實踐中Word郵件合并功能的運用

曹潤萍

摘 要 在日常教學管理中，經常涉及大量的信息數據，使得相關文字處理工作極為繁瑣。而Word本身作為一種強大的文字處理程序，其自帶的郵件合并功能，能夠有效幫助用戶靈活、迅速、輕松地完成文字處理工作，進而達到提升工作成效的目的。在這一背景下，文章將通過從簡單說明Word中的郵件合并功能以及具體操作方法入手，結合筆者自身工作實際，嘗試對實踐中Word郵件合并功能的有效運用進行簡要分析研究。

關鍵詞 Word；郵件合并；實際運用

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2019）229-0061-03

考慮到日常教學管理中經常需要批量處理包括學生成績單、準考證等在內一系列格式相同內容多樣的文檔。單純采用人工逐項錄入的方式顯然無法有效提高工作效率，同時也大大增加了工作人員的工作量。因此研究Word中的郵件合并功能并將其靈活運用在日常教學管理工作中，對于人們正確認識該項功能以及提升文字處理工作效率均具有積極作用。

1 Word中郵件合并功能及操作方法

1.1 功能釋義

Word本身屬于Office軟件中的一項文字處理程序，專門用于處理文字編輯、文字制作工作。而在Word當中自帶一種郵件合并功能，該項功能本身屬于Word中的一種應用程序，主要負責合并郵件文檔主體固定內容當中，所有關于這一固定內容的數據源[ 1 ]。通常包括Access、Excel數據表等，在完成合并操作后一次性生成全部所需郵件文檔。用戶在使用Word中的郵件合并功能時，還可以根據自身實際需要對郵件地址、名字等進行自定義？設置。

1.2 操作方法

1.2.1 搜集處理素材

在使用Word中的郵件合并功能時，用戶首先需要搜集處理相關信息素材，為后續數據表建立奠定良好基礎。例如學生學號、姓名、性別等各種有價值的字段以及信息記錄，或是在郵件合并中需要使用的圖片。通過按照郵件合并要求對字段、圖片等進行統一處理，以避免出現重名等情況而導致后續郵件合并錯亂。

1.2.2 創建主文檔

當完成相關信息素材的搜集與有效處理后，需要創建Word主文檔。所謂主文檔指的就是Word中內容固定不變的部分，例如學校地址、?；?、考試標題等。通過創建主文檔一方面可以為工作人員插入字段、圖片等提供重要參考依據，另一方面也可以檢驗眼下正在處理的文檔中能否有效使用Word中的郵件合并功能。

1.2.3 建立數據表

用戶需要立足自身實際情況對郵件合并中所需數據源（word文檔中變化的信息）進行明確之后完成數據表的建立。在建立數據表的過程中除了使用Word之外，還可以視情況靈活使用Excel、Access或是專業數據庫軟件等。但需注意的是，在建立數據表時作為標題行的數據表首行，不能存在無字段、重復或是含有各種非法字符，同時數據表中各字段均需有數據記錄與之相對應，否則均會影響后續的郵件合并。

1.2.4 實現郵件合并

當依次完成主文檔以及數據表的創建之后，此時用戶只需運用Word中的郵件合并工具欄，令主文檔和數據表之間建立起有效鏈接，隨后在主文檔指定位置插入數據表合并域。在選中所需合并數據記錄之后便可以借助Word中的郵件合并功能自動完成文字與數據的有效合并。此后用戶可根據實際需要對合并后的文檔進行保存、打印等操作。

2 Word中郵件合并功能的實際應用

2.1 學生照片管理

2.1.1 學生準考證的制作

以本校學生參加期末考試為例。由于校內學生人數眾多，使得學生信息以及學生照片數量巨大，因而為有效完成學生準考證的快速制作，筆者選擇在此過程中使用Word中的郵件合并功能。即在Word表格當中放入學生照片，而后利用其自帶的郵件合并功能快速、精準地完成學生準考證制作。首先，需要Word中創建一個含有學生姓名、學號、考試科目等信息的表格，并及時進行保存，此時這一表格即為郵件合并中的源數據。表1展示的就是帶有學生圖片的信息表。

隨后在Word中重新建立一個表格用以制作準考證的規范格式，其格式如表2所示。

在Word中完成準考證格式表格的創建之后，直接選擇Word中郵件合并功能選項當中的“選擇收件人”按鍵。此時會自動彈出相應功能列表，選中其中的“使用現有列表”按鍵，會繼續彈出相應對話框。選中“選取數據源”這一對話框中的學生信息表文件即表1所示的帶有學生照片的學生信息表文件，再點擊打開按鍵即可。隨后需要單擊鼠標選中表內姓名后方的空白框，此時點擊Word中郵件合并功能選項中的“插入合并域”按鍵，并在其自動彈出的列表當中選中“姓名”。按照上述方式將考試科目、考試地點、學生準考證號等所有剩余合并域依次插入表格當中。單擊鼠標選中Word中“郵件/完成”組，并選擇其中的“完成并合并”按鍵，在其自動彈出的列表中選中“編輯單個文件”，此時會自動彈出“合并到新文檔”對話框。單擊鼠標選中“全部”按鍵并點擊“確定”鍵。此時已經基本完成學生準考證的制作，通過將制作完畢的學生準考證文件及時保存至表1當中，對其重命名為郵件合并后的學生準考證即可，后期制作的表2學生準考證格式文件則無需保存。

2.1.2 Word表格中合成全部照片

在學生管理當中，由于學生人數相對較多，因此為了能夠達到便于管理的目的，需要在學生管理工作中將全體學生照片統一集中在同一個Word表格中。由于每一位學生均只提供其單人照片文件，因此完全依靠工作人員手動插入圖片不僅將會導致其工作負擔極重，同時還容易增加出現工作失誤的可能性。因此需要靈活使用Word中的郵件合并功能，根據圖片文件名在同一Word表格中迅速集中全體學生照片。首先，需要通過根據既有包含學生姓名、性別、準考證號等各項相關信息的學生信息表，將其確定為此次郵件合并中的源數據。隨后需要利用Word中的表格進行能夠有效顯示圖片表格的格式文件制作。表格形式如表3所示。

2.2 學生成績報告單

在制作學生成績報告單時，Word中的郵件合并功能同樣也發揮了巨大效用。在運用該項功能對學生成績報告單進行制作時，首先需要利用現有的學生期末考試成績表，在確定學生成績報告單格式之后，建立相應的主文檔。此時通過選中“郵件”菜單中的“開始郵件合并”按鍵，點擊其中的“信函”按鈕，在打開“選擇收件人”菜單欄后，單擊“使用現有列表”，并選擇已經創建完畢的學生期末考試成績表。而后將成績單中的域利用Word中的“插入合并域”功能進行統一插入。此時所插入的成績單的域，均來自于與之有關聯的數據源。以插入“學號”域為例，在主文檔中“表格”單元后方的空白單元中單擊鼠標，并按前文操作將對應著學號表格單元的域插入其中，此時在這一表格中將會自動生成《學號》字段。按照這一方式依次將姓名、語文、英語以及總分、排名等其他域插入到對應表格單元中后，基本已經實現成績單同數據源的有效域鏈接。選用Word中的“預覽結果”功能鍵，教職管理人員便可以對每一名學生的實際成績信息進行預覽查詢。在確保學生成績信息真實無誤后，選中“完成并合并”按鍵，并在其自動彈出的列表中選擇“合并到新聞檔”，再依次單擊“全部”與“確定”按鍵，便會自動生成一個含有所有學生成績單的新文檔。此時如果需要在同一頁面中顯示多位學生成績單，只需在“頁面布局”中的“頁面設置”功能欄中，選中“版式”，將“節的起始位置”設置成“接續本頁”。而后選擇“應用于整篇文檔”，再單擊“確定”按鍵即可。另外，教職管理人員還可以運用Word中的郵件合并功能，在確定學生家庭地址、郵編等數據源后，可以批量打印學生成績單及信奉完成學生期末成績單的郵寄？工作。

3 結論

通過本文的分析研究可知在學生成績單的制作、學生準考證的制作等方面，運用Word中的郵件合并功能，能夠有效簡化工作流程、大大降低工作量并達到提高工作效率與準確率的目的。因此在實際教學管理工作中，相關工作人員還應當結合自身實際情況對Word中的郵件合并功能進行靈活運用，從而可以充分發揮該功能的強大效用，使其能夠更好地服務于自身本職工作。

參考文獻

[1]李姝博.Office 2010辦公軟件實用教程[M].北京：清華大學出版社，2017.

[2]陳永新，王海燕，趙曉紅.計算機基礎教程中Word2003郵件合并功能的應用拓展研究[J].電腦知識與技術，2015（6）：25-27.

[3]趙建設.靈活運用Word郵件合并提高工作效率[J].新經濟，2015（29）：30-31.