關于企業中檔案信息化管理問題的探討

高楊

摘 要：在企業發展過程中，檔案的作用是巨大的，因為檔案是企業經營發展最真實的記錄，以檔案為依據，有利于企業制定科學的經營決策，進而提高自身競爭力。對此，做好檔案管理工作至關重要。信息化時代里，企業檔案信息化管理已成為必然，但是就目前來看，企業檔案信息化管理中還存在許多問題，一定程度上影響到了企業檔案信息化管理水平。本文先分析了企業檔案信息化管理中存在的問題，然后針對這些問題，提出了一些建設性的建議。

關鍵詞：企業；檔案信息化管理；問題；對策

隨著企業規模的不斷擴大，傳統的檔案管理方式已經不適用，不利于檔案信息的開發利用，一定程度上阻礙了企業的發展。檔案記錄了企業經營發展過程中發生的一切，對企業的發展有著重大作用，而要想發揮檔案在企業發展中的作用，企業就必須加快檔案信息化建設，實現檔案信息化管理。以信息化手段取代傳統的檔案管理，可以有效避免檔案信息失真的現象發生，提高檔案管理效率，

1 企業中檔案信息化管理存在的問題

1.1 對檔案信息化管理的認識不足

檔案信息化管理是建立在計算機信息技術基礎上，需要一定的投入。但是對于許多企業而言，他們經營管理的主要目光還是放在經濟效益的創造上，認為檔案信息化管理不能為自身帶來直接效益，以至于不重視檔案信息化管理，在信息化管理上的投入不足，一定程度上影響到了企業檔案信息化發展。

1.2 專業的檔案管理人才不足

在推進企業檔案信息化管理的過程中，專業的檔案管理人才有著重要的作用。然而現階段來看，企業檔案管理人員知識結構相對落后，在具體檔案管理工作中還無法擺脫傳統檔案管理模式，不具備信息化操作能力，檔案信息依然靠手工完成。同時，企業檔案管理人員的職業素質有待提高，他們大多抱著完成任務的心態去工作，對待檔案工作不認真、不仔細，以至于經常出現檔案丟失等情況發生。

1.3 檔案信息安全問題

在推進檔案信息化管理的過程中，信息安全問題必須引起高度重視。由于檔案信息化管理是建立在信息化技術的基礎上，企業在享受信息化技術便利性的同時，也受到了互聯網的沖擊。網絡環境下，企業檔案信息很容易被網絡攻擊，進而出現檔案失真，無法真實反映企業經營發展實況，不利于企業的發展。

2 企業檔案信息化管理的有效對策

2.1 提高思想認識

隨著信息時代的到來，信息化管理已成必然，在這種必然趨勢下，企業應當加大信息化的投入。基于檔案工作的重要性，企業要結合自身實際，構建統一的信息化系統，以信息化手段取代傳統的檔案工作方式，從而提高檔案工作效率。同時，企業要革新檔案工作理念，樹立正確的信息化管理觀念，從而更好地享受信息化技術帶來的便利[1]。另外，企業要加大基礎設施建設，不斷更新、升級、完善檔案管理軟件，逐步實現檔案管理標注化、規范化、科學化。

2.2 構建統一的檔案管理制度

在推進企業檔案信息化管理的過程中，制度是根本，只有建立相應的管理制度，才能更好地約束和規范檔案管理行為。基于檔案信息化管理的需要，企業要立足實況，建立有效的檔案管理制度，明確檔案信息化管理流程和程序，確保檔案相關工作有序開展；其次，要落實審查機制，對錄入到計算機系統中的檔案信息要及時審查，確保檔案信息真實、完整后方可入檔；再者，要落實責任制，將檔案信息化管理相關責任落實到具體人身上，進而更好地發揮信息化管理的作用[2]。

2.3 加強檔案管理人員的培訓

檔案管理人員能力、素質的高低直接影響到了檔案管理實效。對此，企業要加強檔案管理人員的管理與培訓。首先，基于信息化管理的需要，企業要對檔案管理進行信息化培訓，使檔案管理人員掌握一定的信息化技術，進而提高檔案信息化管理水平；其次，要強化職業素質教育，檔案管理人員必須執證上崗，將檔案管理工作人員的日常表現與其工資待遇掛鉤，以此來約束和規范他們的行為[3]。作為檔案管理人員，更要主動去學習新知識、新方法、新技術，不斷提高自身能力，使自己成為合格的檔案管理人員。

2.4 加強檔案信息化標準建設

檔案管理信息化是一項系統的工作，而要想實現檔案信息化管理，企業應當結合實際，完善檔案管理信息化標準，嚴格按照標準要求來開展檔案管理工作。首先，要將檔案信息化建設納入到整體規劃中去，有步驟、有計劃的推進，制定檔案信息化建設目標；其次，要建立明確的檔案管理信息化流程，嚴明確信息化管理標準，對檔案管理要求作出明確規定，從而真正實現紙質檔案向數字化檔案轉變。

2.5 加強檔案信息安全管理

在推進檔案信息化管理的過程中，檔案信息安全管理是不可忽略的一個問題，一旦檔案信息受到安全威脅，就會影響到檔案的作用發揮。對此，企業必須做好檔案信息安全管理。首先，要從軟、硬件入手，提高檔案信息管理系統的安全性，避免檔案信息系統遭受攻擊；其次，要定期查殺病毒，消除檔案信息系統中一切潛在的隱患[5]。再者，要加大信息安全技術的應用，如身份認證技術、加密技術、數據備份等，以安全技術為手段，保障檔案信息安全，不被惡意攻擊。

3 結語

綜上，檔案管理是企業經營管理中一項重要的工作，做好檔案管理工作，有利于檔案價值的高效發揮，更好地服務企業發展。基于現行社會發展形勢，檔案信息化管理趨勢愈發明顯，企業應當認識到檔案信息化管理的重要性，在推進檔案信息化建設的過程中，抓好檔案信息安全管理，進而提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]黃井明.企業檔案信息化管理的主要問題與強化對策分析[J].中國管理信息化，2017，20（15）：140-141.

[2]林靜.企業檔案信息化管理的問題與對策[J].城建檔案，2016（05）：20-21.

[3]郭健.企業檔案信息化管理存在的問題及對策措施[J].科技與創新，2015（10）：60+63.

[4]張敏.企業檔案信息化管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2015，18（04）：200.

[5]陸華.建筑施工企業檔案信息化管理中的問題及解決思路[J].中國管理信息化，2014，17（11）：51-52.