大數(shù)據(jù)背景下統(tǒng)計檔案管理變革分析

樊艷芝

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案統(tǒng)計的工作方法是必將發(fā)生一定變革的。本文從大數(shù)據(jù)時代的背景特點出發(fā)，論述了大數(shù)據(jù)的特點，描述了當今檔案統(tǒng)計管理的現(xiàn)狀，以及檔案統(tǒng)計應該如何以大數(shù)據(jù)為工具進行工作的方法，即大數(shù)據(jù)與統(tǒng)計檔案的融合關系。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；統(tǒng)計檔案；變革

無論從事什么行業(yè)，擔負什么樣的職責，人們都需要按照自己工作需要對以往的工作信息以檔案的形式搜集起來，以便以后的工作規(guī)劃和管理。但是由于大數(shù)據(jù)時代的到來，迫使有些檔案信息需要以電子的形式存在，這就對當今的統(tǒng)計檔案管理提出了新的要求。

1 大數(shù)據(jù)的含義以及特點

1.1 大數(shù)據(jù)的含義

“大數(shù)據(jù)”的本質(zhì)是一種資產(chǎn)，它形同巨量信息化資料，采用一定的計算機語言編程成為一定軟件的形式，對大量信息進行高效、高增長率和多元化的管理和錄入，同時具備索引、傳播、存儲的功能，對信息資產(chǎn)保留、統(tǒng)計、應用方面的數(shù)據(jù)化總稱。

1.2 大數(shù)據(jù)的特點

將“大數(shù)據(jù)”應用到統(tǒng)計檔案管理方面，主要有三個方面的特點和意義：

首先，將“大數(shù)據(jù)”科技方法應用到統(tǒng)計檔案管理工作中，將有益于統(tǒng)計管理的成效的順利實現(xiàn)。因為“大數(shù)據(jù)”存儲軟件利用的是電子通訊技術，其技術本身就是對信息進行電子化的存儲和應用，所以在統(tǒng)計檔案管理的效率上是具有必然提升功效的。其次，將“大數(shù)據(jù)”科技方法應用到統(tǒng)計檔案管理工作中，將有利于統(tǒng)計檔案信息數(shù)據(jù)的處理工作。檔案員的職責就是對檔案的完整搜集，傳閱，復制和回收，而“大數(shù)據(jù)”在許多方面是智能化的，對以往的手寫檔案信息相比，其優(yōu)勢明顯，能使檔案在搜集、傳閱、復制和回收方面得到高效的提升[1]。最后，將“大數(shù)據(jù)”科技方法應用到統(tǒng)計檔案管理工作中，有利于統(tǒng)計檔案管理的有效進行。檔案員工作比較麻煩，有時需要在同一時間段范圍內(nèi)，將各種形式的檔案進行整理和歸納，而檔案信息有時在分類上所涉及的部門、領域和結果方面存在“邊緣性”特點，模糊的分界，使得檔案本身的統(tǒng)計管理工作更加繁冗，而由于“大數(shù)據(jù)”的模塊功能，可以較好的將檔案在較短的時間內(nèi)進行準確的統(tǒng)計和應用，使檔案員的工作更見簡單和高效。

2 當今統(tǒng)計檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 單純的大數(shù)據(jù)檔案信息管理

對于相當一部分企事業(yè)單位的統(tǒng)計檔案管理工作，雖然引進了電腦，但是卻沒有對大數(shù)據(jù)檔案信息管理進行實質(zhì)大數(shù)據(jù)的應用，使得檔案管理尚停留于EXCEL表格年代。將現(xiàn)狀描述得更加具體點，許多單位的檔案員不求創(chuàng)新，對檔案管理工作不加以重視，認為紙質(zhì)版的檔案的搜集管理等同于“找到準確的檔案”就行；單位也對檔案統(tǒng)計管理不重視，未對檔案員進行專業(yè)培訓，許多企業(yè)將檔案員的工資以普通工人工資為標準，大大削減了檔案管理人員的積極性和主動性[2]。

2.2 對數(shù)據(jù)檔案信息的維護不到位

“大數(shù)據(jù)”本身的弱點就是容易丟失文件，但是許多企事業(yè)單位又對檔案信息管理不周，缺乏專業(yè)的檔案人員對企事業(yè)單位的重要電子信息進行實時跟蹤和維護，導致重要數(shù)據(jù)機密丟失的大有人在。大數(shù)據(jù)無法被合格的人員采用，電腦中尚未安裝殺毒軟件的時候，隨便用帶有木馬病毒的優(yōu)盤插入電腦，致使大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)崩潰的事件時有發(fā)生[3]。

2.3 對大數(shù)據(jù)的功能不會使用

其實“大數(shù)據(jù)的功能”有很多，但是需要根據(jù)檔案統(tǒng)計員的單位性質(zhì)和行業(yè)性質(zhì)去衡量如何創(chuàng)新和使用。但是由于“大數(shù)據(jù)”處理信息的系統(tǒng)比較繁瑣，許多單位和人員放棄了對信息管理的創(chuàng)新和使用，使得大數(shù)據(jù)的功能沒有發(fā)揮出來，失去了“大數(shù)據(jù)”應用的意義。

3 大數(shù)據(jù)與統(tǒng)計檔案的融合

3.1 統(tǒng)計檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)電子采集

隨著計算機應用的普及化，網(wǎng)絡技術也在悄然實現(xiàn)其傳播的使命。以往的紙質(zhì)版檔案收集已經(jīng)無法滿足當今各行各業(yè)的對效率的追求、對物質(zhì)的創(chuàng)新以及對空間交互的訴求。各種技術檔案、人事管理檔案、學生檔案的復雜程度、聯(lián)系廣度以及其檔案統(tǒng)計時劃分的邊緣模糊程度加深。統(tǒng)計檔案的管理已經(jīng)不能單單停留在“檔案袋”時代，而應該向“文件夾”方面發(fā)展和變革了。而檔案的統(tǒng)計管理的第一步就是對檔案的搜集，有些歷史性的文件檔案雖然保存意義較小，但是還是需要將其掃描成電子版進行保存，因為這樣可以避免由于紙張老化帶來的不易保存的弊端。及時文件也應該進行電子備份進行保存。還有一些三維數(shù)據(jù)除了刻成光碟還是需要對其進行下載備份的，以利于工作創(chuàng)新的需要。

3.2 統(tǒng)計檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理網(wǎng)絡化

由于當今“云數(shù)據(jù)”的發(fā)展，使得大存儲量的軟件具有了很大的市場發(fā)展?jié)摿Α＞W(wǎng)絡化交互遙感統(tǒng)計檔案管理已經(jīng)成為了歷史必然的發(fā)展趨勢。而檔案本身就具有“隱秘性”的特點，應該只對“正確的渠道”公開化，這就需要將文件加密特權處理，只有當此種網(wǎng)絡化交互溝通時保證數(shù)據(jù)信息傳播的安全，才能保證統(tǒng)計檔案管理的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡化處理。

3.3 統(tǒng)計檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實時跟蹤和維護

由于“大數(shù)據(jù)”軟件的極速發(fā)展，它的弊病也有很多暴露出來，例如，容易受到木馬病毒的危害，如果對計算機及時應用殺毒軟件、防火墻處理，那么將給統(tǒng)計檔案管理方面帶來無法估量的后果，數(shù)據(jù)丟失一旦發(fā)生，其所帶來的將可能是整個企事業(yè)單位運行的癱瘓。

3.4 加大資金投入到統(tǒng)計檔案管理的“大數(shù)據(jù)”應用中

加大企事業(yè)單位對統(tǒng)計檔案管理的重視，投入大量資金用于檔案信息化大數(shù)據(jù)管理之上，將有利于企事業(yè)單位自身對其歷史的回顧，行業(yè)的評估。而且對檔案員的工資的提升，將從主觀上增加其工作的動力、激發(fā)其興趣對統(tǒng)計檔案進行良好的管理和維護。除此之外，還應該對檔案員的專業(yè)資格進行限定，一般情況下，檔案管理員應該具有通訊專業(yè)的畢業(yè)證書，這樣，能在一定程度上解決其不會使用和維護大數(shù)據(jù)的問題。

4 結束語

總大數(shù)據(jù)時代背景下，各個企事業(yè)單位應該考慮到檔案統(tǒng)計管理的難處，結合大數(shù)據(jù)的特點對檔案的管理進行高科技、智能化的運作。綜上所述，可以從四個方面對大數(shù)據(jù)與統(tǒng)計檔案管理工作進行融合，首先，實現(xiàn)數(shù)據(jù)電子采集；其次，實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理網(wǎng)絡化；再次，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實時跟蹤和維護，最后，加大資金投入到統(tǒng)計檔案管理的“大數(shù)據(jù)”應用中。

參考文獻

[1]周向東.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].中國管理信息化，2018（7）：138-139.

[2]高天辰.大數(shù)據(jù)時代下統(tǒng)計工作研究[J].中國市場，2018（4）：240-241.

[3]楊靜.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理路徑探究[J].中國管理信息化，2018（7）：140-141.