醫院信息系統升級改造項目的風險管理

任春麗

[摘? ? 要] 2016年5月，筆者作為項目經理參加了某市三級甲等醫院信息系統的升級改造建設項目，該項目的投資額為1 200萬元，計劃建設工期為9個月。醫院管理信息系統涉及醫院管理的臨床、財務、總務、人事、藥物以及需要跟各種保險機構對接。該項目具有時間緊、規模大、系統接口多，部署難度大，干系人眾多，溝通協調復雜等特點，存在較大的風險。因此，及時處理項目中的問題、管理好項目面對的各類風險顯得尤為重要。本文結合信息系統升級改造項目建設過程的實際，重點從風險計劃的制定、風險識別與分析、風險應對策略的制定、風險監控等方面闡述了對本項目的風險管理。

[關鍵詞] 醫院信息系統;風險管理;風險監控

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 05. 059

[中圖分類號] TP315? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）05- 0154- 02

0? ? ? 引? ? 言

新醫改將醫療衛生信息化建設確定為醫療衛生改革的重要支柱之一，信息化建設是促進醫院發展，提升醫院綜合競爭力的不可缺少的必要因素。醫院對信息化的需求也隨著醫療技術的進步而變化和發展，因此，信息系統更新與改造是每一個醫療機構都必須面對的。醫院信息系統（HIS）除了人、財、物，還有各種醫療信息，因此稱為“最復雜的MIS”[1]。醫院信息系統（HIS）建設是一項挑戰性、綜合性很強的工作，任何考慮不周的因素和突發事件都會對系統運行帶來重大的影響[2]。

1? ? ? 項目背景

筆者作為項目經理參加了某市三級甲等醫院信息系統的升級改造建設項目。該項目的建設目標是對醫院的現有信息系統進行升級改造，采用統一的架構體系，構建開放的、集成的、一體化的信息化應用環境。升級建立臨床診療、藥品管理、經濟管理、綜合管理與統計分析及外部接口五大功能子系統的信息化平臺，臨床診療分為醫生工作站、護士工作站、臨床檢驗系統、醫學影像系統4個模塊;藥品管理分為藥品庫房管理、門急診藥房管理、住院藥房管理3個模塊;經濟管理分為門急診掛號收費系統、病人住院收費系統、財務管理系統3個模塊;綜合管理與統計分析分為電子病歷管理系統、醫療統計系統、院長查詢與分析系統;外部接口分為醫療保險接口、社區衛生服務接口2個模塊。項目共計包含12個功能模塊。該項目的投資額為1200萬元，計劃建設工期為9個月。

該系統采用主流的B/S架構，采用J2EE框架，開發語言使用的是Java語言，操作系統采用Centos 7.0版本，中間件使用的是Apache-Tomcat 6.0版本，底層數據庫使用的是Oracle 11g，整個系統采用應用服務跟數據庫服務分開部署的方式，這樣既可以避免應用服務和數據庫服務相互的影響，也可以保護數據的安全，并且數據庫還獨立做了一個定時異地備份策略，防止出現大的數據不可恢復風險。

2? ? ? 項目的風險管理理論

項目的生命周期是描述項目從開始到結束所經歷的各個階段，它包括項目的啟動、規劃、執行、監控、收尾。項目管理把項目看成一個完整的系統，強調項目是一個有完整生命周期的過程[3]。在項目執行過程中會出現很多風險，如果沒有做好風險的應對措施，可能會對整個項目的進度，成本，質量造成影響，嚴重的甚至可能導致項目失控而被迫終止。因此在項目的執行過程中，我們除了在項目質量、成本、范圍、進度等其他管理領域嚴格把控外，尤其注重項目的風險管理，最終使項目如期高質量完成。

項目的風險管理包括項目風險管理規劃、風險識別、分析、應對和監控的過程[4]。風險識別是識別并確定項目有哪些潛在風險，引起這些風險的主要因素和風險可能導致的后果，項目風險識別是一項貫穿于項目全過程的工作。風險的分析包含定性風險分析和定量風險分析，定性風險分析是評估并綜合分析風險的概率和影響，對風險進行優先級排序，它是風險定量分析或進行風險響應計劃的基礎。風險定量分析過程定量地分析風險對項目目標的影響，它使我們在面對很多不確定因素時提供了一種量化的方法，以做出盡可能恰當的決策。風險應對是針對項目目標，制訂提高機會、降低威脅的方案和措施的過程，通常用規避、轉移、減輕這三種策略來應對可能給項目目標帶來消極影響的風險。風險監控實際上就是監視項目的進展、利用風險計劃去應對實際出現的各類風險、并考核應對效果。

3? ? ? 風險管理計劃的制定

俗話說好的開始是成功的一半，計劃不僅能指導我們后續該做哪些工作，而且還可以指導我們如何去開展這些工作。因此在項目的開始之初，我們組織了所有項目組成員、相關領域專家以及醫院的臨床和醫技各科室主任、護士長、信息中心人員以及使用新系統的醫院行政后勤人員召開會議，討論制定出了一個合理有效的風險管理計劃。

4? ? ? 風險的識別和分析

在本項目中，我們召開風險管理專題會議，針對本項目工作分解結構（WBS）中所有工作要素中可能存在的風險進行識別，根據已經收集到的項目相關的各種資料，制定了《IT綜合項目風險來源及分類表》，采用頭腦風暴法對項目的風險進行了逐個分析，梳理疑似風險25個，最終確定了13個風險（包括需求變更風險、新舊系統數據切換風險、質量風險、院方具體各級系統使用人員對新系統是否接受的風險等），并將其錄入《醫院信息化建設項目風險記錄表》，以便項目執行過程中對識別的風險進行管理。

我們對這13個風險進行定性分析和定量分析，我們采用概率與影響矩陣的方法，研究每個風險的發生概率（分成3級：高、一般、低）及影響（分成3級：嚴重、一般、輕微），通過分析矩陣確定了各個風險的優先級，并對優先級進行了排序;同時運用專家判斷、決策樹估計方法，進一步從量化的角度確定了不同風險對項目各個階段的影響程度，并將風險的定性定量分析結果及時更新到《醫院信息化建設項目風險記錄表》。

根據風險分析結果，在本項目中舊系統中的數據能否全部成功嵌入新系統的技術風險、需求變化引起項目變更導致成本增加和進度延期的風險、質量風險、人員對新系統的接受風險等是需要重點監控的風險。

在制定風險應對策略時，我們針對不同風險的重要程度，有側重的對其進行準備和應對。對于重要風險，我們要求應對策略一定要詳細、具體，要有預案，要落實到人;對于非重要風險，則策略相對概要、簡單。最終我們制定的《項目風險管理計劃》并得到了醫院方的認可。

5? ? ? 風險監控

醫院老系統的數據必須在新系統部署之前導入，新老系統的數據庫結構分布及數據之間的關系、編碼方式完全不同，這就要求我們對數據交換提出準確需求，同時了解其交換的原理，設計導入數據的標準，在數據導入階段，我們按照預先制定的計劃，與醫院方溝通，明確具體要導入的數據及導入后的核對工作及具體的實施進度表，派出有經驗的軟件工程師，與原系統開發商取得了聯系，深入了解原系統數據庫結構及數據關聯，確保了數據交換接口順利實施， 規避了新舊系統數據切換的風險， 避免了因此接口問題造成整體進度滯后，系統無法按期上線的情況。

對于需求變更的風險，首先是做好需求分析和溝通，確保系統符合用戶需求。對于用戶需求的理解及時反饋，以保證雙方認識一致，從而保證準確獲取需求，同時對需求的變更實行嚴格的控制流程，成立包括醫院方主管領導、醫院信息中心主任、項目團隊重要成員在內的變更控制委員會（CCB），變更必須由CCB審批。從成本和進度等方面對變更的影響進行分析，對修改后的內容和用戶方進行溝通，修改完成后用戶方進行驗證，并由用戶方進行簽字確認，有效避免了需求變更的風險。

在軟件開發階段后期，醫院提出在門診掛號系統中增加通過手機App進行掛號預約功能，上述變更獲得了變更委員會的批準。我們立即啟動了“變更風險應對預案”（該預案在風險應對計劃中有詳細說明），并從進度和成本兩個方面對其進行分析，我們增加了經驗豐富的軟件開發人員，采用趕工和及時跟進的方法，按時完成了該模塊的開發。對于醫院提出的在外部接口中增加遠程醫療系統模塊，由于導致的進度延期和成本增加，我們和醫院協商將此功能作為系統上線后的二期研發變更，讓變更不會導致項目進度的失控。

對質量風險，我們加強了質量保證和質量控制工作，例如EMR（電子病例）系統，要符合衛計委關于電子病歷應用管理規范，它包含《電子病歷系統功能規范》、《電子病歷基礎架構與數據標準》、《電子病歷共享文檔規范》等，我們聘請專家對質量保證人員QA進行了相關標準和規范的培訓，由QA定期進行審計，發現與標準不一致及時反饋，項目組開發人員及時修改，最終使EMR功能模塊達到了衛計委電子病例7級標準，成功構建了以電子病歷為核心的醫院信息系統。

對于人員對新系統的接受風險，由于新系統的操作人員數量龐大，其中有不少醫院返聘的年齡較大的老專家，我們通過講座、培訓等多種方式提升醫護人員信息素質，在各臨床醫技科室挑選責任心強的人員成立計算機興趣小組，在計算機興趣小組成員中選拔兼職系統管理員，授權維護本科室數據字典、人員權限、培訓使用技巧等，使用戶盡快接受和熟悉新系統。

6? ? ? 結? ? 語

最后，通過我們完善的項目管理，尤其是成功的項目風險管理，經過項目組的共同努力，本項目于2018年1月得以按期完成，得到了醫院和市衛計委領導的高度認可。在系統升級建設過程中，只有明確風險的存在，了解風險帶來的影響，才能最大限度地降低風險帶來的負面影響，保障升級項目的順利進行。

主要參考文獻

[1]王霞，王明舉.在HIS項目管理中引入CMM的研究[J].軟件導刊，2006（6）：22-23.

[2]畢占歲，李潔.醫院信息系統建設中的溝通管理[J].中國醫療設備，2013，28（9）：102-103.

[3]張友聲.系統分析與設計技術[M].北京：清華大學出版社，2005.

[4]譚志彬，柳純錄，周立新，等.信息系統項目管理師教程[M].第3版.北京： 清華大學出版社，2017.