檔案教育培訓(xùn)存在的問(wèn)題及其解決方案初探

文/雒蕊蕊

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，檔案人員教育培訓(xùn)是促進(jìn)單位檔案工作水平不斷提升的重要途徑。檔案工作基本環(huán)節(jié)較多，因此檔案教育培訓(xùn)涉及面廣、技術(shù)性強(qiáng)。文章從基層單位檔案培訓(xùn)現(xiàn)狀談起，揭示了培訓(xùn)中易出現(xiàn)的一些問(wèn)題，并對(duì)其進(jìn)行客觀縱深分析，進(jìn)而從單位自身、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、課程設(shè)置、參訓(xùn)人員效果檢驗(yàn)等方面提出有效的解決方法

一、檔案教育培訓(xùn)的意義

檔案教育培訓(xùn)是單位加強(qiáng)檔案工作的一項(xiàng)具體內(nèi)容，是檔案人員提高自身政治素質(zhì)、理論水平和業(yè)務(wù)技能的重要途徑，是提升單位檔案工作水平的重要方式。通過(guò)培訓(xùn)能夠充分激發(fā)檔案工作人員的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，有利于充分發(fā)掘檔案人員的潛能。檔案管理人員在經(jīng)過(guò)全方位、寬領(lǐng)域、多觸點(diǎn)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)后，他們的工作水平必將得到專(zhuān)業(yè)性、持續(xù)性、系統(tǒng)性的提升，為不斷提升單位檔案工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化水平奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、檔案教育培訓(xùn)的基本目標(biāo)

一般來(lái)講，無(wú)論是檔案專(zhuān)業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)還是基層單位，開(kāi)展檔案教育培訓(xùn)的目的和目標(biāo)，就是通過(guò)有計(jì)劃地對(duì)不同知識(shí)水平，不同年齡階段的專(zhuān)兼職人員開(kāi)展分層次、多梯度、有重點(diǎn)的教育培訓(xùn)，幫助檔案人員解決在貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)、檔案整理歸檔和保管利用等工作環(huán)節(jié)中的疑惑，有效提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展。

三、檔案教育培訓(xùn)現(xiàn)狀和潛在問(wèn)題

目前，大多數(shù)單位的檔案教育培訓(xùn)都能夠列入單位教育培訓(xùn)計(jì)劃，從實(shí)施率、培訓(xùn)次數(shù)、受訓(xùn)人員等方面講，檔案教育培訓(xùn)取得了一定效果，但是從長(zhǎng)期效果來(lái)看，在培訓(xùn)實(shí)施目的、實(shí)施過(guò)程、實(shí)施效果等方面存在以下問(wèn)題：

1.檔案培訓(xùn)內(nèi)容缺乏針對(duì)性和實(shí)效性，學(xué)習(xí)效果欠佳

目前，檔案教育培訓(xùn)由許多不同性質(zhì)的機(jī)構(gòu)和部門(mén)來(lái)承辦，包括各級(jí)檔案行政管理部門(mén)、大專(zhuān)院校、檔案中介機(jī)構(gòu)和行業(yè)系統(tǒng)與單位內(nèi)部的檔案教育培訓(xùn)。有些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)缺乏認(rèn)定，這些檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)不僅數(shù)量多，而且培訓(xùn)資質(zhì)、師資力量、硬件設(shè)施、課題選擇上差別很大，因而造成檔案培訓(xùn)質(zhì)量參差不齊，效果不佳。主要表現(xiàn)在一是課程設(shè)置專(zhuān)業(yè)型、實(shí)用性不強(qiáng)，難以適應(yīng)基層檔案人員的實(shí)際需求；二是培訓(xùn)時(shí)間短內(nèi)容多，很難使參加培訓(xùn)的檔案人員達(dá)到理解掌握、融會(huì)貫通的目的。

2.檔案人員對(duì)教育培訓(xùn)存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)

檔案人員面對(duì)眾多的檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，在選擇參加培訓(xùn)的認(rèn)識(shí)上存在著以下誤區(qū)。一是不看培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和內(nèi)容，只看培訓(xùn)時(shí)間和地點(diǎn)。沒(méi)有將培訓(xùn)內(nèi)容、自身需求和單位檔案工作的實(shí)際結(jié)合起來(lái)進(jìn)行選擇，只是為了觀光散心敷衍完成任務(wù)。二是只看發(fā)證不發(fā)證，不看實(shí)際需要不需要。三是重外部培訓(xùn)輕內(nèi)部培訓(xùn)。很多人只愿參加外面的培訓(xùn)，不愿參加行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的培訓(xùn)。四是找借口讓別人替代培訓(xùn)。這些在選擇上的誤區(qū)，都嚴(yán)重影響到了培訓(xùn)效果和作用，也給單位造成了不必要的損失和浪費(fèi)。

3.培訓(xùn)效果追蹤監(jiān)督不到位

有些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)沒(méi)有建立培訓(xùn)效果監(jiān)督檢查機(jī)制，無(wú)法從制度上進(jìn)行必要的監(jiān)督，從而讓學(xué)習(xí)流于形式。有的培訓(xùn)人員也缺乏應(yīng)有的責(zé)任心，沒(méi)有主動(dòng)定期匯報(bào)培訓(xùn)后的工作效果。培訓(xùn)部門(mén)和參訓(xùn)人員雙方面職責(zé)的缺失，造成了培訓(xùn)效果的不理想。

四、提升檔案培訓(xùn)效果的有效途徑

要提升檔案培訓(xùn)的效果，不僅要廣大檔案人員充分認(rèn)識(shí)到檔案培訓(xùn)工作的必要性和重要性，主動(dòng)參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，自覺(jué)接受培訓(xùn)監(jiān)督，而且要相關(guān)部門(mén)的高度重視和協(xié)調(diào)配合，共同做好檔案培訓(xùn)工作，才能使檔案培訓(xùn)達(dá)到理想的效果。

1.培訓(xùn)機(jī)構(gòu)要結(jié)合檔案工作具體內(nèi)容，分層次開(kāi)展培訓(xùn)工作

檔案工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、提供利用等基本環(huán)節(jié)，因此檔案教育培訓(xùn)涉及面廣，培訓(xùn)設(shè)置課程較多，從實(shí)際操作的層面上講，單位檔案培訓(xùn)是一個(gè)全面漸進(jìn)的過(guò)程，可以由淺入深分為三個(gè)層次：初級(jí)層次是檔案基礎(chǔ)理論教育和檔案歷史教育，目的是增加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高人員檔案意識(shí)和政治素質(zhì)，適用人員是新從事檔案工作的人員以及兼職檔案員；中級(jí)層次是對(duì)各類(lèi)型檔案整理規(guī)則方法的培訓(xùn)，目的是提高管理人員的實(shí)際動(dòng)手能力，適用人員是單位中的專(zhuān)職檔案管理員；最高層次是建立改進(jìn)檔案各項(xiàng)工作體系和檔案信息資源開(kāi)發(fā)，目的是提高人員綜合管理和編研修志能力，適用人員是檔案管理骨干人員。從中我們可以看到，日常我們見(jiàn)到最多的是中級(jí)層次的培訓(xùn)。

2.基層單位要認(rèn)真細(xì)致地做好培訓(xùn)前的調(diào)研摸底工作

基層單位要達(dá)到檔案培訓(xùn)的預(yù)期效果，首先要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際情況，認(rèn)真開(kāi)展檔案工作人員基本情況調(diào)研，建立專(zhuān)兼職檔案人員基本信息庫(kù)，全面掌握本單位檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作狀況及培訓(xùn)需求等基本情況。在制訂培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)，認(rèn)真對(duì)照檔案培訓(xùn)的三個(gè)層次深入分析，在準(zhǔn)確把握檔案干部隊(duì)伍現(xiàn)狀和培訓(xùn)需求的基礎(chǔ)上，按照“缺什么、補(bǔ)什么，誰(shuí)干事、培訓(xùn)誰(shuí)”的原則，認(rèn)真研究制定培訓(xùn)計(jì)劃，統(tǒng)籌安排各項(xiàng)培訓(xùn)，提高培訓(xùn)工作的系統(tǒng)性、針對(duì)性、實(shí)用性和有效性。

3.檔案人員要提高認(rèn)知水平，正確選擇檔案培訓(xùn)課題

從個(gè)體角度來(lái)講，檔案人員在選擇培訓(xùn)前，要認(rèn)真分析自身工作中存在的問(wèn)題，從客觀條件、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)協(xié)作、技能素質(zhì)、時(shí)間因素等方面確定自身的培訓(xùn)需求，積極主動(dòng)地提出培訓(xùn)要求，并要對(duì)學(xué)習(xí)效果能夠準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，通過(guò)定向技能培訓(xùn)后，切實(shí)提高自身實(shí)際操作能力，圓滿(mǎn)完成自身承擔(dān)的職責(zé)任務(wù)。

4.相關(guān)部門(mén)要各司其職，提高培訓(xùn)工作的協(xié)調(diào)性

檔案培訓(xùn)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、持續(xù)性、漸進(jìn)性工作，相關(guān)部門(mén)要各司其職，相互協(xié)調(diào)，才能確保實(shí)效。教育培訓(xùn)主管部門(mén)要根據(jù)本年度培訓(xùn)計(jì)劃情況，確定培訓(xùn)人數(shù)、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式。單位培訓(xùn)主管部門(mén)負(fù)責(zé)制定單位統(tǒng)一的人員培訓(xùn)計(jì)劃，指導(dǎo)檢查評(píng)價(jià)培訓(xùn)實(shí)施效果。檔案主管部門(mén)要從提升檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作水平出發(fā)，制定好中長(zhǎng)期培訓(xùn)規(guī)劃和年度計(jì)劃，組織實(shí)施好受訓(xùn)人員的具體培訓(xùn)工作，通過(guò)部門(mén)間培訓(xùn)信息的無(wú)縫對(duì)接增強(qiáng)檔案培訓(xùn)工作的計(jì)劃性、緊湊性。

5.提高全員檔案意識(shí)，提高培訓(xùn)執(zhí)行效果

檔案培訓(xùn)并不僅僅是檔案培訓(xùn)人員、人員所在單位、培訓(xùn)主管部門(mén)的事情，培訓(xùn)要取得顯著效果，需要多部門(mén)、各業(yè)務(wù)人員的密切配合。因此要加強(qiáng)全員檔案意識(shí)，廣大檔案人員既要突破檔案工作傳統(tǒng)的局限性，通過(guò)文件、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、廣播等多種途徑學(xué)習(xí)、宣傳和掌握檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，又要善于利用現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、工作實(shí)踐的機(jī)會(huì)，增強(qiáng)自身的檔案知識(shí)、保密意識(shí)，積極主動(dòng)的完成好各項(xiàng)檔案工作，提高檔案工作的質(zhì)量和效果，使培訓(xùn)的效果得到最大地發(fā)揮。

6.嚴(yán)格考核，提高培訓(xùn)的實(shí)效性

檔案人員培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)主管部門(mén)和檔案主管部門(mén)都要對(duì)培訓(xùn)效果及時(shí)進(jìn)行總結(jié)。培訓(xùn)主管部門(mén)重點(diǎn)考查人員此次培訓(xùn)課程的掌握程度，以及對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)性意見(jiàn)等，進(jìn)一步強(qiáng)化和規(guī)范人員培訓(xùn)檔案管理，嚴(yán)格執(zhí)行培訓(xùn)登記和培訓(xùn)總結(jié)記錄管理。檔案主管部門(mén)要進(jìn)行培訓(xùn)工作效果追蹤，特別是要加強(qiáng)對(duì)具體工作執(zhí)行力的檢查。將人員培訓(xùn)情況和考核成績(jī)作為履職考核的重要依據(jù)，使參訓(xùn)人員努力做到學(xué)習(xí)與運(yùn)用相統(tǒng)一，力戒學(xué)用脫節(jié)。

總之，檔案培訓(xùn)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、復(fù)雜性工作，各基層單位要對(duì)檔案培訓(xùn)工作高度重視，要通過(guò)建章立制，控制培訓(xùn)過(guò)程，規(guī)范培訓(xùn)程序，完善培訓(xùn)措施，最終達(dá)到重在實(shí)效的目的。各級(jí)檔案人員要緊密結(jié)合單位工作實(shí)際，牢固樹(shù)立大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感、使命感，積極主動(dòng)做好檔案工作，為單位各項(xiàng)工作提供好優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。