當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題分析及解決對策

黃紅飛

玉林市工業(yè)經(jīng)濟干部學校 廣西貴港 537000

現(xiàn)階段的檔案管理工作理念講究的是科學、高效、合理。特別是目前事業(yè)單位正面臨著新的工作形勢和工作需求，我們工業(yè)干校也正是處在這個關鍵時期，因此科學合理的檔案管理工作顯得尤為重要。

一、當前辦公室檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作與新的形勢脫節(jié)

在新的時期，檔案管理工作目前正面臨著新的工作形勢，信息技術的發(fā)展給信息的儲存和運用方式帶來了翻天覆地的變革，檔案管理工作也就必然面臨著調(diào)整的情勢。但目前不秒事業(yè)單位依然沿用傳統(tǒng)的方式進行檔案管理工作，嚴重影響檔案管理工作效率和效果的提升，也不能夠滿足信息技術條件下檔案管理工作的需求。

（二）工作人員的素質(zhì)不高

很多檔案管理人員不是專業(yè)的管理人員，使得諸多材料處于堆放的狀態(tài)，沒有進行有效的整理，無法實現(xiàn)檔案資料自身的真正價值。另外，素質(zhì)的不高直接引發(fā)人員態(tài)度不端正。例如，當沒有按時完成工作或者是在管理上出現(xiàn)漏洞時，沒有在第一時間想著如何去彌補，而是想著如何推脫責任，從而不利于正常開展檔案管理工作。又如，很多工作人員并不知道云計算、云存儲等技術，即使有機會去學習，大部分人還會選擇不學，導致在工作時還停留在舊觀念上。

（三）缺乏完善的檔案管理機制

隨著科技的不斷發(fā)展，信息化程度增強，數(shù)字技術在辦公室中得到較大范圍的推廣，在一定程度上提供了檔案管理的規(guī)范性與合理性，但是，很多檔案主體卻缺乏先進的管理模式，很難與時代發(fā)展相適應。檔案管理的敏感性較高，即便是出現(xiàn)了很小的問題，都容易對將來的長久發(fā)展構成嚴重的威脅。但檔案管理機制方面不夠完善，就會造成工作的手段不夠?qū)I(yè)，在獎懲模式上也過于主觀化。例如在制定檔案管理機制的過程中，認為工作表現(xiàn)良好員工，可適當進行獎勵和晉級。然而“表現(xiàn)良好”是一個非常空泛的概念，如何評定完全停留在領導者的手中，因此無法激發(fā)員工的工作熱情。這就導致機制在實施過程中，容易出現(xiàn)嚴重的矛盾、缺失現(xiàn)象。

二、問題分析

檔案管理工作的諸多問題剖其原因，一是管理層對檔案管理工作沒有足夠的認識，片面地認為單位做好本職業(yè)務工作就可以，忽視了檔案管理工作，不能夠從檔案管理工作中總結有效的經(jīng)驗；二是對《檔案法》的宣傳力度不夠，管理者的思想層面不重視，很多檔案人員在處理檔案管理工作時隨機性都比較高，沒有基本的制度規(guī)范作為保障，使得檔案管理工作規(guī)范化程度低，檔案管理工作一直難以采取先進的管理水平和模式，檔案的作用難以得到淋漓盡致地發(fā)揮。

三、提高檔案管理工作水平的對策

（一）優(yōu)化檔案管理機制

管理機制的落實必須具有較高的權威性，即便是對上層領導者，依然能夠達到一視同仁的效果，這樣才能夠確保檔案管理工作的質(zhì)量。第一，構建完善的競爭機制，優(yōu)化聘任合同制度，采取公平競爭、擇優(yōu)上崗的原則。第二，要優(yōu)化已有的檔案管理機制，建立客觀、合理、規(guī)范化的檔案管理機制，完善檔案管理工作，在此基礎上，要對檔案的開發(fā)、利用給予重視。第三，作為檔案管理工作的核心，檔案管理人員要意識到本職工作的重要性，積極做好本職工作，不斷探索新的工作方法。第四，建立完善的檔案管理人員工作評估機制，進行客觀、科學的考核，以調(diào)動員工的積極性，更好地投入工作中去。

（二）促進辦公室檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升

對于辦公室檔案管理人員而言，要緊跟時代步伐，積極開展相關職業(yè)培訓，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，與時俱進，樹立檔案管理的效率意識，不斷創(chuàng)新檔案管理方法。在此基礎上，由于檔案管理工作比較復雜，管理人員需要具備超前管理意識、超前服務意識，不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，才能得到使用者的認可。由此可見，檔案管理工作人員必須在今后的工作中積極培養(yǎng)創(chuàng)新意識，不斷解決當前存在的問題。

（三）強化數(shù)據(jù)管理技術在檔案管理工作中的作用

在檔案管理中，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡電子信息技術的功能，強化數(shù)據(jù)管理技術，采用電子化的處理手段對檔案文件的管理。在這種模式的推動下，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的分類處理，同時，提高對復雜檔案資料的管理效率，有效對檔案資料進行補充，避免長期無效堆積，提高了檔案管理的效率，同時，能夠加強資料整理的及時性，方便資料的檢索，對于新文件的插入，變得更加方便和迅速。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理，數(shù)據(jù)管理技術大大提高了工作效率，使得工作的便捷度增強，同時，強化了辦公室檔案管理工作的精準性。

（四）完善檔案管理體系

考慮到事業(yè)單位今后的工作挑戰(zhàn)和影響因素仍然是比較多的，因此需要不斷完善檔案管理體系。一方面，制定檔案管理制度，并對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，積極開展社會調(diào)查分析，汲取更多的反饋意見。另一方面，加強業(yè)內(nèi)技術手段和管理理念探討，確保在檔案管理工作的實施過程中，能夠獲得更多的參考和指導。