淺談大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

許蘭香 青島市教育人才綜合服務中心

基于大數據時代的發展，信息技術被廣泛應用于事業單位的人事管理中，具有提高工作效率，保證事業單位人事檔案的準確度與完整性的特點。所以需要工作人員進行深入研究，將信息技術與人事管理進行有機結合。

一、大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的重要性

對事業單位來說，人事檔案是人才信息最基本、最主要的來源。管理人員能夠通過此了解每位員工的基本情況、素質能力、事業軌跡等方面內容，也是管理人員培養人才、選拔人才的重要依據。通過信息化技術，能夠提高人事管理工作的效率，并且降低人事檔案遺失或者造假等情況出現的可能性，保證人事檔案的完整性。同時，信息化中的保密功能，能夠避免人事檔案信息泄漏。在人事檔案中，需要具有較高的保密性，運用信息技術能夠實現對人事管理進行保密，因此，需要工作人員提高自身技能，促進計算機技術在此工作中使用的時效性[1]。

二、事業單位人事檔案創新管理如何在大數據時代下進行

(一)轉變管理觀念

在傳統的人事檔案管理中，工作人員的工作意識淡薄，具有隨意性，所以在大數據時代下，需要轉變員工對人事檔案管理工作的觀念。首先，提高對人事檔案管理的認識。目前，在人事檔案內容不斷擴張的情況下，工作人員需要深入挖掘經濟時代檔案工作中新的內涵和特點，適應信息時代給人事檔案工作所帶來的改變。其次，事業單位的領導人員需要對此項工作形成全面的認知，并積極引入新的觀念，加強管理力度，從而建立順應時代發展的管理制度，使人事管理工作有章可循。最后，工作人員應通過多種渠道、方式，主動開發人事檔案的信息資源，不斷深化大數據理念，從而推動事業單位人事檔案管理信息化的進程。同時，領導人員應加強宣傳力度，培養員工的創新意識，促進事業單位人事管理工作的高效發展[2]。

(二)加強基礎建設

加強基礎設施建設是推動人事管理創新的必要條件，單位需要根據大數據的應用需求，增加對人事管理基礎建設的資金投入，配置先進的計算機和網絡系統，建立與之配套的零件設施，保證計算機設備的良好運行，從而促進信息技術與人事檔案管理的有機結合。同時，做好防火、防潮以及防盜工作，保障員工與設施的安全。例如，烏拉蓋管理區完成784 卷干部人事檔案數字化建設工作，實現檔案電子化信息查詢，為干部人事檔案的管理、以及服務干部選拔任用等工作提供便利條件。該管理區黨工委組織部積極籌措專項經費，多方了解比較系統建設所用設備的性能、價格，完成設備選型、采購及系統調試等工作，相關軟硬件設備均已投入運行。安排專人逐卷逐頁進行掃描質量檢查，發現圖片模糊、目錄敘述不清、材料歸類不準等錯誤當場糾正，確保掃描圖片清晰、數據準確、裝訂規范。

(三)提高管理人員能力

第一，事業單位管理人員應建立獎勵與問責機制。需要管理人員合理分配工作任務，將責任落實到個人，并且對其進行定期考核，對于工作積極，完成工作效率高、效果好的員工給予獎勵與表彰；對工作消極，難以按時完成工作的員工，采取相應的懲罰措施。第二，對員工進行定期的培訓。提高其管理技能和運用計算機技術的水平，加強其對信息技術的重視，從而提高工作效率。例如，東坡區召開事業單位人事檔案數字化工作培訓會。此次培訓會既是在新要求下，對干部工作的新需要，又是解決困擾干部檔案管理多年頑疾的新舉措。事業單位干部人事檔案數字化管理標志著東坡區人事檔案管理工作將由傳統的館藏文書形式變為網絡數字化管理，將全面提升其現代化管理水平，具有十分重要的現實意義。

(四)建立健全管理機制

在事業單位檔案管理中，為了適應大數據時代的發展，需要健全以下管理機制：第一，領導人員應根據員工的實際情況完善人事檔案的管理機制，為員工的工作提供方向，需要其嚴格遵守規章制度，完成檔案資料的收集、整理、歸檔以及調檔等方面的工作，從而保證工作的準確性。第二，領導人員應建立人事檔案的數據管理平臺。將事業單位的各個員工信息資料進行統一的管理，實現信息共享，從而為員工的工作提供便利。例如，吉州區在干部檔案管理工作中積極拓展信息化思維，按照“統籌規劃、突出重點、分步實施、安全高效”的原則，穩步推進項目實施。該區成立干部人事檔案數字化工作領導小組，負責數字化工作的協調和落實，使干部檔案管理工作更高效、安全、規范。目前，該區已有612 冊干部人事檔案完成數字化工作，為下一步實現紙質檔案與電子檔案雙軌運行，推動干部人事檔案由數字化向信息化邁進奠定了基礎。

三、結語

綜上所述，大數據的發展能夠提高事業單位人事管理工作時效性，需要管理人員充分認識到人事檔案管理的重要性，改善管理方法，從而提高員工的綜合素質，促進人事檔案管理工作的發展。