中小企業人力資源外包的風險及防范對策問題研究

(廣西城市職業學院 廣西 崇左 530000)

一、中小企業實施人力資源外包的優勢

(一)精簡企業規模、促使機構重組。通過人力資源外包，企業的人力資源部門就可以從繁瑣的事務性工作中解放出來，調整組織結構、精簡對企業可有可無的員工，進而使人力資源部門的人員專注于戰略層次的人力資源管理工作。除此之外，成功的外包服務也可以帶動企業其他部門的員工，激發他們工作潛能和工作熱情，提升工作效率。同時，當企業面臨并購、重組等問題的時候，重要信息是相互保密的，需要有第三方來做資料收集與分析等工作，并提供專業化意見。第三方人力資源外包機構能夠站在公正的立場上做專業化的處理，合作雙方會更容易接受并取得互贏的結果。

(二)聚焦企業開展核心業務。在競爭激烈的生存環境中，中小企業的精力是有限的，沒有過多的時間和精力去關注能為企業帶來價值以外的工作，如人事檔案管理工作、員工培訓工作等非核心工作。中小企業只有與人力資源外包機構建立合作關系，通過外包機構提供的專業的人力資源管理方案，完善企業管理機制，以確保企業核心業務的突出和績效的有效提升。通過人力資源外包，中小企業由此可以謀求到更大的利益。

(三)有助于企業獲取高素質精英。在信息技術與知識經濟的推進下，人力資源管理職能的運行需要向科技化、數字化、虛擬化發展。比如ERP系統、HR數據庫等,通過編寫新的程序，開發相關的軟件,將人力資源管理程序數字化,為企業的員工和管理人員提供個性化的自助服務,并通過創建員工職位信息電子數據庫,高效地管理員工。①通過運用電子化人力資源管理的手段，建立員工信息數據庫和各種管理系統，使得人力資源管理工作更加規范化、數據化。因此，人力資源外包就成為了讓企業獲取技術支持和數據服務的最佳途徑。

二、中小企業人力資源外包風險分析

(一)中小企業人力資源外包風險類型

1.外包機構選擇的風險。不同的中小企業出于不同目的的考慮來實施人力資源外包，有的是為了戰略化經營，將事務性的工作外包出去，有的是為了壓縮管理成本，有的是為了減小管理壓力。然而，如果企業在自己都不清楚為什么要外包時候就盲目地實施這一戰略，那么，這只會造成人力資源管理部門管理混亂，企業信息外泄的嚴重后果。因此，中小企業決定人力資源外包的時候要考慮到是否符合中小企業的戰略發展需求。

2.組織變革的風險。當中小企業實施人力資源外包的同時，企業管理系統也面臨著變革的問題。原有的工作流程和工作重點都有所變化，事務性的部門面臨著重組和解體，一部分員工也同樣面臨著調離崗位或辭退的風險。如果企業在這個時候不拿出具體的組織變革的方案，就會導致中小企業的員工缺乏安全感，增加員工的流失率。此外，為了與外包機構默契地共同管理，在合作初期，企業會花一些時間與外包機構共同商討管理方案、管理流程等事宜，投入一些基礎設施維護新的管理系統，這無疑會增加中小企業的成本。

三、中小企業應對人力資源外包風險的有效防范措施

(一)人力資源外包實施的可行性分析。在實施人力資源管理外包前，必須具有明確的目標，詳細分析中小企業進行人力資源外包的動因和戰略發展需求，不能只為了推脫人力資源管理部分職能的責任而盲目實施。此外，企業還要對人力資源外包活動進行成本——效益的分析和企業適應程度分析。例如，企業的人力資源外包活動是否劃算，是否在企業開銷的預算之內。但外包效益不能只從利潤的角度出發，也要從考慮人力資源外包附加的戰略價值，如外包機構提供的高質量服務提高本企業的綜合管理水平、企業內部員工核心業務能力的提高等。企業的適應程度主要體現在企業能否適應人力資源外包帶來的一系列改變、能否與外包機構建良好穩定的合作關系等。

(二)簽署細致的人力資源外包合同。合同是聯系企業與外包機構之間的重要紐帶，象征著合作的開始。合作雙方在人力資源外包過程中是委托代理關系，因此外包合同的簽訂可以維持這種良好的關系向規范化發展，同時也保證了合作者間的合作關系，雙方的權利與義務就受到了法律的約束。同時，合同也是保證人力資源外包過程有效的措施之一，促進了人力資源外包業務的順利進行。因此，合作雙方一定要制定出一份詳盡的協議。

在簽訂外包合同時，企業要重點保護商業機密，一定要制定相關的制度維護企業的核心商業機密。為了避免人力資源外包市場中的不正當競爭，外包機構有義務保密被服務企業的信息安全。

(三)進行企業內部溝通協調工作。企業進行人力資源外包會對內部員工的工作造成不小的影響，甚至部分員工將面臨丟工作的風險，這使得他們感到非常不安，情緒波動較大，影響工作質量。因此，中小企業在實施人力資源外包之前，要妥善安置即將面臨下崗的員工，在力所能及的情況下，應盡可能提供一些物質補償，給離職的員工一系列的離職補貼，以便保證這些員工在找到新工作前有一些保障，減輕其恐慌。勢必要與內部面臨工作調換的員工提前疏導和妥善安排，以達到打消員工顧慮，減少抵觸情緒作用。

(四)參與外包工作全過程、動態管理外包項目。雖然外包把人力資源部門從繁瑣的日常工作解放出來，但人力資源部門的管理人員還是要參與和監控外包的全部過程。通過和外包機構不斷進行一些業務上的交流，企業可以從外包機構那邊獲取一些專業知識和管理經驗,提升自身的人力資源管理能力和業務水平，防止人力資源管理部門職能朝邊緣化發展。與此同時，企業通過參與人力資源外包的整個過程,企業還要實時監控外包機構的服務進展情況,針對外包效果與企業需求目標之間的差異,共同探新改進,協助外包機構修改工作流程和工作方法，從而不斷迎合企業自身的戰略目標。

(五)建立定期報告、驗收評估制度、擬定備用應急方案。各中小企業與外包服務機構可以經過協商，建立一套雙方都可以接受的定期報告制度，通過及時有效的信息反饋，企業隨時掌握外包實施的具體情況，與外包服務機構一同解決出現的各種問題，幫助其不斷地調整服務方式，保證企業與服務機構的順利合作。

【注釋】

①張翔.企業將流行人事外包.經貿導刊,2003(4):44-44