淺談EPC項目管理中的溝通與協調

劉 敏，胡 雄

(1．湖北省化學工業研究設計院，湖北武漢 430074;2．中國五環工程有限公司，湖北武漢 430223)

EPC項目建設是一個復雜的系統工程，需要參與各方密切合作才能順利進行。目前，工程EPC已成為各工程公司的主導業務，EPC項目的管理越來越受到關注。隨著國家產業結構的調整完善、市場競爭的加劇、業主要求的苛刻，對各總包方的管理水平提出了更高標準的要求。本文結合多年EPC項目管理中的切身體會，談談EPC項目管理中如何為實現管理目標進行有效的溝通與協調。

1 溝通、協調的含義

所渭溝通，就是人與人思想和信息的交換;所謂協調，即配合得當，和諧一致。簡單地說，溝通就是交換意見，協調就是交換條件，溝通是基礎，協調是目的，二者緊密相連、密不可分。信息社會中，人與人之間、組織與組織之間都需要進行溝通與協調，在互通信息的基礎上實現互相理解、達成共識，促進既定目標任務的完成。

2 EPC項目中溝通與協調的重要性

著名組織管理學家巴納德認為“溝通是把一個組織中的成員聯系在一起，以實現共同目標的手段”［1］。溝通是組織協調的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。協調的程度和效果常依賴于團隊參與者之間溝通的程度。在總承包項目管理中，溝通與協調是進行有效管理的紐帶，是在人思想和信息之間建立的聯系，它對于項目順利進行并取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。

2．1 沒有溝通，就沒有感情

人都是講感情的，無論團隊內部還是外部，沒有正常的情感溝通交流難以讓所有與項目相關的人都心甘情愿的主動從項目目標順利實現角度去考慮問題，去充分發揮主觀能動性創造性地開展工作，去為項目順利推進提供支持和便利。

2．2 沒有溝通，就沒有戰斗力

從管理的對象看，主要是人力資源和財物資源，管理實質上是對各種資源的整合。溝通既是整合資源的有效手段又是促進資源快速整合的催化劑，溝通能夠實現人與人之間的信息交換，從而實現資源的有效配置，最大限度地優化資源利用效率。目前，EPC項目業主出于自身經濟效益和政績的要求，給予總包單位的合同工期都很緊張，同時附加有高標準、嚴要求。合同簽訂后，總包單位的項目經理部在項目實施的過程中，一方面靠充分挖掘、合理配置內部資源充分調動團隊成員的積極性和集體智慧朝著合同約定的目標努力;另一方面，在項目團隊內部資源確實無法滿足項目實際需求的情況下，需要尋求公司相關部門的支持來充實團隊力量。項目團隊內外資源的整合，都需要通過有效的溝通來實現，沒有很好的溝通，團隊就沒有凝聚力和戰斗力;各部門、各項目都會有種本位主義思想，不會主動急你所急、想你所難，沒有很好的溝通，誰都不會在你承擔的項目面臨困難的時候給予無私的支持。可以說，有效的溝通，是項目團隊戰斗力的保障。

2．3 沒有溝通，就沒有效益

作為工程公司，經濟效益理所當然是企業生存與發展的條件和追求的目標。一個EPC項目的經濟效益如何雖與投標報價時的利潤空間及合同模式有關，但要爭取更好的效益主要還在于從EPC合同談判開始到后來的合同實施過程中項目管理。在目前市場競爭日益激烈，中標后的利潤空間相當有限的情況下，項目管理顯得更加重要。據統計數據資料顯示:企業管理者實際上70%的時間都用在內外溝通上(包括各種會議、報告、談判、談話、約談等)，企業中70%的向題是由于溝通障礙引起的，可見溝通的重要程度［2］。

2．4 沒有溝通，就沒有管理

EPC項目實施過程中，與業主方、監理方及政府相關部門等外部力量的充分溝通對項目的影響最大，直接關系到項目的經濟效益:有效的溝通可以促進業主變更項目費用的及時確認增加項目利潤、減少不必要的費用支出降低工程成本、提高辦事效率節省工期加快工程進度、盡早拿到工程進度款項緩解資金壓力提高資金的時間價值等等，可以說有效的溝通可以給項目帶來效益(增加利潤、降低成本)，溝通是否暢通直接影響到項目的成敗。

3 EPC項目管理中如何實現有效的溝通與協調

3．1 堅持以順利推進項目建設為宗旨，擺正位置理順關系，用合作共贏的思想影響項目團隊以外的相關各方

3．1．1 加強與政府相關部門的溝通，取得政策上的支持

EPC項目實施過程中，少不了與當地政府相關部門的溝通。有些同志害怕與政府部門打交道，但我認為只要做到了如下幾點其實并不可怕:首先要有一個遵紀守法的姿態，政策強制性規定的一定遵照執行;其次是一定要吃透政策精神增加底氣，特別是政策規定的基本指導思想和所指對象的基本條件，凡易引起歧義的地方要向權威部門咨詢清楚;第三是以坦誠的態度言明項目及本公司的實際情況，取得相關部門的理解和支持，并為了公司的利益據理力爭。

3．1．2 以分工合作的利益共同體的思想影響業主和監理單位

在項目建設投資的構成中，建設單位管理費、工程監理費用、EPC管理費均屬于建設管理費，說明對于工程項目來說，三方的管理目標是一致的，是三位一體、分工管理、合作共贏的利益共同體，要說服業主、監理單位不能總站在總包方的對立面去管、卡、壓，否則項目建設沒法順利進行，項目搞砸了對業主、對監理單位都是不利的。作為承擔項目建設的直接組織和參與方，總包方肩負的擔子最重，必須曉之以、動之以情，想方設法說服業主、監理單位在管理上以推進項目建設為目標，在滿足相關標準規范的前提下為加快項目進度提供便利條件。

3．1．3 視參建的設備材料供應廠商和施工分包單位為合作伙伴

作為以設計為主體的總承包單位，除設計能夠自身完成，最終要通過設備材料供應廠商和施工分包單位精誠合作才能完成交鑰匙工程，在EPC管理上不能總以高高在上的姿態，要視他們為合作伙伴，給予他們足夠的尊重，換位思考、主動協調為他們完成合同義務提供便利，充分調動他們的積極性為項目服務好、建造精品工程。

3．2 注重內部團隊溝通與協調，樹立全員溝通意識，增強團隊凝聚力和戰斗力

項目團隊內部的協調統一是項目成敗的關鍵所在，一是要強化內部溝通，將團隊成員思想統一到服務業主、全力以赴完成項目目標上來。作為工程公司，無論前期的咨詢、設計，還是后期的EPC管理，我們向業主提供的都屬于服務，根據合同的約定為業主提供優質服務是我們的根本任務，可通過合同學習例會專題會議等各種會議、周報月報、會談約談等各種形式進行內部信息溝通，統一團隊思想。二是設身處地關心員工，營造團隊溫和諧的團隊氛圍。團隊和諧對項目至關重要，尤其是項目現場，大家遠離家鄉在外工作一般2至3個月才能回家短暫休整，工作、生活、家庭等方面都會遇到諸多困難，團隊領導必須花費一定的精力主動了解、關心、協調和疏導，同時在條件允許的情況下安排好現場的衣食住行和業余文化生活，增加團隊的凝聚力。三是樹立全員溝通意識，培養鍛煉復合性人才。溝通協調不僅僅是項目團隊領導者的事情，作為總包方的項目團隊成員，都時常要與團隊內外人員打交道獨立處理相關向題，尤其是對外交流代表著公司形象，倡導全員學會溝通與協，既可鍛煉團隊成員白己的綜合能力，又可體現團隊精神提升團隊戰斗力。

3．3 遵循溝通與協調的基本原則

(1)真實性原則。無論內部還是外部溝通，在通與協調工作中，作為溝通的基礎與傳遞內容的各種信息應當確保真實可信，準確可靠。假、誤的信息不僅會導致對方錯誤的判斷決算，更會失信于人。

(2)公平性原則。總承包單位在溝通與協調過程中，不能一味只考慮自身利益，應當從大局出發，堅持公平原則，站在公平合理的立場上開展協調工作，設身處地的為他方著想，以換取對方的信任。

(3)高效性原則。由于大多數EPC項目都面臨工期緊、任務重、困難大的特點，總承包單位的組織與管理工作千頭萬緒，溝通與協調工作也要講究高效率，在圍繞如何加快項目進度這個目標落實相應措施。

3．4 講究溝通與協調的藝術

一場順暢的溝通，可以事半功倍很快使雙方達成共識，這就需要靈活運用好溝通協調的技巧藝術。筆者認為主要注意以下幾點:

(1)坦誠相待，冷靜謙和。無論對待團隊內外，與人溝通必須心懷坦誠，言而可信，向對方傳遞真實可靠的信息，并以自己的實際行動維護信息的說服力，而且還要誠懇地爭取對方所反饋的信息，尤其是要冷靜謙和地聽取不同意見，增進雙方的信任感。

(2)目的明確，思路清晰，注意表達方式。溝通中把握好自己要表達的主要意圖，使用雙方都能理解的用語和示意動作，恰當地運用語氣和表達方式，措施不僅要清晰明確，還要注意情感上的細微差別，力求準確無誤，必要時對所傳遞信息的背景、依據等做出適當的解釋，讓對方更有效地接收所傳逆信息。

(3)講究“說”的藝術。溝通中在表達自己的意見時簡明扼要，語調婉轉不能太強硬，態度從容。談話中發現對方心不在開或厭煩時，要適可而止或轉移動話題，使溝通能在和諧的氛圍中進行。在表達某條意見后稍作停頓觀察方反應，尊重對方讓其有插話的機會。

(4)注重“聽”的藝術。溝通中要專心致志，善于聆聽，不要隨意打斷對方講話急于做出評價，不要心不在焉或表現出不耐煩，同時要解人意，體味對方的情感變化和言外之意，做到心領神會。

4 結論

EPC項目高效率的管理和經營離不開有效溝通與協調。總包方在實際操作的過程中應該注意結合項目及各參與方自身特點，靈活地、創造性地運用各種溝通方式，并進行有效的協調，充分調動各方的積極性，從而順利地完成既定的目標任務。