，必定所占存放空間十分龐大。要將這些歷史底圖整理好、保管好，充分利用，發(fā)揮價(jià)值，具體從事底圖管理工作的檔案人員就必須承擔(dān)許多繁瑣的整理工作。紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，既不占用庫(kù)房空間，也節(jié)約建設(shè)紙質(zhì)圖檔密集架成本，使人力、物力都得到有效緩解和利用。

（二）改變歷史圖檔管理模式

近年來(lái)，公司改革向轉(zhuǎn)型發(fā)展聚焦，項(xiàng)目管理的實(shí)施對(duì)傳統(tǒng)存檔模式帶來(lái)沖擊。原來(lái)傳統(tǒng)的存檔模式是專(zhuān)業(yè)+年代+流水號(hào)，如“電-2001001”，所以對(duì)應(yīng)的庫(kù)房管理模式也如這般簡(jiǎn)單明了，只需分開(kāi)專(zhuān)業(yè)、年代，按從上到下、從左至右的順序流水排列即可。項(xiàng)目管理的實(shí)施與國(guó)際設(shè)計(jì)編制接軌，以項(xiàng)目為單位存儲(chǔ)圖紙，徹底打破傳統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)存檔模式。現(xiàn)在的存檔模式是設(shè)計(jì)階段+項(xiàng)目號(hào)+專(zhuān)業(yè)+單元號(hào)，如“項(xiàng)目號(hào)DD2018001，專(zhuān)業(yè)DL1-0000EL01”，這種存檔模式勢(shì)必增加庫(kù)房管理難度。因此，形成的海量紙質(zhì)圖檔必然要通過(guò)數(shù)字化處理，制作成電子文件代替原件使用。這是在信息時(shí)代檔案管理的必然趨勢(shì)，它既能縮小圖紙占用空間，又能快捷便利地提供利用。

（三）改善紙質(zhì)圖檔利用方式

紙質(zhì)圖檔數(shù)字化是改善原有紙質(zhì)檔案利用的最佳方式。一份數(shù)字化加工后的“孤本”圖檔，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢利用平臺(tái)，同時(shí)提供給所有需要它的人共享，“孤本”不再受限制。紙質(zhì)圖檔數(shù)字化以后，將上傳公司綜合管理信息一體化平臺(tái)，這樣利用者就可以通過(guò)權(quán)限審批，下載這些數(shù)字化歷史圖檔進(jìn)行復(fù)用設(shè)計(jì)、作為參考，“時(shí)間”不再受限制。數(shù)字化后的歷史圖檔也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，在異地也可以調(diào)閱利用，擴(kuò)大了歷史圖檔的利用空間，“空間”不再受限制。

二、紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理創(chuàng)新

公司檔案管理中心按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的檔案信息化原則，依托公司綜合管理信息系統(tǒng)一體化平臺(tái)，與中石化檔案管理系統(tǒng)接軌，實(shí)現(xiàn)在線歸檔和授權(quán)利用，實(shí)施檔案信息資源數(shù)字化的動(dòng)態(tài)管理。

（一）紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化過(guò)程

紙質(zhì)圖檔數(shù)字化成果是公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中最直接的記錄。它所具備的信息存儲(chǔ)、傳播、檢索等功能將為公司發(fā)展和生存提供有效的工具和手段。

數(shù)字化掃描流程包括紙質(zhì)底圖出庫(kù)、清潔除塵、清點(diǎn)核對(duì)、目錄錄入、前期處理、圖檔掃描、圖像質(zhì)檢、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、底圖入庫(kù)等11項(xiàng)內(nèi)容（見(jiàn)圖1）。

目前，已掃描完成1962年至2003年設(shè)計(jì)底圖472765張。完成整理、編輯、上傳平臺(tái)數(shù)字化歷史圖檔41682個(gè)，容量達(dá)22.2GB。

（二）紙質(zhì)圖檔數(shù)字化后的管理和利用

數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次挑戰(zhàn)和創(chuàng)新。紙質(zhì)圖檔數(shù)字化加工之后，利用計(jì)算機(jī)和綜合管理信息一體化平臺(tái)等現(xiàn)代化手段來(lái)管理，可以收到事半功倍的效果，從而使底圖管理人員從繁重的體力工作中解脫出來(lái)，提高工作效率，加強(qiáng)工作質(zhì)量。紙質(zhì)圖檔數(shù)字化后成為歷史圖檔，要規(guī)范其借閱利用流程（見(jiàn)圖2）。

這些經(jīng)過(guò)后期數(shù)字化加工處理形成的電子歷史圖檔，利用綜合管理信息一體化平臺(tái)系統(tǒng)模式架構(gòu)，在系統(tǒng)內(nèi)部最終實(shí)現(xiàn)歷史圖檔的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布和年代查詢、項(xiàng)目號(hào)查詢、項(xiàng)目名稱(chēng)查詢、關(guān)鍵字檢索等多種檢索途徑，便于用戶瀏覽、檢索、下載，實(shí)現(xiàn)資源共享。2017年，全公司職員共借閱數(shù)字化歷史圖檔11290個(gè)、152人次。

三、紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的安全創(chuàng)新

檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。公司檔案管理中心創(chuàng)新檔案安全管理機(jī)制，不斷完善檔案資源、檔案安全、檔案利用“三個(gè)體系”建設(shè)，著力推進(jìn)檔案工作向資源建設(shè)型、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)型、開(kāi)發(fā)利用型轉(zhuǎn)變。

（一）保證掃描后歷史圖檔的完整性

紙質(zhì)底圖出入庫(kù)必須認(rèn)真清點(diǎn)交接，操作必須按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行。掃描前處理過(guò)程比較復(fù)雜，包括清點(diǎn)、除塵、修補(bǔ)、除皺、去霉等，工作人員需要有底圖檔案修復(fù)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。原始掃描影像一般不要求進(jìn)行優(yōu)化處理，保持原始影像信息不變，同時(shí)要符合不同圖紙檔案的順序要求。質(zhì)量檢查項(xiàng)目繁多，包括圖像的完整性、偏斜度、清晰度、失真度、圖像畸形等，確保數(shù)字化后的歷史圖檔完整清晰。

（二）保證掃描后歷史圖檔的安全性

對(duì)于石油工程設(shè)計(jì)公司而言，歷史圖檔是重要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和寶貴的資源財(cái)富。在以往存檔中，歷史圖檔是以紙質(zhì)形式存在，通過(guò)紙質(zhì)圖檔數(shù)字化后一般以電子文檔的形式存在。歷史圖檔的數(shù)字化開(kāi)發(fā)與傳播，有嚴(yán)格規(guī)范的審核流程和監(jiān)督機(jī)制，必須由專(zhuān)人專(zhuān)崗負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格執(zhí)行歷史圖檔的存儲(chǔ)、保管、利用等安全制度和措施，嚴(yán)防數(shù)字化歷史圖檔出現(xiàn)安全事故。

掃描儀集成：通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)圖檔轉(zhuǎn)化為電子圖片或PDF文件存儲(chǔ)。減少通過(guò)文件柜或抽屜查找圖紙文檔所花費(fèi)的時(shí)間，降低圖紙文檔可能被損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，減少因不同用戶使用而重復(fù)復(fù)印造成大量紙質(zhì)成本的浪費(fèi)。

安全備份：支持光盤(pán)刻錄和完整數(shù)據(jù)上傳服務(wù)器備份兩種方式。數(shù)字化后歷史圖檔存儲(chǔ)介質(zhì)因人員誤操作或病毒感染等原因?qū)е缕茐臅r(shí)，可以利用完整備份的數(shù)據(jù)在第一時(shí)間進(jìn)行恢復(fù)，充分保證數(shù)字化后歷史圖檔的完整和安全。

權(quán)限管理：提供權(quán)限控制機(jī)制，可針對(duì)用戶、部門(mén)及崗位進(jìn)行精細(xì)度的權(quán)限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、借閱等操作，保障歷史圖檔只有公司內(nèi)部人員經(jīng)授權(quán)才可查看，不會(huì)發(fā)生信息泄漏、惡意攻擊等事件，實(shí)現(xiàn)歷史圖檔數(shù)字化安全管理和利用。

數(shù)據(jù)加密信息安全：紙質(zhì)圖檔數(shù)字化后上傳至綜合管理信息一體化平臺(tái)，明確人員的資格條件和授權(quán)范圍，規(guī)定電子文件瀏覽、查閱權(quán)限，依人賦權(quán)。通過(guò)數(shù)據(jù)加密技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化歷史圖檔的保密與防泄漏。數(shù)據(jù)加密安全系統(tǒng)的實(shí)施，使數(shù)字化后的歷史圖檔得到嚴(yán)格保護(hù)，確保公司設(shè)計(jì)檔案信息資源的獨(dú)有性和安全性。

工程設(shè)計(jì)紙質(zhì)圖檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，既是一種檔案管理方式的挑戰(zhàn)和轉(zhuǎn)變，又為檔案更好服務(wù)公司轉(zhuǎn)型發(fā)展提供必要保障條件，更提升了工程設(shè)計(jì)者對(duì)數(shù)字化歷史圖檔成果價(jià)值和利用價(jià)值的認(rèn)可。公司將進(jìn)一步推動(dòng)數(shù)字化歷史圖檔的存儲(chǔ)海量化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、資源共享化、信息動(dòng)態(tài)化，為電子檔案庫(kù)房和數(shù)字化檔案館建設(shè)奠定基礎(chǔ)。