基于小程序和后臺的校內乒乓球測評中心檔案信息化管理系統

馬頤琳，徐 晴，劉 萍

(1.華北電力大學 控計與計算機工程學院，北京 100022；2.華北電力大學 環境科學與工程學院，北京 100022)

檔案是我國機關企事業單位、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，以文字、圖表、音箱和其它載體形式體現的真實記錄，具有重要的社會價值。對于校內乒乓球測評中心來說，檔案作為寶貴的信息資源，是信息和載體的有機統一體。學員檔案是學員進行比賽或者升段的重要憑證，而積分賽的積分檔案是學員升段的重要依據，也是衡量學員水平的一把標尺。但目前在檔案的管理方面，存在著檔案數量冗多，查找率利用率低，管理人員工作強度較大等實際問題。檔案管理信息化就是利用電子計算機技術將檔案數字化、網絡化，即將傳統檔案資料以數字化的形式予以體現，既是一種健康、科學的檔案管理方式，同樣也是順應時代潮流的大趨勢。校內乒乓球測評中心應當有效結合先進的網絡管理方式以及信息化技術，確保檔案管理朝著數字化方向發展。

檔案管理信息化有兩個主要特征：

(1)網絡化

隨著互聯網的發展，網絡的運用已經逐漸滲透到各行各業，給社會注入了新的活力。基于網絡基礎的檔案管理，能在保證檔案信息的完整性的情況下，提供便利服務，最大限度的節省人力物力財力，提高工作效率。

圖1 小程序登錄界面

(2)便捷性

檔案管理信息化建設即將傳統的紙質資源變為電子資源形式、數字資源形式。最大限度節省空間，保證信息的完整性，提高管理工作的效率和準確性，減少工作失誤。并且在查詢和資源利用上提供了巨大的便捷。

我們的校內乒乓球測評中心管理系統就是在這兩個特征的基礎上開發出來的。

1. 檔案信息化用戶端——小程序

相比APP，微信小程序具有不占桌面、用完即走、開發成本低、使用難度低、使用次數高頻等特點，可以將測評中心的學員與檔案管理緊密聯系起來，非常適合乒乓球測評中心學員的使用。通過小程序，學員登錄成功后即可以隨時隨地查看個人目前的段位，現有積分，積分明細。同時還能實現一鍵申請段位，十分方便快捷。

圖2 小程序用戶界面

圖3 小程序積分明細界面

一款用起來方便簡捷的小程序可以讓測評中心在推廣中得以宣傳，相比學期開始大費周章的招攬學員，將小程序作為自己的標識能突破區域限制，獲得更多曝光度進而收獲更多學生的青睞。曾經我們依靠線上交流的方式進行段位的申請、積分的查詢，但如今擁有小程序的一鍵申請和一鍵查詢功能可以大大減少工作人員的工作量，實現辦公的自動化，提升工作效率。同時還方便學員查看積分明細，了解自己的積分情況，明確自己的水平，及時總結反思，讓自己在下一場比賽中發揮的更好。

2. 檔案信息化后臺

檔案信息化后臺由測評中心的管理老師使用，主要分為三塊：學員管理，積分管理和段位申請，下面分別對各項功能的使用予以介紹。

2.1 學員管理

圖4學員管理界面

原先傳統的word電子文件檔案管理，也屬于檔案信息化管理的一部分。但隨著電子文件數量的增加，會給計算機的存儲與運行帶來一定壓力。往往這份學員檔案在獲取姓名、學號等關鍵信息后就“置之高閣”了，等到學員申請段位的時候還得重新填寫另一份表格，造成信息浪費、利用率極低的情況。于是我們改變電子文件的收集方式，將學員信息存儲到后臺數據庫中，使得學員信息能直觀清晰的展現在管理人員面前，查閱信息時更加方便快捷，并且多樣的信息篩選方式能讓信息檢索起來更加簡單、精準、快捷，有效的減輕了管理人員的工作強度，提高管理效率。基于這樣的信息存儲方式，學員省去了伊始填寫表格的麻煩，只需告知管理人員少許的關鍵信息即可，保證信息的及時性和有效性。結合PHPExcel插件，該系統可以支持學員信息的批量導入。對于畢業的學員也可進行批量刪除，實現更加方便、科學的管理。

2.2 積分管理

圖5積分管理界面

測評賽的積分是根據乒協每周舉辦的積分賽和課堂積分賽的參賽名次而計算的。乒協的積分賽由賽組部負責，課堂積分賽由班長負責。每達到1200積分，由學生主動申請，填寫電子表格，上交證書費即可升段。傳統的積分管理采用excel表格存儲，每場比賽結束后各負責人統計學員姓名和積分，匯總給管理人員。由管理人員手工查找并進行修改，費時費力，效率極低。而信息化管理采用導入excel表格的方式，只需學員號碼、積分、時間和比賽類型關鍵字段，由后臺自動讀入信息存儲到數據庫中，并進行積分總值的計算，減少了失誤的可能，大大提升了工作效率，同時這種批量導入也能讓學員看到自己每場的積分情況。

2.3 段位申請管理

圖6段位申請管理界面

傳統的段位申請也是采用線上聯系的方式，拿到電子表格后填寫各項信息再發回，程序冗雜，效率較低。而信息化管理只需學員在小程序界面上點擊申請，就可直接將原先收集好的各項信息直接顯示在段位申請的管理界面上，實現信息的利用。而且管理人員可避免大量學員同時申請的捉襟見肘的情形，在后臺可批量處理的升段請求，提升工作效率，減輕工作量。當完成學員的升段后，會從學員的總積分中扣除1200積分，并且在該頁面清除學員信息避免重復升段的情況。

3. 檔案信息化管理系統分析

信息化已經成為測評中心當今發展的主要模式與平臺，檔案管理作為一項重要工作，需要緊跟信息化發展大潮。測評中心檔案管理的信息化與中心的發展密切相關。檔案信息化能在一定程度上提升測評中心的發展，提升人才培養的質量，提升校園文化的創新發展。積分檔案作為學員表現的真實記錄，具有諸多價值和功能，在一定程度上能激勵學生力求有更好的積分記錄，還能為學校選拔優秀隊員提供參考。

盡管目前檔案信息化管理系統已經初具雛形，但放眼望去，在檔案管理開發利用上還是有些許問題，譬如信息化發展的理念堅持不足，體系不夠完備，檔案信息覆蓋面不全等等。這些都影響了測評中心檔案管理的有效推動，同時檔案管理人員的網絡素質等方面還需得到提升，也就是說測評中心還沒有形成一套檔案管理與開發利用各個層面環環相扣的保證體系。

4. 結語

在飛速發展的新時代背景下，利用先進的計算機技術，可以實現檔案管理工作快捷化，高效化。但檔案管理信息化是一項長期、全面而又系統的工作任務，需要經費、人力等各方面的支持與配合。檔案信息化管理的發展為測評中心提供了一種很好的視角，將現代信息技術融入在檔案管理中，大大提高了工作的效率，能夠確保檔案信息得到最大化的開發以及利用，也是校園測評中心一種特有的體育文化，具有積極的意義。