論大數據背景下的檔案管理工作

馬領曉

摘 要：當前，檔案管理工作面臨著眾多的挑戰與機遇，為了大數據時代持續發展檔案管理工作，應有效應用信息技術與大數據技術，不斷調整革新傳統檔案管理工作方法。為此，本文主要探討了大數據背景下檔案管理工作，以供參考。

關鍵詞：大數據；檔案管理；創新

1大數據背景下傳統模式檔案管理面臨挑戰

1.1理念落后、流程繁雜

傳統的檔案管理是為了方便進行檔案的查找和使用，更注重于檔案的收集和管理，在應用方面技術不完善，管理混亂，大部分是通過人手進行規劃并做好標記的，但在大數據時代下，信息越來越多，檔案數量越來越龐大，對許多的文件檔案沒有辦法進行很好的規劃。此外，傳統檔案管理模式流程過于繁雜，每一環節的人工工作量極大，在管理中不僅耗時、耗力，還容易出現錯誤，這都嚴重影響新形勢下的檔案管理的發展。

1.2數字檔案數量日漸龐大

隨著技術手段的不斷發展，各行各業都產生大量的數字檔案，這些數據無法利用傳統的檔案管理模式進行很好的管理，傳統管理方法無法處理數據量龐大的數字檔案，必須運用到大數據管理模式，便于今后對檔案的保管、調閱和查找等。

1.3管理人員綜合素質有待提升

傳統模式下的檔案管理人員，因不需要進行先進技術設備的操作和相關軟件的使用，在檔案管理的發展過程中，逐漸無法適應新形勢下對于檔案管理人員者綜合素質的要求。傳統模式中，檔案管理人員了解檔案管理基本概念，熟悉相關工作流程即可上手檔案管理工作，然而隨著大數據時代的到來，檔案管理模式的創新發展對于檔案工作人員提出了新的更高要求。

2大數據背景下檔案管理工作應對措施

2.1完善現有檔案管理制度和設備

首先，應結合大數據背景下，利用數據信息技術現有優勢，針對現行的檔案管理工作制度和管理體系作出相應的調整。要讓大數據技術和現有檔案管理制度相結合，利用新技術代替傳統的檔案管理手段，讓制度跟上技術的步伐，制定、細化各類檔案與大數據相結合的情況，做到因檔案類別不同，檔案管理具體方式不同。其次，要及時更新檔案管理部門的軟、硬件設施。軟、硬件設施作為檔案管理部門的基礎，其作用不可忽視。要對現有的資源進行整合處理利用，加強硬件基礎設施的配備，構建現代化的檔案儲存模式。同時，單位要重視檔案管理工作，適需加大投入力度。檔案管理部門要積極與大數據公司進行對接，設計、優化出符合單位需要的檔案管理軟件，提高檔案管理工作的效率與服務能力。

2.2提高檔案管理人員相關管理能力

首先，應設置相關技能、知識培訓課程。有關檔案管理部門應通過組織學習、培訓等形式，提高現有檔案管理人員的計算機技術和信息技術知識，重視檔案管理人員的專業能力、操作能力和服務水平的提升。因為在大數據背景下，檔案管理工作的手段和方式在不斷改變，專業化傾向更加明顯。其次，積極引進專業化人才。檔案管理部門要根據需求，引進專業化人才。政府、用人單位也應積極和高校進行協商、合作，培養出適應檔案管理需求的應用型、復合型人才，同時也應為檔案學等相關專業學生給予實習機會，使其在進入社會后能快速適應國家機關、企事業單位的檔案機構和信息部門相關工作，更好地服務檔案事業。最后，合理優化檔案管理部門人員結構。要根據檔案管理部門所服務的對象現狀，調整相應的檔案部門管理人員結構，做到從基層服務人員到技術性人才靈活配備，使檔案管理隊伍與實際工作需要相匹配。同時，還應注重青年人才引進工作，根據工作情況來改善現有的福利政策，以改變現有的檔案管理人員年齡偏高問題，調整人員結構比例，打造有活力有能力的檔案管理隊伍。

2.3加強大數據背景下檔案管理安全性工作保障

大數據背景下，雖然帶給檔案管理工作以巨大的儲存空間和快捷的操作方式等一系列優勢，但是同時也面臨著來自網絡的安全隱患。首先，要加強檔案管理人員的數據安全意識。在平時工作中讓其形成良好的操作習慣，如及時更新殺毒軟件、更新系統補丁等，定時查殺病毒，杜絕惡意軟件入侵。其次，要積極與大數據公司的技術人員進行對接。多進行技術交流，不斷增強檔案管理人員的危機處理能力和手段，提高單位檔案數據的安全性。最后，要制定嚴格的檔案數據安全保障制度。檔案部門要認真制定好檔案數據安全保障制度，做到從檔案數據收集、整理、調取等各個環節來規范工作流程，明確檔案數據突發情況處理程序，做到穩中有序、安全快捷的檔案服務。

3 大數據時代檔案管理的創新策略

3.1 強化資源聚集

在大數據時代，檔案資源的概念正在從傳統的狹義定義向“大檔案觀”轉變。檔案部門必須有意識地收集各種形式和巨大價值的各種數據資源。因此，檔案部門要與不同的數據所有者合作，鼓勵各社會組織和個人參與檔案資源的建設，不斷完善檔案資源的建設。不斷變化的互聯網資源檔案和檔案資源的多樣化要求檔案部門改變檔案資源的收集方式，并收集更多更高質量的檔案資源。例如，及時訪問網絡上的存檔資源并及時存檔用戶文件。檔案管理需要逐步掌握使用科學的計算機技術和先進的檔案管理理念，逐步形成智能化、信息化、數據化的電子檔案接收和管理工作機制，進一步加強構建和優化檔案資源的能力。

3.2 深化行政能力

目前，我國正在全面深化行政體制改革，為檔案管理體制的改革和完善提供了契機。在大數據時代，檔案行政機關應當改變行政職能，明確檔案管理部門的性質，在社會力量的幫助下改變服務方式，加強法制建設，提高業務指導水平和專業人才培養；并加強與機構的合作。包括與檔案創建者、用戶、中介、網絡服務提供商和數據公司的協作。從而建立以人為本，務實高效的檔案管理制度。

3.3 創新服務內容

“數據本身毫無價值，它通過數據提供服務提供真正的價值，而數據就是一種服務”。為了從多種資源中挖掘出更多有價值的資源，檔案部門必須不斷開放檔案資源，優化檔案資源服務，不斷強化人性化，個性化，智能化，知識化的檔案資源服務理念，建立知識庫。最大化服務檔案資源系統的價值。在大數據時代，微服務、遠程網絡服務和云存儲云服務等各種新興媒體的應用將成為檔案服務的舞臺。

3.4 健全安全防護

在大數據時代，不穩定的互聯網環境對檔案資源的安全構成了重大威脅。為了保證檔案資源的安全，解決檔案資源管理的安全隱患，檔案管理部門要不斷完善檔案管理的安全體系。要不斷加強國家各級綜合檔案保障建設，改善檔案存放條件，完善檔案保障責任制，建立專業檔案數據管理隊伍，加強技術防范，不斷提高安全性。建設檔案信息系統備份系統，歸檔大數據存儲備份中心執行異構備份和存儲。

4結語：

總之，隨著我國社會經濟的全面發展，各類檔案信息必將呈現爆炸式增長，這給檔案管理工作提出了極大的挑戰。然而挑戰與機遇是并存的，為適應大數據時代的發展趨勢，檔案管理創新研究是必不可少的重要環節。

參考文獻：

[1]劉陽.大數據時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭大學，2015.

[2]張欣.解讀大數據時代下檔案管理的價值提升[J].理論觀察，2014，01