醫院會計檔案管理存在的問題及建議

楊瑞紅

關鍵詞：醫院 ?會計檔案 ?問題 ?建議

一、醫院會計檔案管理的重要性

隨著醫療體制的改革和醫療衛生事業的發展，醫院管理者要根據醫院的經濟運行情況做出醫院發展的經濟決策。使醫院管理者通過查閱會計檔案，分析往年經濟指標、對比分析各年度的財務數據和業務收支情況，利用技術上的優勢，了解醫院的經濟結構和發展趨勢，制定適合醫院發展的方針戰略決策。會計檔案為醫院的經濟決策提供了強有力的數據依據，能更好的促進醫療衛生事業的發展。

二、醫院會計檔案管理中的問題

隨著醫院病人的增多和業務工作量的增長，以及稅務審計部門的相關要求，還有新的結算方式的不斷更新變革，醫院會計檔案數量不斷地增長，管理難度增加。新會計檔案管理辦法的實施也對醫院會計檔案管理提出了更高要求，但目前會計檔案的管理水平未能達到新制度的要求，也與醫院整體發展不匹配，主要表現為以下幾方面的問題：

（一）會計檔案存儲空間不足，管理難度加大

由于醫療行業的特殊性，在醫院發展過程中堅持的是以改善就醫環境，提高醫療服務水平為中心，因此在醫院的規劃建設中很少考慮檔案用房，沒有意識到會計檔案管理對醫院整體管理的重要性。以某三甲專科醫院為例，2017年度會計憑證超過1000本，平均每月90多本憑證，是2012年的2.5倍，近5年是該院會計憑證增長最快的時期，每年以近20%的速度遞增。但會計檔案存儲空間依舊是十幾年前的水平。存放空間嚴重不足，無法適應醫院日益增長的業務需求，同時在檔案管理的設施配備上，缺少防潮、防火、防塵等相關的調控設備，給會計檔案管理工作增加了難度，影響會計檔案管理的規范性。

（二）紙質會計檔案質量不高，不利于環保

會計資料是記錄和反映醫院實際發生的經濟業務事項的會計專業資料，是醫院檔案資料的重要組成部分。長期以來大家習慣于傳統的會計模式，紙質的會計資料較多，為會計核算人員和檔案管理人員增加了工作難度。仍以上述醫院為例，2017年每月的會計憑證中，其中藥品和耗材33本，門診住院收入12本，貧困患兒補助16本，其余均為日常業務報銷憑證。上述憑證中未包括每月約34000張的POS機結算單，由財務部門單獨保管。近幾年按審計稅務部門的要求，應對每份發票的真實性進行核實，尤其是醫藥耗材類的發票，為此每張報銷發票均附有發票真偽查詢單，每月的發票查詢單占整個原始憑證的五分之一還要多，給會計審核人員及檔案管理人員增加了很大的工作量。另外，在醫院綜合運營管理系統下，醫院的物資采購及其他業務已經實現網上申請、審核和審批，但在實際工作中，仍將電子資料打印成紙質材料作為原始憑證，與新辦法提倡的綠色環保發展理念相違背，既降低了會計檔案的整體質量，也與新時期下醫院的經濟發展不適應。

（三）未將會計檔案信息化管理

新的會計檔案管理辦法要求歸檔范圍內的電子會計資料應以電子形式存儲，作為電子會計檔案進行保存。目前大部分醫院會計檔案管理仍是以紙質檔案為主，所利用的電子信息僅是賬務查詢及數據備份，未配置相應的電子會計檔案信息化管理系統對會計檔案進行科學、有效的管理和利用。

（四）會計檔案管理人員綜合業務水平有待提高

醫院的會計檔案管理人員主要是由財務人員擔任，其熟悉財務知識及會計核算工作，但不了解檔案管理的專業知識，缺乏必要的檔案管理技能及計算機應用技能。實際工作中，醫院往往只配備一名會計人員負責檔案管理工作，會計憑證的收集、整理及裝訂工作占據會計檔案人員的大量時間和精力，還有服務于各部門的查賬、資料復印等工作。會計檔案管理人員綜合業務水平的欠缺，無法保證會計檔案管理工作高效運行。

三、加強會計檔案管理的措施及建議

（一）加強醫院管理者對檔案管理工作的重視

會計檔案承載了醫院自建院以來的所有經濟資料，是醫院全部的經濟活動的反映。醫院領導應當加強對會計檔案工作的重視，建立健全醫院檔案管理制度。加大檔案管理中的人力、物力、財力的投入，改善會計檔案存放環境，確保會計資料的安全、完整，是實現會計檔案管理的根本保證。

（二）建立和完善會計檔案管理制度

醫院應當根據新的會計檔案管理辦法，結合單位實際情況制定并完善醫院會計檔案管理制度。在會計檔案的收集、移交、保管、借閱、銷毀等環節，制定嚴格的管理制度，指定專人定期檢查和考核，并將檢查結果記錄在案，報告主管領導。醫院領導和檔案管理人員要從思想上、行動上加以重視，避免歸檔不及時，銷毀手續不完備，查閱制度不規范，移交手續不齊全等不規范的行為發生。

（三）加強醫院電算化會計檔案管理

為了適應醫院信息化水平和精細化管理程度的要求，醫院要建立會計檔案的數據庫，利用計算機和新的網絡技術等信息技術手段管理會計檔案。醫院不僅要保管好紙質檔案，更要保管好有關電子數據、軟件資料等。新會計檔案管理辦法，闡述了電子會計檔案管理的必要性，明確了電子會計檔案的歸檔范圍及管理要求，醫院要極力推進電子會計數據的開發和利用，使會計檔案電算化水平進一步提高，更好的為醫院決策和管理提供數據支持。

（四）提高會計檔案管理人員的綜合素質

會計檔案管理具有特殊專業性和信息性，既具備會計業務知識，又有計算機技能，并熟悉通迅等電子軟件方面知識，醫院要加大人才方面的投入，定期組織會計檔案人員進行培訓，包括專業知識方面的培訓和職業道德方面的培訓，提高會計檔案管理人員的綜合素質，以適應大數據時代下電子會計檔案管理的需要，確保會計檔案工作有效管理。

四、結束語

綜上所述，在新會計檔案管理辦法全面實施的背景下，醫院必須重視會計檔案管理工作，加強會計檔案管理人員的培訓，不斷健全和完善會計檔案管理制度，提高檔案管理的質量，建立和完善檔案管理考評制度，提高會計檔案管理人員的綜合素質，充分發揮會計檔案的社會效益和經濟效益，推動醫院會計檔案管理工作的創新發展，以此提高醫院的財務管理水平，發揮財務管理的作用，適應醫院改革的浪潮，促進醫院持續、穩定和健康的發展。

參考文獻

[1]中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號 會計檔案管理辦法， ?2015，12，11.

[2]田新雨.新形勢下加強醫院會計檔案管理的思考[J].現代經濟信息， ?2016，04，25.