探討醫院檔案管理信息化發展的機遇與挑戰

徐國棟

[摘要] 信息技術的發展，實現了檔案管理的信息化。現如今，醫院檔案管理應當順應信息化時代的發展要求，因此信息化對醫院檔案管理的影響逐漸加大。檔案管理工作要積極應對信息化進程中出現的挑戰，同時利用信息技術發展帶來的機遇，實現傳統檔案管理模式向信息化管理模式的轉變。

[關鍵詞] 檔案管理;信息化;機遇;挑戰

[中圖分類號] G275;R197.3? ? ? ? ? [文獻標識碼] C? ? ? ? ? [文章編號] 1673-9701（2019）03-0142-03

[Abstract] The development of information technology has realized the informationization of archive management. Nowadays， hospital archive management should conform to the development requirements of the information age， so the influence of informationization on hospital archive management is gradually increasing. The archive management work should actively respond to the challenges that arise in the process of informationization. And at the same time， the opportunities brought about by the development of information technology should be taken advantage of to realize the transformation of the traditional archive management model to the information management mode.

[Key words] Archive management; Information; Opportunity; Challenge

醫院檔案記錄了醫院發展歷程，其存儲內容不僅包括醫院各種文史資料，還包括醫療相關科學成果，記錄和見證了醫院的成長發展歷程，具有重要的參考查詢價值和較高的保存價值。醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分[1]。醫院檔案管理的水平在一定程度上能夠反映醫院的管理水平，在醫院管理過程中越來越受到重視。尤其是近年來，科學技術的發展使信息化手段成為重要工具，在醫院檔案管理過程中，信息化是一把雙刃劍，既為醫院管理提供方便，但同時也帶來挑戰。本文從信息化角度出發，全面分析信息化給醫院檔案管理帶來的機遇與挑戰，在分析各種利弊的同時，力圖使醫院檔案管理得到更好的更快發展。

1 檔案信息化的概念

檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現代化的信息手段和處理技術，對檔案信息資源進行處理、管理和分析。實質上就是將檔案管理模式由傳統的實物保管為重點，轉化為檔案的數字化存儲與分析處理，并為社會提供服務[2]。檔案管理信息化的顯著特征是以信息技術為載體，在提高檔案信息共享程度的同時，實現收集率和利用率的提高。檔案管理信息化包含四個方面內容：數據資料信息化、工作流程信息化、檔案檢索和利用信息化、檔案管理人才信息化[3]。檔案管理信息化對于實現檔案管理模式的轉變具有重要意義，同時有助于提高檔案資源的利用率，最終實現檔案資源的共享水平。

2 信息化給醫院檔案管理帶來的機遇

2.1實現醫院檔案資料的長期保存

檔案的保管工作是檔案工作的物質基礎，只有有了完整的檔案，才能有健全的檔案工作。醫院檔案保管工作關系到檔案維護的完整與安全，只有檔案被完好無損的保存下來，才能被迅速、準確的利用[4]。利用數字化設備對醫院檔案進行掃描，以電子文件形式進行保存和利用，經過信息化處理的醫院檔案，能夠減少損毀和丟失的風險，能夠實現檔案資料的長久保存。另外，隨著信息系統在檔案管理中的使用，建立了完善的檔案管理信息數據平臺，云端系統的使用，使得上述電子文件能夠輕松地保存至云端，節省了查找、保管、整理等工作所需的時間，提高了檔案管理效率[5]，避免了傳統實物檔案對保存條件的嚴苛要求。

2.2改善檔案資料的歸檔方式，減輕工作人員勞動強度

醫院工作種類繁多復雜，檔案管理工作更是門類復雜，涉及面廣，從事檔案管理的工作人員任務繁重、壓力很大。傳統的檔案管理工作沒有借助現代化手段，完全利用人力借助簡單的工具進行純手工的檔案整理，目錄的整理、編號等繁雜工作完全由人工進行操作，花費的時間較多且出錯率較高[6]。檔案管理信息化實現后，手工操作被計算機運算取代，工作人員可以利用先進的計算機技術、網絡和大數據處理技術對檔案管理工作進行系統處理，使得工作流程被簡化，工作效率提高，極大地改善了檔案管理人員的工作條件，減輕了檔案管理工作人員的壓力。另外，二維碼技術的廣泛應用，使得醫院檔案管理工作更容易進行。二維碼技術應用到醫院檔案管理系統，配合管理系統的檔案收集、整理、保管等功能，在提高檔案管理效率的同時也提高了準確率，這對于檔案歸檔方式是一個巨大的改進。

2.3提高檔案信息共享程度，實現檔案利用最大化

整合后的檔案在有效性、共享性和系統性方面均有較大提升，因此經過信息化處理后的電子檔案在利用程度和范圍上均要高于未處理過的檔案原件。打破了傳統檔案管理中檔案資料大多以隱性方式存儲在資料獲得者的腦海中的局限，由此一來各部門、各科室的工作人員可以在電腦上根據自己的需要檢索瀏覽電子檔案，實現按照需要進行存取，使檔案資料的使用率大幅提高，從而導致共享程度的提高。信息技術和檔案管理工作的結合，構建了更加靠譜的醫療管理平臺，有利于檔案管理工作跟上時代發展的步伐[7]。特別是大數據時代的到來，高效率的資源共享和傳輸體系為醫院檔案資源的整合和共享創造了無限可能。

2.4創造了醫院檔案管理的服務模式，提高利用率

以往檔案主要以紙張為載體，歸檔方式以紙質化形式存在，保管檔案資料的庫房對溫濕度和防蟲提出了很高的要求[8]。存儲空間大、管理成本高、使用效率低、原件容易損壞，借閱者必須親自到檔案室進行借閱或復印。信息化技術和互聯網技術的發展使得檔案資料的電子化和數據化成為可能，進而推進了檔案管理數字網絡模式的發展，這種模式以信息化為基礎，充分結合醫院運行實況，將信息技術融于檔案管理工作中[9]，建立以數據形式存儲的檔案資料有利于進行查閱和檢索[10]，進而有助于檔案資料的利用。同時利用電子檔案可與載體分離的特點及資源的可復制性和共享性等特點，由傳統的提供實體檔案到電子數據和實體檔案并用服務，由平面服務轉化為與網絡空間結合的立體服務[11]。檔案管理的信息化，節省了大量的存儲空間，提高了檔案資料的運行效率，同時為醫院不同部門間的流通提供了便利，更好地為患者服務，提升醫院的管理水平，同時電子檔案更容易安全備份[12]。

2.5 有利于實現區域資源的共享與利用

檔案管理的最終目的是使檔案得到充分利用，實現檔案信息資源共享[13]。現代公立醫院的信息化發展是大勢所趨，特別是當今大數據時代的背景下，如何進行有效的數據整理、搜集以及歸納直接決定了醫院的市場競爭力，而龐大的數據就是醫院的核心競爭力，這些數據不僅僅是醫院高層決策的重要依據，同時也是醫院自身實力的重要體現[14]。信息化技術的發展推動了檔案管理的自動化發展[15]，能夠實現檔案資料的自動存儲與實時檢索，實現數據信息的自動提取，進而提高檔案信息的數據分析及共享[16]。認識到這一點，各個醫院都傾向于加大信息化建設的投入，在實現檔案自動化管理方面投入更多的資金，目的就是為了推動檔案信息資源共享的進程。資金投入的加大為檔案管理實現區域共享和利用奠定了堅實的基礎。

3 信息化對醫院檔案管理帶來的挑戰

3.1對檔案安全性帶來的挑戰

信息化在不斷提高醫院檔案利用率和公開程度的同時，也給數字化檔案的安全管理和隱私管理帶來了新的挑戰[2]。隱私和安全是信息化時代檔案管理工作面臨的嚴峻挑戰，這不僅是指理論和技術層面，同時也涉及法律問題[17]。實體檔案的安全性一般指保管安全，實體檔案一旦損壞丟失，彌補將非常困難。相對于實體檔案，電子檔案的安全性理解起來較為抽象。電子檔案與實體檔案最大的區別在于易改性[2]。實體檔案的修改容易進行鑒別，而電子檔案修改后鑒定困難，這就對檔案的真實性提出了較大要求。另外，由于醫院電子檔案涉及患者隱私及醫院管理問題的特殊性決定了其成為黑客、病毒等網絡非法入侵的攻擊對象。因此加強電子檔案的安全防護十分重要。第三，醫院檔案的特殊性，要求必須做好檔案資料的備份工作，如果醫院檔案丟失，給醫院和患者帶來的損失是巨大的。保證醫院管理工作中的數據安全成為重大問題，醫院的檔案管理工作的核心向保證檔案資料的安全傾斜[18]。大數據時代數據信息容易丟失、損壞甚至遭到黑客的攻擊，因此需要構建一套符合信息化時代的檔案信息資源共享的安全保障體系[19]。

3.2 對檔案管理人員的素質提出了新的要求

由于檔案管理工作在醫院管理中不受重視的尷尬現狀，一定程度上導致醫院從事該項工作的工作人員專業素養差、專業能力低，檔案管理崗位成為無足輕重的養老崗位，不少不具備檔案管理專業知識的人員由于各種原因進入醫院檔案管理部門，這部分人員由于不具備專業素養，對醫院檔案管理工作沒有深入了解，安于現狀，只進行表面工作，從來不考慮醫院檔案管理的未來發展。另外，信息化水平的提高使得檔案管理人員面臨前所未有的挑戰，較高的專業知識水平是必備條件，除此之外還必須擁有一定的檔案專業能力。信息技術的飛速發展，同樣要求檔案管理人員具有較強的捕捉新技術的能力，要求檔案管理人員能夠勇于接受新技術，善于利用新科技，從而利用這些新技術、新科技為醫院檔案管理工作服務。上述人員恰恰缺乏這種創新能力。以上現狀直接導致了醫院檔案管理工作的落后[20]。 綜上所述，提高檔案管理人員的職業素質尤為重要，這里所說的職業素養不僅包括檔案管理專業知識、專業技能，還包括勇于創新，敢于使用新技術的能力。

3.3 對傳統的檔案管理模式提出了新的要求

傳統醫院檔案管理模式的目的在于供人們傳閱和查詢，更多的是保護和收藏檔案。在這種模式下，人們查閱和利用檔案是有門檻和限制的，檔案并不對社會公開，從而導致效率低、公開性差。信息化時代的到來，每個人都是信息的制造者，人們利用和查閱檔案的方式多樣，檔案資料的神秘面紗被逐步揭掉，更多地面向公眾，使用率也逐漸提高。除此之外，檔案管理查詢服務越來越成為衡量一家醫院服務質量的關鍵因素，越來越多的患者要求較高的服務體驗度。所有這些都對傳統的檔案管理模式提出新的要求，檔案管理模式應該向一種更加積極的、開放的方向發展。

醫院檔案管理信息化是大勢所趨，是提高醫院整體競爭力的歷史必然。重視檔案管理，正確面對信息化對檔案管理的機遇與挑戰，加強資金投入，提升檔案管理人員職業素養，保證信息系統的安全性，充分利用信息化帶來的機遇，使檔案管理向規范化、標準化發展，從而提高醫院總體競爭水平，保證醫院的可持續發展。另外，加快醫院檔案管理信息化建設，轉變醫院服務模式，實現文檔管理一體化，檔案信息網絡化，實現檔案管理由單純化走向信息化管理，檔案利用從封閉型轉向開放型，這些均是當前醫院檔案工作需要思考和解決的問題。

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（收稿日期：2018-08-22）