淺談醫(yī)院文書檔案管理的特征以及創(chuàng)新方法

摘 要：隨著我國醫(yī)療改革的不斷推進，衛(wèi)生檔案管理也在不斷完善和提高，醫(yī)院文書檔案管理工作的壓力越來越大，文書檔案管理工作變得更加繁瑣，由此帶來的許多問題，降低了醫(yī)院文書檔案管理工作的效率。在當今時代背景下，醫(yī)院想要持續(xù)的發(fā)展就必須做好文書檔案管理工作，優(yōu)化文書檔案管理工作制度，創(chuàng)新出更多高質(zhì)量、高效率的管理措施，盡可能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，才能讓醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的更加順利和長遠。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案管理；特征與創(chuàng)新方法

醫(yī)院文書檔案管理工作的內(nèi)容包括：醫(yī)院黨、工、團，辦公室、紀檢、人事、保衛(wèi)、財務(wù)、基建、科教、醫(yī)務(wù)、護理、宣傳、醫(yī)保、公共衛(wèi)生、質(zhì)量管理、醫(yī)院感染管理、信息、招標等科室形成的具有保存價值的收、發(fā)文和會議文件、會議記錄、紀要、重要電話記錄、各類統(tǒng)計報表、出版物原稿和樣本、剪報（不另行文的）等文件材料。此外，還有醫(yī)院的長遠規(guī)劃、年度計劃、醫(yī)院年度工作總結(jié)、各項規(guī)章制度、大事記、學(xué)術(shù)會議、領(lǐng)導(dǎo)會議講話等等。這些文書資料對于醫(yī)院的發(fā)展有著十分重要的意義。然而在實際的醫(yī)院文書檔案管理過程中，還是存在著許多問題，傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院管理工作的需求，只有不斷完善醫(yī)院文書檔案管理工作制度，創(chuàng)新出更多醫(yī)院文書檔案管理工作方法，才能夠促進醫(yī)院不斷發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案管理的特征

由于醫(yī)院文書管理工作的內(nèi)容較為繁瑣復(fù)雜，而需要歸檔整理的文書檔案的種類也較多。我院制定了《文書檔案分類方案》，把文書檔案分為黨群、行政、醫(yī)務(wù)三大類。經(jīng)多年的醫(yī)院文書檔案管理，總結(jié)出醫(yī)院文書檔案管理工作的幾個特性：

1）專業(yè)性。醫(yī)院的工作大部分都是圍繞“以患者為中心”這一目標開展的，在日常工作中會產(chǎn)生很多相關(guān)的文件材料，這些文件材料充分反映了醫(yī)院工作的實際情況，因此，醫(yī)院的文書檔案具有明顯的專業(yè)性。例如：醫(yī)院制定的長遠發(fā)展規(guī)劃、各類醫(yī)療管理制度、學(xué)術(shù)會議、醫(yī)療技能比武、醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療績效考核、醫(yī)院感染管理、新技術(shù)新項目引進、醫(yī)療糾紛的處理等等，而這些資料文件都具有很強的專業(yè)性。

2）多樣性。在醫(yī)院文書檔案管理過程中，所有的文書檔案都是由醫(yī)院綜合檔案科（室）進行歸整處理，我院所有文書檔案通過《文書檔案分類方案》分為3大類：黨群類、行政類、醫(yī)務(wù)類，其中，黨群類又分為黨務(wù)綜合、組織工作、宣傳與精神文明、紀檢、工會團委和其他一些社會監(jiān)督、便民服務(wù)、滿意度調(diào)查等；行政又分為：會議、綜合文秘、內(nèi)部管理、后勤管理、人事管理、財務(wù)管理、其它招標等；醫(yī)務(wù)類分為：醫(yī)療、護理、科研、教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、繼續(xù)教育、藥品管理、醫(yī)療器械管理、公共衛(wèi)生管理、醫(yī)療糾紛、學(xué)會、紅十字會、殘聯(lián)和對口支援等等。這些綜合性文書檔案都是由醫(yī)院管理層人員在日常工作中形成的具有業(yè)務(wù)性、規(guī)范性、政策性以及指導(dǎo)性意義的文件、上級部門來文以及醫(yī)院與其他單位或者是部門交流溝通的文件等等，種類繁多，題材多樣。

3）依附性。醫(yī)院檔案是在醫(yī)院日常工作中產(chǎn)生的，反映了工作人員的全部觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與工作人員工作性質(zhì)密切相關(guān)的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。根據(jù)這一特性，為避免文書檔案資料流失，確保文書檔案的完整性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)范性，各科室兼職檔案人員需要定期收集文書檔案材料，做到文書檔案應(yīng)收必收、應(yīng)存必存。

4）保密性。醫(yī)院文書檔案主要是為給醫(yī)院管理人員提供參考，給工作人員提供利用，但文書檔案利用有一定的要求，有檔案利用管理制度。醫(yī)院的文書檔案部分具有一定程度的保密性。例如：院黨委會議記錄、院辦公會議記錄、重要會議紀要、上級下發(fā)的保密性文件、不對外公開的文件材料等，都是不對外開放查閱的，醫(yī)院工作人員查閱都要履行相關(guān)審批手續(xù)，確保醫(yī)院文書檔案不被泄露。

2 醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新方法

1）完善醫(yī)院文書檔案管理制度。醫(yī)院文書檔案管理工作中，我們需要完善醫(yī)院文書檔案的管理制度，強化文書檔案管理的規(guī)范性。與此同時，醫(yī)院管理人員應(yīng)該遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保醫(yī)院運行工作能夠按照制度要求來進行。通過健全的管理制度，我們可以對醫(yī)院文書檔案管理的每一個步驟進行嚴格的調(diào)控，保證文書檔案管理工作井然有序的進行，促進醫(yī)院文書檔案管理工作效率的提升以及質(zhì)量的加強。

2）強化醫(yī)院文書檔案的質(zhì)量管理。醫(yī)院文書檔案管理工作要求完整、規(guī)范。檔案的形成是經(jīng)過檔案人員將文書材料進行收集、整理、歸檔而產(chǎn)生的，因此文書的質(zhì)量對檔案建立的質(zhì)量有著很大的影響。在醫(yī)院文書管理的過程中，管理人員需要詳細分析醫(yī)院文書的實際情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應(yīng)的措施進行解決，制定出可行性方案進行預(yù)防和調(diào)整。與此同時，醫(yī)院還需要定期開展文書檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)活動，舉辦文書檔案管理知識講座，提高文書檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，促進文書檔案的質(zhì)量有效地提高。此外，醫(yī)院的管理人員需要強化對醫(yī)院文書檔案的監(jiān)督工作，在對文書檔案收集的過程中需要仔細、全面，完成每一個步驟的文書整理后，都需要進行核查，再進行下一步處理流程。

3）規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理機制。在醫(yī)院文書檔案管理工作的進行過程中，各科室形成的文書檔案內(nèi)容各不相同，其中最為核心的檔案管理部門為院辦公室，需要醫(yī)院各科室將文書檔案管理工作的內(nèi)容歸納進辦公室檔案管理的工作內(nèi)容中，并且強化對每個科室部門人員工作監(jiān)督，確保需要的文書能夠按時收集、整理完成。完善的文書檔案歸口管理機制能夠減少文書檔案遺失、重復(fù)、缺頁的情況，促進了文書檔案管理的工作效率，使得醫(yī)院文書檔案的整體管理水平得到了提高。

4）加強檔案信息化管理技術(shù)的建設(shè)。隨著醫(yī)療改革的不斷深入，信息管理技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛應(yīng)用，管理效率和質(zhì)量都得到了一定的提升。為貫徹落實《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》，我院在文書檔案管理過程中，購置了檔案管理軟件，突破傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，用先進的一體化管理方法來實施文書檔案管理工作。各科室兼職檔案員將本科室的文書進行整理歸檔，上傳到檔案管理軟件中，建立文書電子檔號，完成文書檔案的信息化管理。在使用檔案管理軟件時，需要確保信息系統(tǒng)的安全性，盡可能提高醫(yī)院管理系統(tǒng)的安全系數(shù)，促進未來醫(yī)院檔案信息化發(fā)展。

3 結(jié)束語

總之，醫(yī)院文書檔案管理人員應(yīng)該強化對醫(yī)院文書檔案管理的重視程度，積極創(chuàng)新出多樣化的醫(yī)院文書檔案管理方法，明確文書檔案管理工作在醫(yī)院管理工作中的重要地位，促進醫(yī)院管理水平，努力推動醫(yī)院工作的發(fā)展。在醫(yī)院文書檔案管理實踐過程中，文書檔案管理人員需要根據(jù)醫(yī)院具體的發(fā)展情況來制定科學(xué)的醫(yī)院檔案發(fā)展規(guī)劃，最大程度提高醫(yī)院不斷高速的發(fā)展。

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作者簡介

謝文茹，女，漢，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：綜合檔案的管理。