建筑企業如何通過內部控制手段規避法律風險

張曉宇 李芊

摘 要：由于建設工程合同條款較多，版本多樣，僅以湖北省建設施工合同范本為例，其文本內容字數就已達到數萬字。除此之外，建設工程合同另一特點是，合同環節反復，涉及當事人眾多，包括設計人、發包人、委托代建方、監理公司、總承包方、專業分包方、勞務分包方、供貨商、租賃商等。而且一般情況下，建設工程周期較長，通常都在12個月以上，涉及到的金額也較高，由此，建設企業面臨的風險因素遠高于其他行業。例如：發包人無法按照進度支付工程款，國家政策層面發生變動導致工程停工。以上任何一個環節風險管控沒有做好，都會面臨巨額訴訟或仲裁案件。

鑒于法律風險控制的重要性和必要性，在建筑企業的內部管理中，法律風險控制的地位就格外重要。本文作者以大型國有建筑企業WJ集團為例，通過介紹WJ集團在法律風險控制過程中的得與失，為建筑企業提供法律風險控制的相關經驗。

一、重視法律事務部在風險管理中的作用

WJ集團在武漢發展多年，除在湖北省有眾多工程之外，在其它省、自治區、直轄市均有其承包工程，設有項目部。針對每一個項目部而言，都需要和業主簽訂工程總承包合同，另外還要和分包方簽署材料供應合同和勞務分包合同等。除此之外，WJ集團經營管理的各個環節還會出現繁復多樣的法律問題。這些問題包括：企業對外借款、發包方拖欠工程款，個別項目部違規提供擔保、勞務分包合同糾紛、勞務分包工人發生工傷索賠等等，以上這些情況無一例外都是法務部門的日常工作。另外，公司法務還委托代理各類經濟糾紛的仲裁和訴訟，依法維護企業的合法權益。

然而，隨著企業的不斷發展壯大，年營業額日漸增加，相應地對企業管理水平也有著更高要求，法律事務部已經從公司經營后端走向前端，不再僅僅起到收拾殘局的作用，而是更多地應該介入前端環節，爭取做到高屋建瓴，未雨綢繆。

正如前文所述，建筑企業生產環節眾多，而且存在分包和掛靠的特殊現象，這是其他行業所沒有的。因為分包和掛靠，建筑企業無法掌控很多生產環節，而且這些生產環節所牽扯到的法律關系互相交叉，彼此影響，使得法律風險越發復雜難解

從建筑行業自身特點來看，施工企業存在的普遍問題是市場化程度不足，企業管理水平落后，尤其是國有建筑企業，許多企業管理的環節仍然更接近為行政命令管理而非采用現代企業管理模式。企業管理人員往往不重視規章制度，總是出現規章制度雖有，但執行不到位，有時流于人情管理，結果使得企業不僅效率差，還容易出現管理漏洞，訴訟仲裁案件的證據固定工作做得不好，結果使得企業在訴訟和仲裁案件中敗北，利益受到侵害。

以上種種問題，不僅要求法律事務部門要做好法律工作，而且還要重視和其它部門的互動，互相配合，從前端開始到后端結束，針對每一步的工作做好法律服務。有時候，企業的主要業務部門的目標有時候和法務部門并不一致，業務部門的人員重視業務的促成和交易的成功，往往為促成業務，忽視了簽訂合同這一環節，而法務部門對于合同安全性十分重視，這就導致了部門之間可能會出現矛盾。法務部門如果想解決這一問題，需要多角度考慮問題，而不是僅僅簡單對業務部門的做法做出肯定或否定的意思表示，要多提出建設性的見解。

二、通過合同管理控制風險

和“亡羊補牢”這一做法相比，企業法律顧問更要重視“曲突徙薪”的工作。作為企業法律顧問，其主要任務是降低可能發生的法律風險，保證本企業不卷入重大訴訟或者仲裁案件。對于WJ集團而言，法律風險防范最主要的工作就是做好合同管理工作。近年來，WJ集團不斷完善各項合同管理制度及風控措施，在合同洽談簽約階段重點對合同的合法性、表述嚴謹性、邏輯嚴密性進行審查，以降低合同簽訂風險。從程序上嚴格規定，凡是以公司或公司分支機構或公司項目部簽訂的各類經濟合同，包括總承包施工合同、專業分包合同、勞務分包合同、材料及設備采購合同、設備租賃合同等均必須由公司各個職能部門進行合同評審，未經評審，不得簽訂合同。同時，結合用印管理，對合同簽訂進行有效控制，杜絕未經合同評審隨意簽訂合同，甚至傷害集團公司利益的情況發生。

以總承包施工合同為例，WJ集團法務部門將其分為幾個階段，在不同的階段有不同的管理工作重點。

（一）招標文件評審階段：發包人發出招標文件后，集團市場經營部及時召集各部門對招標文件進行仔細研究，對該工程是否值得投標作出判斷。一定決定投標，則由市場經營部編制全套投標文件商務標和技術標，全程參加工程投標工作。

（二）合同談判：發包人一旦確定集團中標并發出中標通知書后，即進入總承包合同談判階段。由集團法務部組織市場經營部、工程管理部、商務部、安全生產部、質量管理部、財務資金部及擬投標項目經理從各自專業角度對合同提出修改意見，法務部匯總后和發包人進行進一步協商洽談，直至達成最終合同文本。

（三）合同簽訂階段：經發包人和承包人反復磋商就合同條款達成一致意見后，雙方正式蓋章簽約，合同文本原件由承包人妥善保管。

（四）合同交底階段：發包人和承包人簽訂總承包合同后，由集團公司發文組建項目經理部，并任命工程項目經理。在工程開工前，由法務部組織各職能部門對項目經理部全體人員進行合同交底，就合同履行過程中可能發生的法律風險以及注意事項進行事先告知，最后形成書面合同交底記錄。

（五）合同履行監控階段：工程開工后，由法務部及時對項目經理部施工期間是否嚴格遵循合同約定進行檢查，重點從用印登記、資料管理、簽證管理、各類函件報送、工程索賠、會議紀要簽訂等方面進行檢查并提出整改意見。

（六）合同終結評價階段：工程竣工驗收合格且結算手續辦理完畢后，由集團各職能部門對項目經理部履行施工合同的情況進行終結考核，具體對工期、質量、安全、收款、結算、風險控制等事項進行評分，以此作為項目考核兌現的依據。

對于信息化問題，WJ集團斥資開發了OA自動化辦公系統，將各個部門分散的工作流程整合在一個系統之內，大大提高了合同管理效率，節省了大量時間。同時，對于項目本身工期的節省和成本的降低也有正面作用。信息化管理能夠幫助集團有效擴大信息量，對項目全過程實施有效監控，對項目建設過程中產生的情況及時收集，解決，增強了公司的監管和決策能力，有效提高了公司的管理水平。

三、加強合同資料管理，樹立履約意識

WJ集團作為大型施工企業，應以工程項目管理為核心，以嚴格履行合同為主線，由此全面提升管理水平。集團全體員工都應該認真閱讀施工合同條款，增強法律意識和風險防范意識，同時進一步強化對各類分包分供合同的簽訂和管理。

此外，施工合同并非只有那一本紙質蓋章的合同文本，根據建設工程施工合同示范文本約定，協議書、中標通知書、招標函及附錄、專用條款、通用條款、技術標準和規范、圖紙、已標價工程量清單、往來函件、補充協議、會議紀要都是合同的組成文件，都是合同不可分割的一部分。因此，文檔資料的整理和歸類是建筑企業需重視的重要問題。因為文本資料不齊全而導致建筑企業敗訴的案例不勝枚舉。由于建設項目的建設周期通常比較長，一般在一年半以上，通常還涉及到地基基礎、主體結構、室內裝修裝潢等相應工程，情況特別復雜，在經歷一個長期建設過程之后，相關文本資料缺失嚴重，證據不齊全，無法在索賠案中獲得有力證據，因此，必須高度重視資料歸檔工作，解決好這個問題。及時應用先進管理手段，改善合同管理條件，不斷提高管理水平。在建設工程進行過程中，應該重點關注以下問題：

（一）凡是發生工程變更，均應由發包人或監理單位下達書面通知，項目經理部方可組織實施。

（二）項目經理部應當按照施工合同約定的時間，及時向發包人或監理單位提交已完工程量報告并要求其簽收。

（三）如果發生了合同約定的工期順延情形，應由項目經理部向發包人或監理單位書面提出具體要求順延的天數。

（四）發生合同價款調整的情形，應由項目經理部及時向發包人或監理單位發函。

（五）工程完工后，項目經理部應及時根據施工合同約定向發包人或監理單位提交竣工驗收報告，并要求其書面簽收。

（六）工程竣工后，項目經理部應及時向發包人提交竣工結算報告，發包人拒絕簽收的，應采取公證送達的方式提交。

（七）在施工過程中，公司應慎重訂立補充協議或會議紀要，并嚴格履行用印審批手續。

（八） 及時行使法律所賦予的建設工程價款優先受償權，不得輕易放棄。

四、項目后期法律風險控制

（一）建立訴訟及仲裁處理制度。

發生經濟糾紛對企業而言是正常現象，但無論是作為案件原告或是被告，法律事務部都應該做好應訴的萬全準備。這就要求法務部應該對自身工作高標準要求，按照律師的從業準則及時提供各個環節的全過程法律服務。唯有在主營業務合同履行過程中嚴格按照既定程序履約，將項目現場管理的重要性放在所有工作的第一位，做好工程簽證及索賠工作，才能達到維護公司合法權益的目的。

（二）平日做好證據固定工作

WJ集團法務部門要求其它各部門做到工作留痕，在合同管理和日常企業管理工作中，做到固定所有證據，收集相關文檔資料，一旦WJ集團面臨訴訟或仲裁事件，涉及到每個工程項目的合同資料、現場簽證單、付款憑證等應該及時收集整理。具體做法有：

1. 固定相關證據。和工期延誤有關的證據主要包括：發包人單方變更設計，導致工作量相應增加，工期應予以順延的證據；發包人推翻原施工合同中約定的質量標準，提出新的質量標準，導致工期延長的證據；施工圖紙沒有提交給施工方，導致施工方無法正常施工的證據；以及應發包人要求延遲開工的證據等等。

2. 在簽證單和相關聯系函中，要明確工期順延的具體天數。

3 保管好財務憑證，尤其是我方向分包方付款的相關憑證。

4. 工作聯系函、承諾函、確認函、簽證單等函件要保管好。

結論

建筑企業內部法律控制是一個極其復雜的過程，牽涉到企業管理的方方面面，總體來說，建筑企業想要盡量降低法律風險，就要以合同管理為主線，輔以人員管理和日常行政管理，實現規避法律風險的目標。

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作者簡介：張曉宇（1976-），女，漢族，籍貫：遼寧營口，單位：江漢大學商學院，研究方向：金融法律制度；

李芊（1975-），男，漢族，籍貫：湖北武漢，單位：武漢建工集團股份有限公司，研究方向：經濟法

注：本文受江漢大學武漢研究院IWHS20172014號課題資助。