基層政府部門人事檔案管理工作中的問題及思考

李海波

摘? 要：在基層政府部門中，一項重要的工作便是進行人事檔案的管理。該環節的工作質量和工作效率會對整體部門管理的工作質量等產生重要的影響。但是在進行人事檔案的管理時，仍存在部分問題，對此應制定相應的解決措施及時處理。

關鍵詞：管理制度;信息化水平;人員素質

人事檔案工作在人力資源管理中具有重要地位，因此當發現人事檔案管理工作中出現問題時，應從現代化的角度去考慮，并從人力資源管理的理念去看待，進而提高人事檔案管理工作的質量和效率。

1 人事檔案管理工作中的問題

1.1 規范性不足問題

當前階段部分基層政府部門，在進行人事檔案管理的工作時，最為明顯的問題便是缺乏規范性。未能建立完善健全的人事檔案管理的工作制度，進而無法對日常的工作進行有效的指導，無法對工作人員的工作行為進行有效的制約。在選擇人事檔案的管理方式時，未能對人力資源的建設進行有效考慮。其一體現在硬件設施的建設缺乏規范性，未能建立單獨的人事檔案的檔案室，而是將其與其他的檔案混合在一起。相應的硬件設施缺乏完善性，進而導致既有的設備與實際的需求不相符。其二便是處置檔案材料的方法缺乏規范性，相關的檔案管理人員未能正確認識到檔案管理工作的重要性，致使相應的信息缺乏完善性。其三便是檔案的制作缺乏完善性，未能對檔案管理的相應標準進行更新，仍舊按照以往的標準進行日常的工作，進而導致工作質量和效率低下。未能對人事檔案管理信息化的實際需求進行有效考慮，對數據信息等工作加強整理。不僅使得人事檔案管理的質量較低，還會在很大程度上對人事工作的質量與效率產生不利影響。

1.2 信息化水平較低

科學技術的不斷發展和進步，在很大程度上促進了各個領域的發展。其中計算機技術、互聯網技術和信息化技術等得到了較為廣泛的應用，并具有較好的應用成果。但是當前階段部分基層政府部門，其人事檔案管理工作中信息化水平則相對較低。以往的工作方式無法有效的滿足當下的工作需求，使得人事檔案的管理對相關數據的傳遞等的需求無法有效滿足。建設現代化的人事檔案管理，應將人力資源信息挖掘的理念作為核心，進行人事檔案的管理機制的建立。從而彌補以往的管理方式未能對潛在價值進行深入挖掘的不足，有利于實現人才的合理配置，從而有效提高人才的利用率，進而提高人事檔案管理工作的質量和效率。在相應的管理軟件上缺乏的較為嚴重，致使單獨的數據庫無法有效建立，進而使智能軟件的開發無法實現，無法發揮數據查詢的技術。對相應數據系統的應用缺乏規范性，進而使得跨行業的運行無法實現，數據的實用性大大降低，無法與以往的檔案資源進行相應的整合。

1.3 檔案管理人員素質問題

相應的檔案管理工作人員是該項工作的主體，其管理能力、職業素養和綜合素質對管理工作的質量和效率具有重要的影響，并且對基層政府部門中人力資源的開發效率具有一定的影響。但是當前階段，在基層政府部門中，受多方面因素的影響，致使檔案管理工作人員的素質相對較低，缺乏相應的管理知識，專業性較低且缺乏職業素養和綜合素質。部分管理人員雖然具有較好的管理知識和職業素養，并具有較好的責任感，但是缺乏對計算機技術、信息化技術等先進技術的有效掌握。進而導致日常的操作具有較大的困難，無法根據實際的情況進行有效的檢索和調取。基層政府部門對管理人員的綜合素質問題缺乏足夠的重視，進而缺乏相應的崗前培訓和定期培訓，未能為人員的進修提供良好的平臺。管理人員不具有相應的發展空間，缺乏合理的績效考評，進而導致相關的管理人員無法進行晉升。

2 人事檔案管理工作的主要措施

2.1 落實人事檔案管理責任制度

當前提高檔案管理工作水平，有效消除人事檔案管理工作中不規范的問題，就必須有效落實各種制度措施，全面細化人事檔案管理工作程序。首先，加強人事檔案數據信息的審核工作，形成完善的人事檔案數據審核機制，著力提高人事檔案審核的效率。其次，提高人事檔案管理的協調性，形成以人事部門為主導，各部門人員廣泛參與的定期修檔機制，全面完善人事檔案數據信息。第三，提高人事檔案管理的嚴密性，加強人事檔案數據使用的保密制度，并且建立起完善的信息收集渠道機制，從而提高人事檔案管理有效性，發揮出人事檔案資源的實際價值。

2.2 實現人事檔案信息化管理

提高人事檔案管理工作質量，必須提高人事檔案管理工作的信息化水平，注重運用信息化方式提高人事檔案管理效率。首先，加強信息化設施設備的引進工作，構建完善的人事檔案管理信息機制，開發信息化人事檔案管理工作系統，運用信息管理系統軟件，實現人事檔案管理的智能化目標。其次，實現信息化人事檔案管理技術開發，加強視頻、圖片人事檔案數據信息的存儲，注重轉化人事檔案數據資源形式的能力，實現人事檔案的信息化創新。第三，強化建立人事檔案數據信息的共享機制，注重挖掘高水平的信息人才，進一步提高人事檔案管理工作的效率。

2.3 加快建設人事檔案管理團隊

加快建設高素質的人事檔案管理團隊日益重要，現代人事檔案管理工作不僅局限在人事檔案的存儲階段，還要根據人力資源開發實現人事檔案數據的信息化處理。首先，構建完善的人事檔案管理工作團隊，著力配備以人力資源專業和信息技術專業為主的人力資源管理工作團隊。其次，明確人事檔案資源管理與開發的工作項目，運用項目工作制度拓展人事檔案的價值。第三，圍繞著人事檔案管理團隊加強核心業務知識的培訓工作，注重提高培訓的針對性與實效性，解決檔案管理中的實際問題。第四，完善兼職人事檔案管理工作體系，注重提高檔案內容的實用性，從而構建起一支有責任心的檔案隊伍，提高檔案管理有效性。

3 結束語

人事檔案管理工作在基層政府部門的日常工作中占有重要位置，會對整體的管理工作的質量產生重要的影響。當前階段部分基層政府部門的人事檔案管理工作中缺乏相應的完善性、規范性，并且在信息化時代的大背景下，其信息化水平仍處于低下水平，進而使得日常管理中工作量較大，且工作難度較大，對人事檔案管理工作的質量和效率均產生一定的影響。管理工作人員的綜合素質相對較低，從而在很大程度上對管理工作的質量和效率產生影響。對此應建立完善的管理制度，通過該制度對日常的工作進行指導，并對工作人員的工作行為進行制約。大力發展現代化的信息化建設，促進信息化水平的提升，充分做到與時俱進。之后還應進行管理團隊的組建，篩選具有較高管理能力、職業素養和綜合素質的人員。并進行崗前的培訓和定期的培訓，切實提高基層政府部門，人事檔案管理工作的質量和效率。并在一定程度上促進基層政府部門人力資源管理工作的發展，進而促進基層政府部門的發展與進步。通過基層帶動上級，進而促進我國綜合國力的提升。

參考文獻

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