解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

董玉良

摘 要：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)各行各業(yè)都發(fā)揮著巨大影響，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改革，是當(dāng)今提高檔案管理質(zhì)量的主要方法，建設(shè)檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；檔案管理；思考

1 檔案信息化概述

所謂檔案信息化主要是指運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創(chuàng)新，相較于傳統(tǒng)管理模式其自身具有一定的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內(nèi)容，從廣義角度分析，其可以吸收所有領(lǐng)域的信息，然后進(jìn)行有效整合，從狹義角度分析，檔案信息化內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，主要針對(duì)檔案內(nèi)部而言，使其內(nèi)部資源實(shí)現(xiàn)信息化，依托信息化技術(shù)，讓檔案資料更為完整，信息更為豐富，這樣信息閱讀者使用更為方便，信息資源更為真實(shí)可靠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化離不開以下技術(shù)的支持，即信息技術(shù)，通過這種技術(shù)可以使資源信息得以有效整合，同時(shí)也可依據(jù)資源信息類別不同進(jìn)行分類，將相同信息歸納到一起，這樣相關(guān)人員查閱起來非常方便。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問題

檔案的信息化建設(shè)是在時(shí)代推動(dòng)下的一種行為，其中產(chǎn)生的積極性意義我們應(yīng)該值得肯定，但是也包含了相應(yīng)的問題，影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，我們加以解決，將其得到不斷的完善與深化，最終成為重要的促進(jìn)檔案管理的手段之一。

2.1 數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

在檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中，通常已經(jīng)由過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這一形式的轉(zhuǎn)化能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩裕行У目s短了時(shí)間，在此基礎(chǔ)上，各級(jí)單位在進(jìn)行檔案?jìng)鬏數(shù)倪^程中，不同的單位具有不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，這些數(shù)據(jù)庫(kù)中包含著眾多的檔案信息，并且具有各不相同的屬性，在無形中對(duì)檔案的分類與整理造成了一定的難度，與此同時(shí)，要相對(duì)檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理，其過程也是相當(dāng)復(fù)雜的，所以為檔案信息化的建設(shè)造成了一定的困擾。檔案無論是對(duì)于個(gè)人來說，還是對(duì)于企業(yè)、單位來說，都具有重要的意義，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)能夠有效的提升檔案管理的水平，但是檔案中不同的差異性導(dǎo)致了在進(jìn)行的信息化建設(shè)的過程中形成了一定的阻礙。這是一個(gè)普遍性的難題，在今后的發(fā)展過程中，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)這一問題的管理并且找出相應(yīng)的方法加以解決，減少不同單位之間的差異，最終促進(jìn)我國(guó)檔案信息化的發(fā)展與建設(shè)，使檔案管理事業(yè)得到進(jìn)一步的發(fā)展。

2.2 高度的分散性

高度的分散性是影響檔案信息化建設(shè)的另一項(xiàng)難題。我國(guó)是一個(gè)人口的大國(guó)，在發(fā)展建設(shè)的過程中，需要對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，檔案是一種有效的記錄與憑證，但是不同地區(qū)的管理方式與管理水平都參差不齊，我們無法使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行衡量，這樣就在一定程度上影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展，阻礙檔案的信息化建設(shè)。雖然當(dāng)前我國(guó)的發(fā)展與建設(shè)達(dá)到了嶄新的高度，但是如果沒有能夠?qū)n案加以管理，就會(huì)在一定程度上影響到我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展建設(shè)，所以我們應(yīng)該充分利用經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶給我們的便利性條件，加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，將檔案的信息化建設(shè)得到進(jìn)一步發(fā)展。可是這只是一種理想化的效果，實(shí)際情況下，檔案建設(shè)所具有的分散性阻礙了檔案的信息化建設(shè)，各個(gè)部門之間在進(jìn)行材料交接的過程中具有重復(fù)性，沒有將資料得到優(yōu)化整合，最終就會(huì)影響對(duì)文件進(jìn)行有效的管理，信息重復(fù)冗雜，缺少精煉性，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也存在質(zhì)疑，這些問題都會(huì)影響到進(jìn)行檔案的建設(shè)，在這種形勢(shì)下，我們要想發(fā)展檔案信息化建設(shè)，就要改善信息分散性的問題。

3 完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的途徑

3.1 加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)

為了達(dá)到建設(shè)資源共享及檔案信息化的目的，資源的建設(shè)工作成為了一項(xiàng)必不可少的工作內(nèi)容。所有的檔案工作均需要圍繞著資源建設(shè)而開展。現(xiàn)如今，基于我國(guó)實(shí)際的信息化程度，檔案管理工作最為主要的任務(wù)就是加強(qiáng)檔案管理的資源共享及數(shù)字化建設(shè)。首先，進(jìn)一步提高檔案管理的數(shù)字化程度。在相關(guān)原則的基礎(chǔ)上，完善實(shí)際的工作方案，加大監(jiān)督的力度，提高檔案工作的數(shù)字化建設(shè)程度。與此同時(shí)，一方面，在符合人們?nèi)粘?yīng)用要求的條件下，優(yōu)化檔案數(shù)字化所需要的文件目錄，加大物力、人力的投入力度；另一方面，完善電子檔案、紙質(zhì)檔案二者結(jié)合的管理機(jī)制也是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容之一，在實(shí)際的檔案管理工作中，有效地納入二者的雙歸檔形式。對(duì)于有明確規(guī)定的圖片類文件而言，需要在關(guān)聯(lián)儲(chǔ)存相關(guān)制度的基礎(chǔ)上，展開工作，達(dá)到全文檢索的目的。其次，進(jìn)一步加大檔案資源的共享力度，嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)規(guī)定，逐漸完善檔案信息管理體系，采取行之有效的對(duì)策，同時(shí)在該管理體系的前提下，將辦公應(yīng)用體系和管理體系進(jìn)行有機(jī)的融合，進(jìn)一步幫助信息的生成、分類、歸檔。按照先易后難的順序，有效履行檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)，應(yīng)用條塊結(jié)合的手段，提高檔案資料的實(shí)時(shí)性，完善檔案信息系統(tǒng)的文件目錄，優(yōu)化檔案信息化的建設(shè)工作。

3.2 優(yōu)化檔案信息化的工作系統(tǒng)

相關(guān)工作系統(tǒng)是檔案信息化工作必不可少的保證。這就需要進(jìn)一步對(duì)檔案信息化的工作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。首先，管理機(jī)制要有一定的明確性，保證在運(yùn)行過程中能夠展開持續(xù)完善的工作。合理應(yīng)用檔案管理辦法，構(gòu)建科學(xué)的電子型檔案管理制度，促進(jìn)不同單位、部門的相互配合，完善電子檔案的管理工作。與此同時(shí)，在嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)之余，相關(guān)的檔案部門還需要進(jìn)一步運(yùn)用行政管理職能，在實(shí)際的檔案管理工作中，應(yīng)用合理的手段，對(duì)信息化方法加強(qiáng)應(yīng)用，提高檔案信息化建設(shè)工作的配合度，有效構(gòu)建一個(gè)和諧的合作系統(tǒng)。其次，進(jìn)一步對(duì)相關(guān)的法律、法規(guī)進(jìn)行規(guī)范、完善，保證檔案工作的科學(xué)性，比如：相關(guān)的工作者需要對(duì)檔案信息化建設(shè)工作所涉及的方案進(jìn)行策劃，完善具體工作的職責(zé)目標(biāo)，確定與規(guī)定任務(wù)相關(guān)的工作內(nèi)容，優(yōu)化績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)，幫助檔案信息化工作得以穩(wěn)定、順利地展開。

3.3 對(duì)檔案信息服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新

檔案信息化建設(shè)其實(shí)就是為了進(jìn)一步提高檔案的利用效率，這就需要強(qiáng)化檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)的能力，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案信息的服務(wù)手段，構(gòu)建一套完整的檔案信息網(wǎng)上公開評(píng)估系統(tǒng)。依靠各級(jí)檔案單位，再依托鏈接手段有效整合相關(guān)資源，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息資源網(wǎng)，達(dá)到一站式網(wǎng)上查閱檔案信息的目的。

3.4 優(yōu)化、完善技術(shù)支持與資金保障系統(tǒng)

管理技術(shù)是檔案管理工作中的一項(xiàng)關(guān)鍵因素，而充足的資金是先進(jìn)設(shè)備得以應(yīng)用的保障。鑒于此，在檔案信息化建設(shè)過程中，需要科學(xué)的技術(shù)方法給予支撐，還需要投入足夠的資金。在保證檔案信息化體系穩(wěn)步運(yùn)行的同時(shí)，還可以確保檔案資源的可靠性。首先，應(yīng)用相應(yīng)的對(duì)策優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)備，將檔案信息化建設(shè)中的資金納入財(cái)政的預(yù)算中，同時(shí)融入基本的建設(shè)、維護(hù)費(fèi)用。應(yīng)用服務(wù)外包、合作開發(fā)的手段，支持相關(guān)的檔案研究管理技術(shù)。其次，對(duì)相關(guān)的軟件、硬件設(shè)施進(jìn)行更新，同時(shí)也需要對(duì)正在應(yīng)用的設(shè)施進(jìn)行不斷更新，為檔案信息化工作創(chuàng)建一個(gè)充裕的工作環(huán)境。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理未來發(fā)展方向，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，我國(guó)檔案信息管理也隨之不斷完善管理模式，檔案管理部門也正逐漸加大對(duì)檔案管理的重視。文章簡(jiǎn)要介紹了檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容以及發(fā)展形態(tài)，重點(diǎn)闡述了檔案信息管理需要改善的幾點(diǎn)建議，推動(dòng)檔案信息管理更為完善。

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