規(guī)范開展基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提和保證

崔永亮

摘 要：檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工作，是單位的發(fā)展基礎(chǔ)，其工作內(nèi)容較為復(fù)雜和枯燥，在現(xiàn)代信息化時代背景下，利用信息化技術(shù)對檔案管理工作方式進(jìn)行改革，無疑能幫助工作人員減輕壓力，為單位檔案安全做出保障，幫助社會保存一份珍貴的不可再生資源，作為時代發(fā)展的記錄。對于檔案管理工作繁雜的內(nèi)容，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是重中之重，但目前很多單位的檔案管理工作無論是工作人員的意識，還是單位對于檔案管理工作的開展方式，這些基礎(chǔ)工作都存在或多或少的問題，制約檔案管理工作的發(fā)展，根基不穩(wěn)也會導(dǎo)致單位的綜合競爭力下降，在當(dāng)下社會難以站穩(wěn)腳跟。

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作；檔案管理；現(xiàn)代化

基礎(chǔ)工作在檔案管理工作起到奠定基礎(chǔ)作用，其主要內(nèi)容包括檔案的搜集、整理、分類、裝訂以及保管等環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后，利用紙質(zhì)材料對檔案進(jìn)行記錄，以檔案袋進(jìn)行分類整理，在檔案的調(diào)取和日常維護(hù)的過程中較為麻煩，對檔案的保存也存在一定的不安全性，而現(xiàn)代的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于檔案管理工作技術(shù)性的革新，為工作的開展帶來很多便利性，得以廣泛應(yīng)用，如何在現(xiàn)代化檔案管理當(dāng)中做好基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。

1 現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)工作當(dāng)中存在的問題

1.1 檔案管理工作的意識不足

無論是管理層還是基層工作人員，對于檔案管理工作的意識是檔案管理工作得以開展的精神基礎(chǔ)，也是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)保障，但目前很多單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)工作受到忽視，對于日后工作開展造成阻礙。很多單位對于檔案管理工作意識不足，認(rèn)為其工作并不能為單位帶來實際效益，與其在檔案工作浪費(fèi)時間，不如努力提高自身業(yè)務(wù)水平，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)工作在單位難以開展，很多工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時，對于基礎(chǔ)工作的開展并不上心，在工作當(dāng)中屢次出現(xiàn)失誤，使得檔案管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，基礎(chǔ)不穩(wěn)定導(dǎo)致整體工作出現(xiàn)漏洞，在日后的工作當(dāng)中產(chǎn)生問題。還有很多單位對檔案管理工作的不重視在于傳統(tǒng)方式的根深蒂固，很多老一輩的工作人員對現(xiàn)代化科技并不熟悉，在檔案管理工作當(dāng)中依然沿用傳統(tǒng)的管理方式，在基礎(chǔ)工作進(jìn)行當(dāng)中，檔案搜集全部依靠人力進(jìn)行，導(dǎo)致工作時間較長，工作人員的壓力較大，而且在整理檔案時還需要大量的人手，整理完畢后的保存工作也較為困難，傳統(tǒng)思想的束縛導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時效率低下，浪費(fèi)大量時間和人力物力，造成不必要的消耗，而且不利于檔案管理工作日后的進(jìn)行[1]。

1.2 專業(yè)化人才隊伍的缺失

檔案管理工作對于工作人員要求較為嚴(yán)格，尤其是其基礎(chǔ)工作，是一切工作得以順利進(jìn)行的根本，但很多單位在人才隊伍的建設(shè)方面意識較為薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作人員隊伍混雜，現(xiàn)代化進(jìn)程難以推動。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的基礎(chǔ)理論知識，并對應(yīng)其實踐基礎(chǔ)，很多單位的工作人員是大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生，在學(xué)校受到過系統(tǒng)的理論知識教學(xué)后，滿懷著一腔對于檔案管理的熱血進(jìn)入單位后，發(fā)現(xiàn)自身對于實踐完全沒有概念，工作難以下手開展，在基礎(chǔ)工作當(dāng)中，由于實踐缺乏造成了很多失誤，而單位的老員工又不認(rèn)識，不會與其溝通和學(xué)習(xí)，對于單位了解甚少，進(jìn)行檔案管理工作時沒有頭緒；還有很多工作人員是單位的老員工，對于單位了解充分，通過長時間的社會工作，積攢了很多社會經(jīng)歷，對待工作能夠得心應(yīng)手，在與單位各部門進(jìn)行溝通時也較為順利，但對于檔案管理工作沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致在進(jìn)行基礎(chǔ)工作時，缺乏理論基礎(chǔ)，對檔案的分類或是整理完全憑借自身的意識，而不是科學(xué)的手法，造成時間的浪費(fèi)，以及員工對于工作喪失了積極性。檔案管理工作不僅要求工作人員的基礎(chǔ)能力以及專業(yè)素養(yǎng)，還需要工作人員具有一定的耐心和責(zé)任心，因檔案關(guān)系到單位的一切資料，并與單位的發(fā)展息息相關(guān)，所以工作人員一刻都不能馬虎，但現(xiàn)代社會的年輕人較為浮躁，對待工作雖然具有一定的激情，但很難保持，在工作當(dāng)中如果被消磨殆盡，就會產(chǎn)生辭職或是跳槽的念頭，不利于單位的長期規(guī)劃順利進(jìn)行，導(dǎo)致工作質(zhì)量低下，單位的發(fā)展受到影響。

1.3 現(xiàn)代化手段應(yīng)用較差

檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是對于該工作的一項重大研究，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實意義，但在很多單位當(dāng)中由于人員對現(xiàn)代化的理解和使用方式不同，導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)工作進(jìn)行當(dāng)中出現(xiàn)問題。單位所招聘的年輕人才對于現(xiàn)代化設(shè)備以及技術(shù)的應(yīng)用較為熟練，因年輕人還處于學(xué)習(xí)的鼎盛階段，即便沒有接觸過檔案管理軟件技術(shù)，但通過自身的聰慧即可快速了解并應(yīng)用，但現(xiàn)代年輕人具有浮躁的特點(diǎn)，本就較為枯燥乏味的檔案管理工作，對于現(xiàn)代年輕人更加消磨斗志，導(dǎo)致年輕技術(shù)型人才對于工作失去興趣，或是在基礎(chǔ)工作當(dāng)中三心二意，樂得清閑的同時對工作造成失誤；而老員工在社會磨練多年，已經(jīng)能夠適應(yīng)單位所安排的工作，或是自身對于檔案管理工作有一定的夢想，一直堅守在崗位上，但對于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用較為緩慢，很多老員工不屑于應(yīng)用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，認(rèn)為自身能力完全能夠適應(yīng)工作，并且很多年的工作基礎(chǔ)從未失誤，使得老員工對科技成果的不認(rèn)同，還有很多老員工希望能夠通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行改良，但有心無力，對于現(xiàn)代科技很多老一輩工作者望洋興嘆，雖然心中充滿向往，但由于自身年齡較大，受到社會影響較多，難以快速改變工作的方式，導(dǎo)致工作開展較慢，單位的轉(zhuǎn)型也受到阻礙[2]。

2 加強(qiáng)基礎(chǔ)工作科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)力度

2.1 提高意識，全面整理原有檔案

在現(xiàn)代化的技術(shù)下，檔案管理工作得到便利，所以應(yīng)當(dāng)及時將原有檔案進(jìn)行查閱并分析，縮減檔案庫的無用信息。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用當(dāng)中，檔案的查詢和調(diào)動更為方便，所以單位要想加強(qiáng)檔案管理工作基礎(chǔ)工作，應(yīng)當(dāng)將所有檔案進(jìn)行一次系統(tǒng)性的普查，整理檔案庫的內(nèi)存，將廢舊檔案或是無用檔案及時摒棄，或是放存其他檔案庫進(jìn)行封存，將現(xiàn)有檔案進(jìn)行科學(xué)化歸類，重組案卷，規(guī)范每一個案卷的標(biāo)注方式，進(jìn)行統(tǒng)一化管理，對存在問題的案卷和檔案進(jìn)行調(diào)查后收錄，從自身情況出發(fā)，提高全體工作人員的意識，支撐檔案基礎(chǔ)工作的全面普查進(jìn)行。

2.2 加快數(shù)據(jù)化使用方式

現(xiàn)代計算機(jī)科技對于檔案的管理具有一定的現(xiàn)實意義，很多檔案的查詢在以往需要通過人為的記憶并翻閱，但現(xiàn)代的數(shù)據(jù)化技術(shù)使得以關(guān)鍵詞的方式便可快速搜索到所需內(nèi)容。單位在改革當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)分清輕重緩急，縷清頭緒，有規(guī)劃的進(jìn)行每一個基礎(chǔ)步驟，將檔案管理工作拆分成不同的時間段所應(yīng)實現(xiàn)的問題，做到每一個檔案都是查明來歷的檔案，每一宗案卷都能夠明確的標(biāo)注其內(nèi)容。在檔案的搜集和整理過程后，建設(shè)完善的檔案管理數(shù)據(jù)保存機(jī)制，幫助檔案能夠長期保存在載體當(dāng)中，以便隨時取用，并對檔案保存的硬件或是云端，建設(shè)完備的防護(hù)機(jī)制，防止不法分子對檔案庫的入侵，造成單位不必要的損失[3]。

3 結(jié)語

檔案管理工作是一項不可或缺的工程，在其中對于基礎(chǔ)的要求較為主要，所以在檔案管理工作的現(xiàn)代化改革當(dāng)中，首先應(yīng)當(dāng)?shù)於己玫幕A(chǔ)，通過對單位各階層的知識普及，并吸引高素質(zhì)人才團(tuán)隊的入駐，保障單位的基礎(chǔ)建設(shè)，才能幫助單位在競爭激烈的現(xiàn)代化社會站穩(wěn)腳跟，通過提高檔案管理工作能力來提高單位的綜合競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]趙妍.扎實開展基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要保證[J].黑龍江檔案，2014.

[2]金鑫，規(guī)范基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提[J].辦公室業(yè)務(wù).上半月，2017（10）.

[3]張君.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2016（5）.