煤炭企業檔案信息化管理策略淺析

吳麗華

摘 要：檔案信息化建設主要是指在企業檔案管理部門的統籌運作和規范管理前提下，積極將現代化信息技術應用到企業檔案管理工作中，從而能夠實現檔案管理的信息化、網絡化和數字化，推動企業檔案信息資源的有效利用和合理轉化。

關鍵詞：煤炭企業；檔案信息化；管理策略

檔案管理是煤炭企業管理體系建設中不可忽略的一個部分，為企業的長遠運營與戰略性發展提供了重要的保障，但是傳統的檔案管理方法耗費大量的人力物力與財力，并且無法保障檔案管理的效率，不利于發揮檔案管理的價值。

1 煤炭企業檔案信息化管理的優勢

1.1 有效實現辦公與檔案管理一體化

在當今大中型煤炭企業，隨著往來業務的繁忙和辦公規模的激增，導致企業在產品、技術、合同、財務、銷售、人事等諸多環節都產生了大量的辦公文件，它們有些和檔案管理內容息息相關，需要及時向檔案管理部門整理、提交和歸檔，運用傳統的辦公手段必然會導致辦公室和檔案管理部工作量的大大激增。通過利用媒體企業的檔案管理自動化系統，可以將煤炭企業的辦公基礎工作、檔案整理工作與檔案管理信息化系統做到科學的結合，真正實現辦公、檔案管理一體化，極大節省了煤炭企業檔案管理的人力和時間，大大提高了部門工作效率。

1.2 方便煤炭企業檔案文件的存儲與檢索

煤炭企業檔案管理的核心內容是各種有參考和利用價值的部門文件，常見的有辦公文件、人事檔案、技術部圖紙、生產部門設備資料等，它們以前大多停留在煤炭企業的辦公室、生產部門、技術部門和人事部門，主要用來指導和管理煤礦生產經營活動，推動煤炭企業的產業升級和人員優化，這種生產和管理模式給檔案管理部門的檔案全文搜集、歸納和存儲都帶來了極大的難度。通過煤炭企業檔案信息化系統建設，檔案管理部門可以將原來紙質版的檔案文件經過掃碼、數字化處理轉化成多媒體資源，歸納存儲到檔案管理系統的信息化數據庫中。而通過建立相關的檢索目錄和搜索關鍵詞，可以方便生產部門、技術部門和人事部門自行開展檔案文件的調閱和傳閱，這樣就為煤炭企業的高效率工作和安全可靠工作提供了極大的便利。

2 煤炭企業檔案信息化管理策略

為了充分發揮煤礦企業檔案信息化管理的優勢，進一步優化企業檔案管理模式，萊蕪市萬祥礦業有限公司不斷開拓創新，主要實施了以下策略：

2.1 樹立信息化檔案管理理念

檔案管理部門在煤炭企業的有序運轉中發揮著重要的作用，目前企業的工作重點在于徹底改革過去的檔案管理理念，積極引入信息化管理思想以及管理方法，徹底打破傳統管理模式的束縛，積極解放人力，促進實現檔案信息化建設目標。但是檔案管理工作受落后管理思想的制約非常明顯，主要表現在企業領導以及檔案管理人員缺少對檔案管理信息化的認識，不能夠準確把握其功能與應用價值，阻礙了信息化檔案管理的落實。對此，企業從樹立正確科學的信息化管理理念著手，用正確的管理思想指導檔案信息化建設。公司通過召開會議、貫徹文件、多媒體教學、自主學習等方式，使職工從思想上發生了翻天覆地的變化。一方面，使領導在思想上重視信息化管理，認識到信息化建設的必然趨勢，并在檔案信息化管理中發揮領導以及監督指導作用，尤其是要帶領檔案管理者改變落后思想，主動為信息化建設貢獻力量。另一方面，調動了全體員工的積極性，使他們在一系列的信息化管理宣傳中接受教育與指導，主動參與檔案信息化建設，提高主人翁意識。

2.2 完善檔案信息化管理制度

煤炭企業檔案管理信息化建設正在如火如荼地開展，在此過程中獲得了寶貴的經驗，同時也收獲了累累碩果，但是不難發現檔案信息化管理的規范性較差，主要表現為信息化管理各個環節的安排比較雜亂無章，各項工作的開展非常混亂，無法有效捋清職責源頭，難以保證責任落實。出現這一情況的一個重要原因在于信息化管理制度建設存在不足，不能為檔案的現代化管理提供完善、規范的制度約束。為了改變這種情況，企業采取各種方式積極推動檔案信息化管理制度建設，確定信息化管理實踐中各個崗位以及工作人員承擔的職責與工作任務，把檔案管理責任進行分解，全面提升管理人員的責任感以及警惕心，走規范化的信息化管理道路。另外，在網絡檔案流轉、檢索、使用等方面都給出了明確的制度要求，并結合管理級別分清權限限制檔案資料可供使用的人員，維護檔案的完整性以及有效性，改進信息化檔案管理程序，為企業的有序運轉創造良好的條件。

2.3 嚴格把控檔案信息安全

實現企業檔案工作規范化、標準化要圍繞企業檔案的保密工作，只有信息安全萬無一失，才能實現檔案利用價值的最大化。

對于企業來說，檔案是其擁有的重要信息資源，一旦企業涉密信息丟失或泄露，會直接影響到企業的知識產權等問題，嚴重危急企業利益，因此，檔案信息安全極其重要必須做好信息安全管理工作。信息安全管理的是保障硬件、軟件上存儲的、傳輸的、用戶使用的檔案數據真實、完整、有效，同時，必須禁止非法用戶訪問。為了做好企業檔案信息安全保障工作，公司從管理與技術兩個方面著手。在管理方面，領導大力推行企業檔案工作規范化、標準化；大力宣貫企業檔案工作要點，讓各部門對信息安全引起重視；提升企業檔案管理人員自身素質，加強制度建設，強化檔案工作人員對信息安全和保密的認識。在技術方面，防止病毒對信息系統的破壞，對計算機做到監控管理，定時查毒，對計算機進行掃描，檢查發現病毒，保障檔案信息安全；利用物理和網絡的有效手段，設定符合系統要求的安全策略，最大限度地保護檔案信息；設置分級密碼，定期更換核心密碼，確保快捷，安全，保密。

2.4 創新檔案管理模式

隨著社會現代化技術水平的不斷發展與應用，企業建設與發展中檔案管理工作也應該順應時代潮流的發展變化，與時俱進，利用信息化技術加強對檔案管理工作的實施，在企業的建設與發展中，檔案管理工作不僅是一項檔案保存的基礎工作，同時也是伴隨企業完善的重要數據信息依據，是企業建設與發展戰略實施的有效依據，在檔案管理工作中，將一些比較重要的數據和信息保存下來，能夠保障企業在了解公司發展過程中存在的問題，然后根據實際情況制定比較合適的解決方案，促進企業向前發展，也就是說，檔案在企業的發展過程中具有重要的位置，和企業發展前景的好壞具有重要的關系。所以，在信息化時代背景下，企業的檔案管理工作應該學會與時俱進，利用現代化信息技術提高企業檔案管理工作的能力，隨著社會時代進步不斷創新企業檔案管理模式，改變傳統的紙質檔案管理形式，利用信息化技術提高檔案管理工作的效率，為企業建設與發展提供良好的基礎保障。

3 結束語

總之，煤炭企業檔案信息化管理是一個長期系統的過程，需要煤炭企業加強檔案數據庫和相關骨干網絡建設，提高檔案管理部門在電腦軟硬件、網絡設備和辦公設備的信息化水平，指導檔案管理人員熟練掌握檔案管理信息化系統，真正滿足檔案全文數字化的服務要求，從根本上保障煤炭企業各部門與檔案管理部門之間的信息資源共享，共同推動煤炭企業的信息化建設向更深層次的深入開展。

參考文獻

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