信息化背景下的事業單位機關檔案管理分析

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一、信息化背景下事業單位機關檔案管理的問題

（一）事業單位對于信息化的認識不足

在當前的信息化時代背景下，大部分事業單位在進行檔案管理工作過程中，并沒有認識到信息技術的重要性，這就使得相關的檔案管理工作人員自身缺乏相應的信息化意識，以至于其自身的機關檔案管理能力以及管理水平還比較低，其自身在開展機關檔案管理工作時，難以滿足當下社會時代的發展需求，而且大多數檔案管理人員自身還不具備相應的信息技術知識理論與技能，這就使得事業單位在將信息技術應用于機關檔案管理工作之中時，由于管理人員自身能力不足導致信息技術難以在機關檔案管理工作中發揮出其應有的作用，進而降低了檔案管理的工作效率。除此之外，部分事業單位的相關領導對于信息化技術缺乏足夠的認識與了解，只是將信息化的機關檔案管理工作，簡單的理解成利用計算機對機關檔案進行管理，而這也只是發揮了信息技術在檔案管理工作中發揮的一小部分作用，并沒有將信息化的全部作用發揮出來[1]。另外，部分事業單位為檔案管理工作配備的信息化設備較為陳舊，對于一些管理軟件的選擇也不夠科學合理，使得事業單位的機關檔案管理工作只是流于形式。

（二）事業單位機關檔案管理人員缺乏專業性

對于事業單位機關檔案管理工作人員來說，其自身所具備的專業知識與技能則有助于檔案管理工作的發展，同時也使得應用于檔案管理工作中的信息技術能夠充分發揮作用，使得事業單位機關檔案管理工作能夠順利開展。但是就當前事業單位內部管理人員的實際情況來看，多數管理人員自身的專業素質并不高，其中有些檔案管理人員的年齡較大，本身的學歷也不高，在利用信息化工具對機關檔案進行管理時，也只能使用較為初級的工具或者方法，卻無法發揮出信息化真正的作用。

雖然信息化的科學技術已經發展了較長時間，并且跨越了多個階段，但是相關管理人員自身傳統的思維方式以及檔案管理方式并沒有因此受到轉變，對于信息技術也沒有較高的重視，只是把信息技術當做機關檔案管理的輔助工具，并沒有真正的將信息技術融入檔案管理的工作。還有一些剛進入事業單位的年輕工作人員，雖然自身具備較高的檔案管理專業知識以及基礎技能，但其自身是比較缺乏相關的信息化知識的，有些檔案管理人員可能具備一些信息化知識，卻沒有接受比較系統的信息化知識的學習，以至于其自身的檔案管理知識以及能力，還不足以適應信息化的檔案管理方式，也使得事業單位信息化的檔案管理工作難以有效開展[2]。

二、信息化背景下事業單位機關檔案管理問題的解決對策

（一）提高事業單位信息化檔案管理的意識

事業單位若想使得自身的檔案管理工作能夠順利開展，首先就要轉變事業單位內部工作人員的傳統觀念，使得相關的檔案管理人員能夠認識到信息化技術對檔案管理工作的重要性，提高自身信息化檔案管理的工作意識，同時對傳統的檔案管理工作方式進行改進與創新，并融入相應的信息化技術，使得事業單位機關檔案管理的工作效率能夠有所提高，也使得事業單位機關的檔案管理工作，能夠適應當前信息化時代的發展趨勢。事業單位還要向所有的工作人員普及相關的信息化知識內容，以此加深事業單位檔案管理人員對信息化知識的學習，使得他們能夠形成信息化的思維，從而進行事業單位機關檔案的管理工作。另外，事業單位相關人員在進行檔案管理工作的過程中，需要做到統籌兼顧，尤其是在為檔案管理工作選擇相應的信息化軟件以及設備時，一定要考慮到檔案管理工作的未來發展趨勢，不能使得信息化的檔案管理工作流于表面形式，將相關信息化軟件以及設備在檔案管理工作中的作用發揮到最大，比如利用計算機信息技術為整個事業單位的檔案信息建立一個數據庫，并分門別類整理好，以此提高電子檔案信息管理的工作效率。

（二）提高事業單位機關檔案管理人員的業務能力

相關的管理人員對于事業單位機關檔案管理工作產生直接的影響，尤其是自身的專業檔案管理知識與技能，關系到事業單位機關檔案管理的工作效率，因此事業單位要重視相關管理人員自身專業知識技能的提高。若想使得事業單位檔案管理人員自身的管理能力及水平有所提高，可以分為兩方面進行：首先，事業單位可以通過人才引進的方式招收專業能力較高的人才，以此提高事業單位機關檔案管理的水平；其次，事業單位可以通過組織定期的專業教育培訓，豐富單位內部管理人員的知識儲備，同時事業單位也可以將最新的檔案管理知識以及方法加入培訓內容之中，以此提高相關工作人員自身的管理水平，進而促進事業單位機關檔案管理工作效率的提高[3]。

三、總結

通過上述分析，信息化時代的到來，使得各個行業生產效率有所提高，同時也對各行各業的發展帶來極大的推動作用，對于事業單位來說，其自身的機關檔案管理工作也需要應用信息技術，以此適應當前社會時代發展的潮流，同時也要對檔案管理工作方式進行改進與創新，以此推動檔案管理工作的發展。