檔案信息電子化管理淺析

劉兆虎

新時代的檔案工作是電子化、網絡化的檔案工作，這是一個跨時代的變化。產生這種變化的原因不是來源于檔案事業內部，而是來源于檔案事業的外部，確切的說是檔案載體和信息傳遞方式的變化。計算機和網絡技術的發明和快速發展，已深入到經濟社會發展的各個方面，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動化，無紙化等事物的出現，使檔案的生成和傳遞方式發生很大變化，諸如文件的起草、 簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，在這個電子化、網絡化的信息社會中所產生的檔案，已不再是傳統的紙質檔案，而是新型電子檔案。在此，我們可將電子檔案定義為法人及其他組織和個人在履行公務活動中形成的，具有保存和利用價值的，由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其它載體形式的記錄。

一、電子檔案發展存在的問題

1、檔案電子化管理逐漸普及，但人員素質有待提高。目前，電子化操作巳成為文件運作的主要手段，檔案文件的電子化輸入、輸出基本代替了手寫記錄。但實現檔案管理現代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。從人員現狀來看，許多檔案管理人員僅僅滿足于一般的計算機操作，檔案信息管理人員的素質有待提高。

2、 檔案信息電子化處理軟件有待進一步統一。檔案電子化處理不是僅僅依靠幾臺計算機的問題，更重要的是形成統一的電子化處理軟件平臺。各個部門、行業、地區之間的電子檔案種類各異，如需調用資料，還不能直接調用電子檔案信息實現互通。

3、尚未建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統。檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，大部分辦公網絡在設計時，井未將檔案電子化管理考慮其中，因此設計層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

4、電子檔案規范化管理水平不高。現有計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數發展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快， 許多早期形成的文件在新的軟硬件環境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。在實行檔案信息電子化管理的同時，建立一套適應電子化管理的檔案管理體系十分重要。

5、檔案信息電子化管理保密工作還需加強。電子檔案的可復制、可修改，可實現較小載體存放大量文件，這即是它的優越性也是安全隱患之一。同時，計算機網絡在方便文件交換傳遞的同時，各種計算機病毒、木馬等有害程序，也給檔案保密工作帶來挑戰。

二，檔案信息電子化發展及對策

雖然檔案信息電子化發展還存在一些不足之處，但面對電子信息技術的不斷發展，檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，

這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

1、改變思維，正確面對新形勢。當前，正是傳統檔案管理方式與電子化管理并存的時期，在這個時代轉型期中，傳統的思想與新技術的應用相互撞擊，使得檔案工作者只有拋棄許多傳統的理論和方法才能在新的信息環境中維護檔案專業的相關理論和核心原則，才能夠實現繼承與超越的統一。我們要以現有檔案工作為基礎，根據電子檔案的特點，及其所涉及到的載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，進行認真細致的研究和積極審慎的實踐，創立我國的電子檔案管理理論、管理方法和技術、管理標準、鄉規和制度等，確保由傳統時期向電子化時期平穩過度。

2、實行紙質文件與電子文件的 “雙套制”和 “雙軌制。 所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝;也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。 所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（ 包括收文、發文和內部文件） 進人運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。可以預計，電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長時間，因成總體來說，功能的完全替代很難，也并非必須，“無紙化” 必然經歷一個漫長的漸進過程。

3、建立網絡化電子檔案信息管理平臺。逐步實現電子檔案管理網絡化，使眾多的檔案部門通過網絡聯結，實現電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛開發與利用。各部門可以隨時將本部門形成的有存檔價值的電子文件通過網絡發送到到檔案部門，檔案人員可以通過相應的電腦程序進行核對、統計;另一方面，檔案部門可以通過網站，將允許公開的電子檔案信息隨時發布，用戶能夠隨時獲取檔案信息，最大限度地發揮檔案的作用。

4、加強電子化檔案信息的安全保密工作。應用計算機管理電子檔案必須有足夠強的安全保密措施。首先，電子檔案應同傳統紙質檔案一樣設置不同的密級，并按密級的不同，分別存儲到不同的數據庫。第二，要建立不同級別的網絡分段，對特定網絡的服務采取訪問控制手段，通常把內部用戶設置在受限網段，內外分離以減少被外部攻擊的機率。第三，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實行專機專甩，專人管理，確保涉密計算機的唯一性。

5、 培養新形勢下的檔案管理人才。電子化檔案管理是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識. 知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備，以適應新形勢下電子化檔案管理的需要。