檔案信息化建設在醫院綜合檔案室管理中的作用

邵美娜 張傳統

摘 要：隨著我國經濟時代的到來，科技也隨之得到了突飛猛進的發展，社會已經逐漸進入信息化時代，信息技術被應用到各個行業、各個領域中，醫院的管理方面也開始應用信息化技術進行創新和改革，最明顯的就是醫院的綜合檔案室的管理工作。建立信息技術化的醫院綜合檔案管理室成為醫院進步的發展趨勢，對醫院及社會的發展都有重要的影響。本文通過分析檔案信息化建設在醫院綜合檔案室管理中的作用，提出促進醫院綜合檔案室管理信息化建設的相應對策。

關鍵詞：檔案信息化建設；綜合檔案室管理；醫院

檔案管理就是進行檔案工作，是檔案室工作人員進行檔案、檔案信息管理的工作，并且提供相應的業務服務，這些工作都屬于檔案管理的內容，檔案管理是國家檔案事業的基礎。醫院綜合檔案室的檔案管理工作范圍較廣，包括文書、認識、會計、病案、照片等，因此醫院綜合檔案室在醫院管理中占據重要地位，是醫院知識產權方面的形象代言[1]。隨著我國社會的發展，醫院檔案室也隨之進行了不斷的創新和變革，與時俱進，引入信息技術，構建檔案信息化建設。醫院綜合檔案室管理的信息化建設對醫院有重要的影響，信息化管理手段也比普通管理更有優勢。

1 檔案信息化建設應用于醫院綜合檔案室管理的作用

1.1 促進醫院管理能力、服務質量的持續提高

目前，信息化建設是我國社會發展的重要條件，我國很多醫院的綜合檔案室建設都開始引用信息化技術，以前的綜合檔案管理形式無法滿足社會的發展，醫院也意識到檔案信息管理建設對醫院發展的意義，因此將檔案信息化建設應用到醫院綜合檔案室管理中從而推動醫院的發展。總體來講，醫院綜合檔案是的信息化建設是醫院管理方面的一次創新和改革，信息化建設為檔案管理提供了更加快速、方便、有效的管理手段，醫院綜合檔案管理能夠跨越科室、流程等，提高工作效率，是一種高效的管理手段，很好的彌補了以前綜合檔案管理的缺點。醫院綜合檔案室管理的信息化建設中，醫院的很多資料、資源都以電子信息的方式保存，信息的共享也更加方便快捷，不僅提高了醫院的工作效率，也提高了醫院的服務質量。

1.2 為醫院重大決策給予一定參考意見

檔案信息化建設在醫院綜合檔案室的管理中，能夠及時查詢文書、會計、病案、照片等信息，而這都以來信息平臺的構建，只要登錄此平臺就能了解醫院的整體情況。因此，信息化綜合檔案室中儲存了醫院不同方面的所有信息，信息都以電子形式保存，能夠避免紙質檔案長期儲存后出現磨損、丟失等情況，醫院領導層、管理者需要進行重大鞠策的時候，能夠迅速找到自己需要的信息，也能綜合醫院發展現狀提出更合理的解決方案[2]。綜合檔案室中的電子檔案能夠具有重要參考價值，檔案信息化建設應用在醫院綜合檔案室管理中十分必要。

1.3 提高醫院綜合檔案室管理人員的綜合素質

醫院綜合檔案室管理采取信息化建設，對提高醫院的管理能力，工作效率、服務質量都有重要推進作用，也能提高醫院綜合檔案室中工作人員的管理能力以及綜合素質。檔案信息化建設屬于新型檔案管理手段，因此對檔案室中的工作人員也提出了更高的要求：第一，工作人員需要具備更加專業的理論知識，遵守職業道德，保證檔案管理的規范。第二，工作人員需要有自主服務意識，提高自身綜合能力，有利于促進醫院綜合檔案管理的持續發展[3]。第三，工作人員要具備過硬的心理素質，具備運用計算機的專業技能，從而保證綜合檔案室管理的工作效率。第四，工作人員需要更加注重工作細節，對檔案管理工作有足夠的熱情，以推動醫院綜合檔案管理的整體效率。綜合檔案室中的工作人員需要具備以上四點要求，才能保證醫院綜合檔案管理信息化建設順利開展。

1.4 促進醫院的可持續發展

醫院綜合檔案室中有醫院的全部信息，比如醫院歷史、醫務人員人事資料、病案資料、醫院設備信息等。這些信息都不同程度的表現力醫院的發展情況，為醫院人員日后查詢提供幫助，避免醫院發展中出現錯誤，因此在推動醫院持續發展方面具有重要應該用價值。舉例說明，病人的病例資料進行儲存后，能夠幫助醫院對相關疾病藥品研發提供真實的資料，提高相應疾病的治愈率，促進了醫院提升改善，也提高了醫院的知名度，樹立了良好的形象，提高了醫院的競爭

力[4]。

2 促進醫院綜合檔案室管理的信息化建設相關對策

2.1 構建完善的綜合檔案管理機制

要促進醫院綜合檔案管理的信息化建設，就要制定合理、完善的綜合檔案管理機制，完善的制度，也需要醫院各級領導的認可。完善的醫院綜合檔案管理制度是能夠包括醫院所有信息的，而且完善的機制也需要體現出法律性、一致性，為醫院檔案的管理提供堅實的依據，規范工作流程和人員行為。只有建立了完善的制度，才能激發醫院工作人員對醫院綜合檔案管理信息化建設的重視，積極地投入到建設中，加快檔案室信息化建設的進程，保證醫院穩定、快速的發展。

2.2 要遵守綜合檔案信息化建設的基礎準則

不斷推動醫院綜合檔案室管理的信息化建設，需要嚴格遵守綜合檔案信息化建設的基本準則：1）就是保證安全性。醫院檔案管理工作人員要對檔案管理體系的安全度加以重視，制定提高安全性的對

策[5]。2）要具有經濟性。醫院的綜合檔案室管理信息化建設不是短期內可以完成的，是需要長時間的堅持和資金扶持的，資金方面，醫院能夠提供的幫助畢竟是有限的，因此綜合檔案室管理信息化建設的推動人員要對每個環節所需的資金進行預算，將預算控制在合理范圍中，保證資金用到實處。第三，要具有綜合性。醫院不僅要重視將所有方面的信息進行登記保存，還要重視信息的提取、運用的能力，保證信息應用綜合能力，從而促進檔案能夠更好的服務醫院發展，體現出檔案管理信息化建設的優勢。

3 小結

檔案信息化建設在醫院綜合檔案室管理中有重要應用價值，具有提高醫院管理水平、服務質量的作用，也可為領導人員進行醫院重大決策是提供參考依據，推動檔案室管理人員綜合素質的提升。醫院綜合檔案室在醫院管理中占據重要地位，是醫院知識產權方面的形象代言。隨著我國社會的發展，醫院檔案室也隨之進行了不斷的創新和變革，與時俱進，引入信息技術，構建檔案信息化建設。

參考文獻

[1]譚永.檔案信息化建設在醫院綜合檔案室管理中的作用[J].辦公室業務，2018，（7）：53-54.

[2]王霞玲.基于信息化建設視角的醫院綜合檔案室管理研究[J].城建檔案，2016，（6）：67-68.

[3]曾潔萍.信息化時代醫院綜合檔案管理的工作策略探討[J].中國保健營養（下旬刊），2013，23（6）：3404-3404.

[4]張敏芝，王冬.以省三星級檔案室創建為契機全面提升醫院檔案管理水平[J].江蘇衛生事業管理，2014，25（2）：119-120.

[5]曾潔萍.信息化時代醫院綜合檔案管理的工作策略探討[J].中國保健營養（下旬刊），2013，（6）.