如何做好互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的醫(yī)院檔案管理

羅克

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的文件、圖表、錄音、錄像、照片等各種類型的文書、影音資料以及醫(yī)院、科室、個(gè)人獲得的證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)碌葘?shí)物資料。醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的記載和醫(yī)院文化的傳承，為醫(yī)院文化建設(shè)提供服務(wù)，為醫(yī)院管理和發(fā)展提供第一手資料。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，應(yīng)該妥善整理和保存。作為綜合性醫(yī)院的檔案管理者，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，全面掌握信息技術(shù)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)，找到適合醫(yī)院檔案發(fā)展的途徑，促使醫(yī)院檔案為醫(yī)院發(fā)展提供有力支撐。現(xiàn)就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題的解決辦法進(jìn)行如下討論。

一、現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.收集檔案信息的意識(shí)不強(qiáng)。在醫(yī)院，醫(yī)療工作被視為醫(yī)院的頭等大事，而檔案資料管理由于不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，往往被院領(lǐng)導(dǎo)以及醫(yī)務(wù)人員忽視，出現(xiàn)各臨床及職能科室檔案歸檔較差的現(xiàn)象。

2.沒(méi)有形成檔案統(tǒng)一管理的格局。目前，絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理都是分散管理模式，造成了不必要的人力、物力的浪費(fèi)，同時(shí)也會(huì)造成檔案資料的連續(xù)性和完整性較差，不利于院史及科史的回顧和建立。

3.檔案相關(guān)專業(yè)知識(shí)薄弱。各部門（科室）對(duì)該部門（科室）的檔案資料的歸檔內(nèi)容和歸檔時(shí)間認(rèn)識(shí)不清晰。造成了檔案收集的完整性、連續(xù)性，時(shí)效性較差。

4.硬件設(shè)施投入不足。檔案室面積狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。專業(yè)檔案管理人員不足，不能及時(shí)完成日常的檔案管理工作。另外檔案管理的設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后也同樣制約檔案的發(fā)展。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為檔案的電子信息化提供了有力條件，但是相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備及復(fù)印機(jī)、掃描儀等資源不足的現(xiàn)象也普遍存在。

5.檔案資料的利用率較低。目前醫(yī)院檔案資料中利用較好的是個(gè)人的科研業(yè)績(jī)和文書檔案，對(duì)其他類型的檔案資料利用率較差，造成有些檔案資料止步于貯存而沒(méi)有得到較好的開發(fā)利用，這也影響了部門（科室）收集檔案的積極性。

6.電子版檔案比例較少及檔案的電子化率較低。目前醫(yī)院檔案的電子化率低，電子版的檔案比較少，不利于檔案的管理和統(tǒng)一。

二、解決對(duì)策

1.組建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。由院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各機(jī)關(guān)和臨床科室主任主抓，科室設(shè)置專職或兼職檔案管理員，檔案室管理人員要主動(dòng)對(duì)科室檔案管理員進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，最好將檔案管理納入目標(biāo)考核，設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。

2.對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。嚴(yán)格按照《醫(yī)院檔案管理?xiàng)l例》對(duì)醫(yī)院的各種檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案室工作人員負(fù)責(zé)對(duì)各部門（科室）的專職和兼職檔案管理員進(jìn)行定期檔案相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，提升檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們更加熱愛(ài)自己的工作，達(dá)到檔案收集的規(guī)范性、完整性和及時(shí)性。

4.提升檔案室的硬件設(shè)施，包括增加庫(kù)房和檔案管理人員，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，應(yīng)該科學(xué)地有計(jì)劃地分批次地將醫(yī)院的各種檔案資料數(shù)字化（掃描，拍照等方法）網(wǎng)絡(luò)化，方便檔案的保存和利用。在收集文書檔案資料時(shí)，如果有電子版一定要同時(shí)收集。

5.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)主動(dòng)提供服務(wù)，檔案工作的最終目的是為了滿足使用者對(duì)檔案的利用，因此，檔案工作者應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)理念，為使用者提供更加主動(dòng)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

6.健全管理制度規(guī)范業(yè)務(wù)流程，首先從整體上加強(qiáng)檔案室的制度建設(shè)，切實(shí)發(fā)揮院檔案室對(duì)全院不同部門檔案工作在業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)作用，對(duì)檔案人員施行分散管理統(tǒng)一考核。其次是加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷補(bǔ)充精兵強(qiáng)將加入檔案隊(duì)伍，采取有效措施激勵(lì)他們及時(shí)、主動(dòng)、認(rèn)真收集不同門類的檔案材料，為醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化打好基礎(chǔ)。

7.電子檔案數(shù)量在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，在收集檔案時(shí)要盡量做到電子檔案和紙質(zhì)版檔案同時(shí)收集；并有計(jì)劃地把原有的紙質(zhì)版檔案電子化，網(wǎng)格化，同時(shí)將所有檔案都錄入到電腦，要做到全文檢索和語(yǔ)義檢索。

三、醫(yī)院需要?dú)w檔的檔案種類

按內(nèi)容分，主要有三大類：

1.文書檔案，各職能科室在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料。如黨群行政類檔案（院辦、人事科、科教部、物價(jià)辦、醫(yī)保辦、外事辦黨辦、紀(jì)檢監(jiān)察辦、工會(huì)審計(jì)科法律事務(wù)辦、后勤服務(wù)部）。

2.科技檔案由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而形成的檔案材料。如科研檔案、基建檔案等（科教部、基建科、個(gè)人科研論文、課題）。

3.專門檔案指在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如財(cái)會(huì)類檔案（財(cái)務(wù)部），設(shè)備類檔案（采購(gòu)部），醫(yī)療類檔案（醫(yī)務(wù)部護(hù)理部），聲像類檔案（院辦、研辦、多功能廳、各臨床科室），實(shí)物類檔案（院辦、防火辦部分），教學(xué)類檔案（研辦部分）。

四、醫(yī)院主要檔案歸檔時(shí)間

1.醫(yī)院各黨務(wù)及行政職能部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年3月底前歸檔。

2.醫(yī)院教學(xué)部門的教學(xué)類管理性的文件材料（紙質(zhì)檔案）于次年3月末前歸檔。

3.醫(yī)院各科研、基建等部門，應(yīng)在項(xiàng)目完成后2個(gè)月內(nèi)歸檔。

4.醫(yī)院的大型儀器設(shè)備在開箱驗(yàn)收后及時(shí)歸檔。

5.醫(yī)院人員的論文、論著、課題合同及獲獎(jiǎng)證書應(yīng)在發(fā)表、獲得后1個(gè)月內(nèi)歸檔。

6.當(dāng)年的財(cái)務(wù)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管1年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部門編制案卷目錄一式3份，財(cái)務(wù)部門留存1份；其余2份連同財(cái)務(wù)檔案一并于次年5月底前全部交檔案館保管。

五、檔案管理實(shí)施流程（PDCA）

1.Plan：在主管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下，檔案室負(fù)責(zé)制定檔案規(guī)章制度，明確檔案收錄范圍及檔案收集、分類規(guī)范，明確各類檔案文件的歸檔截止日期。

2.Do：科室設(shè)立的兼職檔案管理員負(fù)責(zé)將本科室的檔案資料收集齊全，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)將檔案文件分類、整理并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，上交到檔案室統(tǒng)一管理。

3.Check：檔案室的檔案員監(jiān)督各科室上報(bào)檔案資料情況，對(duì)檔案資料規(guī)范性、完整性及上報(bào)的及時(shí)性進(jìn)行檢查，并做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，定期上報(bào)檔案工作情況。定期對(duì)各科室檔案管理員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)。

4.Action：建立責(zé)任負(fù)責(zé)制度。以科室為單位，科室主任負(fù)責(zé)制，對(duì)檔案收集整理不合格及不及時(shí)的科室加強(qiáng)督促，對(duì)檔案工作處理較好的科室進(jìn)行嘉獎(jiǎng)。

綜上所述，檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中起到重要作用，是醫(yī)院發(fā)展的無(wú)形動(dòng)力。因此，分析醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，找到科學(xué)合理的解決方法，是目前檔案管理亟待解決的問(wèn)題。

通過(guò)組建檔案管理小組，實(shí)行檔案的統(tǒng)一集中管理、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、積極拓展醫(yī)院檔案服務(wù)領(lǐng)域，使醫(yī)院檔案管理工作更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研、基礎(chǔ)建設(shè)、行政管理等工作提供服務(wù)。

對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次數(shù)據(jù)挖掘，為醫(yī)護(hù)人員和管理者提供多方面、多途徑、多層次的檔案信息服務(wù)，真正做到讓檔案信息資源在提高醫(yī)院診療水平、醫(yī)療質(zhì)量和深化醫(yī)院改革中發(fā)揮重要作用，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。（編輯 趙曼）