論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的進(jìn)度管理

吳坤

【摘要】2016年7月，我做為項(xiàng)目經(jīng)理，參加了某直轄市國(guó)家重點(diǎn)大學(xué)的“互聯(lián)網(wǎng)+智慧教室”的智慧校園建設(shè)工作，該項(xiàng)目投資1800萬(wàn)，建設(shè)工期為一年。通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)，以“互聯(lián)網(wǎng)+智慧教室”為核心，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、多種優(yōu)質(zhì)教育資源的共享在線學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)“人人皆學(xué)、處處能學(xué)、時(shí)時(shí)可學(xué)”的學(xué)習(xí)環(huán)境。該項(xiàng)目進(jìn)展順利，2017年7月完成驗(yàn)收，基本達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。并獲得客戶、我方領(lǐng)導(dǎo)的正面肯定。本文針對(duì)該項(xiàng)目的特點(diǎn)，結(jié)合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的實(shí)際情況，在項(xiàng)目進(jìn)度方面主要通過(guò)規(guī)劃進(jìn)度管理、定義活動(dòng)、排列活動(dòng)順序、估算活動(dòng)資源，估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間、制定進(jìn)度計(jì)劃、控制進(jìn)度幾個(gè)方面進(jìn)行討論。有效的控制項(xiàng)目的進(jìn)度，是項(xiàng)目成功的保證。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目管理 進(jìn)度管理 活動(dòng)資源 進(jìn)度計(jì)劃 控制進(jìn)度

該直轄市的教育信息化發(fā)展已經(jīng)十余年，教育信息化建設(shè)一直走在國(guó)家的前列，學(xué)校實(shí)現(xiàn)了無(wú)線上網(wǎng)全覆蓋，積累了大量的歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)、虛擬現(xiàn)實(shí)VR、大數(shù)據(jù)、人工智能AI等各類新興信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)實(shí)現(xiàn)教育資源的共享，發(fā)展信息化教育提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

以教育信息化帶動(dòng)教育現(xiàn)代化，是我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。為深入貫徹國(guó)家和直轄市教育部門(mén)對(duì)教育信息化規(guī)劃和總體部署，加快教育現(xiàn)代化和教育強(qiáng)國(guó)建設(shè)。迫切需要建立以“互聯(lián)網(wǎng)+智慧教室”為核心的“教育云平臺(tái)”。利用信息技術(shù)創(chuàng)新教學(xué)模式，推動(dòng)形成“課堂用、經(jīng)常用、普遍用”的信息化教學(xué)新常態(tài)。

“互聯(lián)網(wǎng)+智慧教室”基于“云端”一體化的互聯(lián)網(wǎng)形態(tài)的教學(xué)生態(tài)環(huán)境體系。方案整合了計(jì)算機(jī)、移動(dòng)終端、互動(dòng)大屏幕、錄播設(shè)備、電子書(shū)包等當(dāng)前先進(jìn)的信息化應(yīng)用技術(shù)，配合云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了各個(gè)獨(dú)立子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，依托教、學(xué)、管行為主線，形成了以教學(xué)服務(wù)、教研服務(wù)、大數(shù)據(jù)分析為一體的智慧教學(xué)生態(tài)系統(tǒng)。

該直轄市重點(diǎn)大學(xué)項(xiàng)目面向社會(huì)公開(kāi)招標(biāo)，集團(tuán)公司通過(guò)絕對(duì)優(yōu)勢(shì)取得該項(xiàng)目的承建權(quán)。

該系統(tǒng)總體采用SOA軟件架構(gòu)體系，基于J2EE技術(shù)框架。采用WebLogic中間件，Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)。采用HDFS分布式文件系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，采用ETL對(duì)數(shù)據(jù)抽取、轉(zhuǎn)換、清洗與加載，將數(shù)據(jù)加載到數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中去。通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)促進(jìn)數(shù)據(jù)在各部門(mén)間的流動(dòng)，消除信息孤島。系統(tǒng)支持ONVIF、DB33等標(biāo)準(zhǔn)互聯(lián)協(xié)議，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)間級(jí)聯(lián)對(duì)接。同時(shí)基于藍(lán)牙技術(shù)BLE4.0、R.FID、二維碼、3D掃描、GIS等技術(shù)實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的信息采集。

項(xiàng)目啟動(dòng)后，我被公司任命為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的建設(shè)工作。本系統(tǒng)總投入人員25個(gè)人，其中筆者單位軟件開(kāi)發(fā)人員20名，硬件開(kāi)發(fā)人員3名，學(xué)校代表2名。

由于本項(xiàng)目時(shí)間緊、任務(wù)重、干系人較多，項(xiàng)目發(fā)展前景良好，因此集團(tuán)公司對(duì)本項(xiàng)目非常重視的。作為項(xiàng)目經(jīng)理，我對(duì)項(xiàng)目的特點(diǎn)，結(jié)合團(tuán)隊(duì)的實(shí)際情況，借鑒以往經(jīng)驗(yàn)討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的進(jìn)度管理問(wèn)題。主要通過(guò)規(guī)劃進(jìn)度管理、定義活動(dòng)、排列活動(dòng)順序、估算活動(dòng)資源，估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間、制定進(jìn)度計(jì)劃、控制進(jìn)度幾個(gè)方面進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度管理，順利實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

一、規(guī)劃進(jìn)度管理

信息系統(tǒng)項(xiàng)目要站在全局的高度，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面、科學(xué)的做好頂層設(shè)計(jì)。做好統(tǒng)籌兼顧，是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。我組織了校方代表、技術(shù)經(jīng)理，測(cè)試經(jīng)理，質(zhì)量經(jīng)理等主要干系人參與進(jìn)度管理計(jì)劃的制定。規(guī)劃進(jìn)度管理計(jì)劃期間，我咨詢了項(xiàng)目管理前輩，認(rèn)真聽(tīng)取了他們的建議。查看了公司類似項(xiàng)目的資料和模板，借鑒到項(xiàng)目中來(lái)。制定進(jìn)度管理計(jì)劃的過(guò)程中，和項(xiàng)目組成員開(kāi)會(huì)進(jìn)行交流。項(xiàng)目組成員踴躍進(jìn)行發(fā)言，提出很多建設(shè)性的意見(jiàn)，使我們的計(jì)劃更加完善。這不僅提升了項(xiàng)目組成員的責(zé)任感和滿意度，也讓他們更全面深刻的認(rèn)識(shí)到了團(tuán)隊(duì)與合作的重要h生。

二、定義活動(dòng)

定義活動(dòng)是項(xiàng)目規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)督和控制的基礎(chǔ)。為了定義好活動(dòng)，我組織召開(kāi)了“活動(dòng)定義”主題的會(huì)議。邀請(qǐng)業(yè)務(wù)專家和技術(shù)專家一起分析WBS.我們借鑒了公司的模板，使用滾動(dòng)式規(guī)劃，參照8/80小時(shí)原則，對(duì)于近期的工作可細(xì)化的兩天，遠(yuǎn)期的工作定了十天的工作量。根據(jù)專家的建議，將項(xiàng)目細(xì)化分解成用戶需求分析、需求確認(rèn)、初步設(shè)計(jì)方案、細(xì)化設(shè)計(jì)方案、安裝實(shí)施、試運(yùn)行、驗(yàn)收等工作包，并安排好負(fù)責(zé)人。會(huì)后，確定了軟件研發(fā)人員繼續(xù)完成六層系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)、測(cè)試相關(guān)人員做好測(cè)試用例、質(zhì)量相關(guān)人員制定好質(zhì)量測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)和測(cè)試評(píng)審階段等里程碑的活動(dòng)步驟，形成活動(dòng)的清單，活動(dòng)的屬性，里程碑清單。

三、排列活動(dòng)排序

要想提高項(xiàng)目的效率，就確定好工作之間的依賴關(guān)系。活動(dòng)有輕重緩急之分、主次先后之分。因此我們選擇單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法定義工作之間的邏輯順序。對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)人員，需求明確之后，開(kāi)始進(jìn)行流程圖設(shè)計(jì)，流程圖設(shè)計(jì)之后，開(kāi)始代碼設(shè)計(jì)，編程設(shè)計(jì)完成之后，進(jìn)行單元測(cè)試，單元測(cè)試之后，聯(lián)合測(cè)試等等。目的是減少重復(fù)勞動(dòng)，防止返工。經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組成員和專家共同努力，我們制定出詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖。

四、估算活動(dòng)資源

只有明確完成活動(dòng)所需的資源種類、數(shù)量和特性，做出更準(zhǔn)確的成本和持續(xù)時(shí)間估算，才能為項(xiàng)目成功提供物質(zhì)保證。我組織召開(kāi)了會(huì)議，邀請(qǐng)業(yè)務(wù)專家和技術(shù)專家參加。采用自下而上的方式進(jìn)行估算，最后進(jìn)行資源的匯總。在執(zhí)行圖像采集估算的時(shí)候，攝像機(jī)選擇兩家公司，一家選擇國(guó)內(nèi)公司，再選一家國(guó)外公司作為備選。查看了資源日歷后發(fā)現(xiàn)，嵌入式軟件工程師人員2名還沒(méi)到崗，一方面做好外包作為備選方案進(jìn)行估算，另一方面匯報(bào)給公司，盡快招聘到軟件工程師到崗。最好要明確活動(dòng)所需的資源需求以及得出資源分解結(jié)構(gòu)。

五、估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間

估算活動(dòng)持續(xù)時(shí)間是確定完成每個(gè)活動(dòng)所需花費(fèi)的時(shí)間量，為制定進(jìn)度計(jì)劃過(guò)程提供基礎(chǔ)。對(duì)于類似的項(xiàng)目活動(dòng)我們采用類比估算。在測(cè)試時(shí)間估算的時(shí)候，我們咨詢技術(shù)專家和業(yè)務(wù)專家，借鑒以往項(xiàng)目測(cè)試的經(jīng)驗(yàn)，并留出6%的應(yīng)急時(shí)間。對(duì)于難度比較大的軟件開(kāi)發(fā)模塊，聽(tīng)取專家的建議采用三點(diǎn)估算，0表示最樂(lè)觀的時(shí)間為，P表示最悲觀時(shí)間為M表示中間時(shí)間，采用三點(diǎn)估算公式：T=（P+O+4M）/6，并預(yù)留出10%的應(yīng)急時(shí)間作為應(yīng)急貯備。

六、制定進(jìn)度計(jì)劃

制定進(jìn)度計(jì)劃是分析活動(dòng)順序、持續(xù)時(shí)間、資源需求和進(jìn)度制約因素，創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度模型。在資源沖突的時(shí)候，采用資源優(yōu)化技術(shù)。重點(diǎn)要考慮關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)，優(yōu)先安排好足夠的資源加快進(jìn)度。對(duì)于非關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)，在不耽誤工期的情況下，把資源協(xié)調(diào)到關(guān)鍵路徑上。在整個(gè)測(cè)試過(guò)程中，測(cè)試組在產(chǎn)品需求明確之后，開(kāi)始準(zhǔn)備測(cè)試用例，要與開(kāi)發(fā)人員并行工作，不要等到開(kāi)發(fā)完成后再開(kāi)始準(zhǔn)備，從而確保測(cè)試不加長(zhǎng)關(guān)鍵路徑。如果有節(jié)假日時(shí)，在節(jié)假日前合理安排好時(shí)間，采用快速跟進(jìn)和趕工加快進(jìn)度，確保項(xiàng)目進(jìn)度的完成的同時(shí)，項(xiàng)目組成員能夠得到良好的休整，以人為本做好項(xiàng)目。到項(xiàng)目后期的時(shí)候，公司領(lǐng)導(dǎo)和客戶方都非常關(guān)心的項(xiàng)目的進(jìn)展情況，根據(jù)不同的工作職責(zé)，形成了邏輯橫道圖，方便向高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展。綜合活動(dòng)清單、活動(dòng)屙性、資源日歷、風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)等，制定出項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，得到進(jìn)度基準(zhǔn)、進(jìn)度數(shù)據(jù)、項(xiàng)目進(jìn)度日歷等。

七、控制進(jìn)度

控制進(jìn)度是監(jiān)督項(xiàng)目活動(dòng)狀態(tài)，更新項(xiàng)目進(jìn)展，管理進(jìn)度基準(zhǔn)變更，以實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的過(guò)程。我成立了發(fā)起人，項(xiàng)目經(jīng)理，技術(shù)經(jīng)理，質(zhì)量經(jīng)理，客戶代表等組成變更控制委員會(huì)，并制定了變更控制管理辦法。明確變更流程和變更文檔管理，所有的變更請(qǐng)求都以書(shū)面形式記錄，并納入到變更管理和配置管理系統(tǒng)中。只有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的變更，才能執(zhí)行。通過(guò)項(xiàng)目管理軟件，發(fā)現(xiàn)與計(jì)劃偏離程度，從而可以及時(shí)采取糾正和預(yù)防措施，以降低風(fēng)險(xiǎn)。我要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每周五交周報(bào)，周報(bào)的內(nèi)容主要描述當(dāng)前項(xiàng)目的進(jìn)展、績(jī)效和項(xiàng)目的預(yù)測(cè)情況，遇到的困難，解決問(wèn)題的情況。每周一召集項(xiàng)目組進(jìn)行進(jìn)度績(jī)效審查。在一次績(jī)效審查時(shí)，發(fā)現(xiàn)有名技術(shù)員工的進(jìn)度嚴(yán)重滯后，進(jìn)過(guò)了解之后，原來(lái)最近身體不是很好。經(jīng)過(guò)與技術(shù)組成員溝通，選擇更高效率的技術(shù)人員過(guò)來(lái)協(xié)助。通過(guò)加班加點(diǎn)，很快趕上了進(jìn)度。在審查變更時(shí)，發(fā)現(xiàn)有個(gè)軟件開(kāi)發(fā)模塊延期很嚴(yán)重，于是推薦采取新的措施：邀請(qǐng)了資深技術(shù)專家到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。在專家的指導(dǎo)下，技術(shù)團(tuán)隊(duì)加班加點(diǎn)工作，很快做了一個(gè)DEMo程序，使得項(xiàng)目順利得以進(jìn)行。

2017年7月，經(jīng)過(guò)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一年多的辛勤努力，智慧校園系統(tǒng)最終按時(shí)運(yùn)行，順利實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的目標(biāo)，圓滿完成了項(xiàng)目，得到了客戶的高度認(rèn)可。項(xiàng)目之所以成功，主要得益于我們良好的項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行，尤其進(jìn)行了項(xiàng)目進(jìn)度管理。在項(xiàng)目中也發(fā)現(xiàn)不足的地方：一、進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖的分析制作比較粗，今后要做得更詳細(xì)，更好的控制住各個(gè)活動(dòng)之間的關(guān)系，更好的壓縮關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)。二、于非關(guān)鍵路徑上資源，統(tǒng)籌做的不夠好，在非關(guān)鍵路徑上的資源沒(méi)能更好的協(xié)調(diào)到關(guān)鍵路徑上去，今后要更好的加快進(jìn)度。三、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在溝通、進(jìn)度協(xié)調(diào)方面早期沒(méi)有做好，導(dǎo)致前期的進(jìn)度有點(diǎn)緩慢。因此在考慮風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，沒(méi)有為團(tuán)隊(duì)的融合留出足夠的緩沖時(shí)間作為應(yīng)急儲(chǔ)備。在今后的項(xiàng)目和工作中，要加強(qiáng)項(xiàng)目管理理論的學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高項(xiàng)目管理水平，更好地做好項(xiàng)目管理工作。