高校人事檔案管理系統的兩項數據工作
——公共數據與慢數據

(西華師范大學圖書館 四川 南充 637009)

高校人事檔案信息綜合管理系統，它以精準匹配查詢技術、高清掃描技術和海量存儲技術及其設備為基礎，配合功能強大的 Excel函數匹配表單工作薄、專業的檔案信息管理軟件，實現對原始檔案材料如紙質檔案的歸類、存儲、查詢和補充的同時，可減少接觸各類檔案原件的頻次。此系統的基礎與未來在于數字化、自動采集、以及數據管理。

一、數字化與現狀

紙質資源數字化是現階段大多數高校人事檔案數字化工作的重點。自動采集需先經歷初級的數字化過程——人工采集。智能技術的實現，是建立在高級階段的自動采集和數據分析技術之上。由于技術限制，目前，我國人事檔案和我校的人事檔案管理還處于人工采集和高清信息采集的數字化階段。人工采集的高清數字檔案與紙質檔案的管理工作相比，紙質檔案的綜合管理工作其地位依然不可撼動，而數字化進程需要提速。

首先，從紙質檔案本身的重要性和地位看，它不可忽略。學者李薇娜做過“檔案信息化管理中紙質檔案的重要性分析”[1]，她認為“檔案數據持續性的保管一旦用于儲存電子檔案信息的電子設備出現了故障，僅僅憑借現有的技術很難將檔案材料完整地復原，電子檔案信息可以依存的載體比較多，相對其受到的技術性限制也比較多。從保存時間這個角度來看，紙質檔案雖然也會受到所處保存環境的影響，但是如果在合適的儲存條件下，其儲存時間也能夠被延長，因此可明確紙質檔案的穩定性也更強。”

其次，電子文件只被作為輔助性文件，不受重視。學者徐婧科在《紙質、電子文件共存狀態下的基層檔案管理》中認為：很多的基層單位 OA水平較高，運用計算機下發文件，后再下發紙質文件，但紙質文件下發后，基層管理人員往往忽視電子文檔，使之處于閑置狀態。

最后，由于數字化管理的操作系統和集成平臺的外來性，短時內增強了自動化進程，但由于系統或平臺原因，如若遇到技術更迭，數據轉移工作將比紙質檔案的維護更為繁瑣。正如游蘭菊在《電子文件與紙質檔案的差異及管理》的觀點，通過加深對紙質檔案的數字化管理，進而運用自動化手段，減少人工，提高工作效率和效果，是目前檔案工作的重點。

二、自動采集數據信息的必然性及發展趨勢

(一)必然性：從客觀外部因素來看，隨著全球人口老齡化趨勢，全世界適齡勞動力減少，體力勞動的成本逐漸提高，依靠人工完成大量采集工作的成本越來越高。 加之，全球高科技工作者地區間高度流動性的成功案例(馬丁肯尼與理查德佛羅里達提到硅谷和128號公路地區的高科技人才高度流動案例)[2]。

國情的變化，新型勞動力市場要求工作者不再僅是謀求機構內部晉升，而是橫向發展。大規模流動和橫向流動的客觀外因要求檔案管理實現自動化。所以，從主體和內部因素來看，隨著高等教育的國際化趨勢，我校人力資源流動性增強，高校人員學歷素質不斷提高，高層次學者對外交流的需求增強。大致估計：每年，我校至少要新增在職員工檔案文件幾千份。近幾年每年引進高學歷和高層次人才的檔案材料由幾十份上升至百余份。由此，每年都有數以萬頁的人事檔案材料匯集在檔案室需要管理。

可見，整理出一套能對各種在職人員、流動人員、高素質人員的紙質和電子檔案自動化管理系統已顯得相當必要了。

(二)發展趨勢——數據信息管理：紙質資源數字化和人工采集之后，數字檔案的綜合管理工作的自動化程度也是需要深入的。自動化的采集將具更為完備的工作流程，含人事檔案掃描系統、查詢系統、登錄系統、索引系統、存儲、備份、建模和恢復系統等功能模塊。自動化階段的檔案工作手段，在查詢、索引、建模等方面，比人工采集階段更為高級。

隨著后工業社會工業進程和新技術更迭，大數據應運而生。自動采集階段會產生大量可供數據分析的元數據。數據管理工作除了可以進行數據共享：電子化的檔案信息可以實現網上查閱、檔案管理、新增檔案材料管理之間的無縫鏈接和數據共享。它還有大量的元數據需要分析處理。工作者可利用計算機軟件，圍繞元數據，準確統計各種創意指數，實現精英管理，從而提高創意經濟、科技實力和人才吸引力。卜彥芳主編的《創意經濟概論》(2014年版第220頁)認為佛羅里達開發了Creativity Index的度量方法，其創意指數由4個同等權重的因素構成：

1.創意階層占勞動力總人口的比例；

2.創新(以人均專利數來衡量)；

3.高科技產業，采用米爾肯研究所開發的廣為業界接受的科技極化指數(Tech PoleIndex，佛羅里達稱其為“高科技指數”)；

4.多樣性，狹義以同性戀指數來衡量，能夠合理地反映某地區對不同人群和觀念的開放程度。廣義即復合多樣性指數，英文簡稱 CDI，包括如波西米亞人指數、文化熔爐指數等。

例如，呂慶華于2015年所著《中國創意城市評價》 認為：＂文化熔爐指數用于考察移民或外來人口比例與高科技產業發展之間的關聯研究發現，文化熔爐指數與高科技指數呈正相關關系，一個城市或地區越開放發展前景就越好。”但同時，《創意經濟概論》(第230頁)部分贊同并深入揭示：受米爾肯研究院發布的＂文化熔爐都市地區”研究項目的啟發，將這種關聯定義為＂文化熔爐指數”(Melting Pot Index)。項目研究表明，文化熔爐指數與高科技指數呈現正相關，可以得出移民與高科技產業是相關聯的。但，移民和創新之間并沒有緊密的關聯，文化熔爐指數與創新指數在統計學意義上并不構成關聯。“

《創意經濟概論》還談到：波西半亞指數是指從事藝術創作的相對人口，作為該地區藝術財富創造者規模的直接依據。佛羅里達的分析結果還證明波西米亞指數有令人驚訝的預測性，此指數與高科技行業、人口增長、雇傭增長都具有顯著的相關性。

所以，未來的檔案元數據管理工作是提升檔案管理工作價值的必然趨勢，還需要深入研究各類數據指數的效用。在檔案管理工作中，為提升工作價值，必然引伸出新的數據信息管理工作——檔案數據統計。采集大數據之余，挖掘大數據中缺失的關鍵數據——“慢數據”[3]，可深化完善數據管理工作，提升檔案管理價值。慢數據的力量在于以下兩點：一是它作為大數據的補充，不僅感知基礎設施沒有獲取到的數據，它還可以解開效率和消費的必然關聯，可以在大數據確保效率的基礎上，匹配合理的檔案管理體制和人事運行機制。二是它能夠引導行為的改變，大數據也許會讓工作者養成依賴機械的思維，養成習慣浪費的工作方式，而慢數據的應用可以改變精明自私的大數據，直達被管理者與被管理者的靈魂。