事業單位中人事檔案實施規范化管理的重要性

張沫 吉林省白山市渾江區城鄉居民社會養老保險管理中心

事業單位作為我國行政行業劃分體系中的重要組成部分，體系內人員信息的真實性和有效性越來越受到大眾的關注，將公開化、群眾化、民主化貫徹于選人、用人工作的始終，成為適應社會發展的重要步驟。在事業單位的發展實踐中，必須做好人事檔案的規范化管理，不斷提升人事檔案的管理成效與質量，突出人事檔案管理的重要性，多措并舉全面提升人事檔案管理的整體質量。

一、事業單位中人事檔案管理中存在的問題

人事檔案是事業單位日常管理中的重要內容，發揮著關鍵性的作用。在人事檔案管理實踐中，應該充分突出它的重要地位，多措并舉全面創新人事檔案管理方法。當前，在事業單位人事檔案管理過程中，尚存在著較為突出的問題，這在很大程度上制約著人事檔案管理的質量，同時也影響著事業單位的長效可持續發展。第一，缺乏對人事檔案管理的認識，檔案管理制度陳舊或缺乏效力。在事業單位人事檔案管理實踐中，部分領導干部并沒有充分認知到檔案管理的重要性，而是將人事檔案管理等同于普通的行政管理，這在很大程度上影響和制約著檔案管理的質量。同時，在人事檔案管理過程中，領導干部也沒有結合實踐來建構完善系統的管理制度，致使人事檔案管理相對比較隨意。若領導干部缺乏重視，那么基層員工同樣也會忽略這項工作的重要價值和意義，無論是在檔案的整理搜集，亦或是檔案的利用等過程中，都難以提升重視。比如在人事檔案的歸檔整理的階段，基層人員缺乏應有的重視，使得他們不注重信息的真實性與統一性，表現出較大的隨意性，致使檔案失真問題屢屢出現。第二，人事檔案的管理人員素養參差不齊，缺乏專業型管理人才。在現階段人事檔案管理實踐中，明顯缺乏業務能力強、專業素養高的專職人才，部分事業單位甚至將檔案管理部門作為“養老部門”，將一些“老弱病殘”等派遣到管理崗位上，他們可能缺乏專業的檔案管理知識，同時也缺乏嚴謹負責的工作態度，這都在很大程度上影響著人事檔案管理的整體質量。同時，在人事檔案管理實踐中，管理人員缺乏保密意識，管理手段也沒有與時俱進，檔案管理信息化進程推進緩慢。

二、事業單位人事檔案實施規范化管理的路徑

在社會經濟全面快速發展的過程中，事業單位扮演著非常重要的服務以及管理等角色。作為事業單位各項管理中的基礎內容，人事檔案管理是非常重要的。積極實現人事檔案管理的規范化，能夠最大程度發揮人事檔案管理的價值，同時也能夠全面促進事業單位的健康可持續發展。基于此，在人事檔案管理實踐中，應該運用科學的實施路徑，切實優化人事檔案管理的整體成效。

(一)優化檔案管理意識，完善檔案管理制度

檔案管理是一項系統且復雜的工作，在檔案管理過程中，若缺乏科學的檔案管理意識，缺乏系統的檔案管理制度，勢必影響著檔案管理的整體成效。基于此，在檔案管理實踐中，必須注重意識的優化，同時結合管理實踐來完善各項制度，不斷細化檔案管理的規章制度。無論是領導干部，還是基層人員，都應該將檔案管理擺在重要位置，以高度負責的態度來認真對待檔案管理工作。與此同時，事業單位在人事檔案管理過程中，還應該將規章制度“上墻”，無論是檔案管理人員，還是檔案使用人員，都應該嚴格按照規章制度辦事，依托規章制度來完善檔案整理，依托使用制度來提升使用安全，以清晰明確的檔案管理制度來整體優化檔案管理的成效，科學提升檔案管理的整體質量。事業單位在檔案管理制度的構建過程中，應該同步落實權責意識，將規范化管理與工作職責、績效考核等同步掛鉤，促使檔案管理部門以及檔案使用部門都能夠遵循規范合理的要求和原則。

(二)提升管理人員素養，打造專業管理團隊

在事業單位人事檔案管理實踐中，人是非常重要的元素，若管理人員自身素養不高，或者管理人員缺乏管理知識，自然難以提升人事檔案管理的整體規范性。因此，在人事檔案管理實踐中，應該著重提升管理人員的素養，積極打造專業的管理團隊。一方面，在事業單位人事檔案管理實踐中，應該全面提升管理人員的素養，結合管理實踐來配置專業的管理人員，同時加強管理人員的崗位培訓以及技能教育等。另一方面，事業單位在人事檔案管理過程中，還應該構建專業化的管理團隊，在優化他們的業務素養的同時，還應該著重培養他們的政治素養、管理素養等。政治素養的優化，能夠促使管理人員夯實保密意識，管理素養的優化能夠促使管理人員實現人事檔案的開發式管理。

(三)完善數字化建設，充分利用信息技術手段

在事業單位人事檔案管理實踐中，整體優化檔案管理規范性，不斷凸顯人事檔案的重要價值，應該積極推進檔案數字化建設，切實優化檔案管理的信息化進程。一方面，事業單位應該積極將紙質檔案轉變為數字化檔案，這便于檔案管理的快捷統一，同時也利于檔案的共享與利用。另一方面，事業單位還應該構建安全等級高的內部信息化管理系統，通過相關權限的設定來實現人事檔案的調閱以及利用等。

三、結論

人事檔案管理是事業單位各項管理中的重要內容，事業單位在進行人事檔案管理實踐中，應該積極實現規范化管理，不斷提升檔案管理的質量與成效，切實優化檔案管理人員的專業素養，積極建構信息化系統，不斷提升人事檔案管理的整體水平。