檔案工作 特色管理者

沈彩霞

摘 要：檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富。檔案工作者則是履行著一項(xiàng)特色管理項(xiàng)目的管理者，作為檔案管理者需要不斷思索從而獲取更多發(fā)展空間。科學(xué)、有效、安全的檔案工作對于推動(dòng)整個(gè)公司經(jīng)營管理水平至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理；特色管理者；科學(xué)；安全；有效；持續(xù)

公司在形成和發(fā)展上均具有東油特色的企業(yè)文化和經(jīng)營管理----“預(yù)防為主持續(xù)經(jīng)營 全員參與 和諧發(fā)展” 16字方針，在業(yè)務(wù)拓展方面積累了豐富的資源。

檔案工作者是履行著一項(xiàng)特色管理項(xiàng)目的管理者，作為檔案工作者，每年參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，通過不斷學(xué)習(xí)，系統(tǒng)了解檔案工作業(yè)務(wù)知識，更安全有效地對各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用等科學(xué)管理，全方位了解檔案管理工作的重要性。檔案在系統(tǒng)管理上的不足之處，應(yīng)勇于創(chuàng)新；在存放方式上便于搶險(xiǎn)、搬移庫的優(yōu)勢之處，應(yīng)敢于發(fā)揚(yáng)。同時(shí)，針對檔案工作中存在的一些問題，需要不斷思索從而獲取更多發(fā)展空間。

一是規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的檔案基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項(xiàng)重要保障。

當(dāng)今已是知識經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理作為信息業(yè)的組成部分，作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮著重要作用。

為了使公司向標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化、信息化的軌道前進(jìn)，公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷地改革，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的特色檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是公司管理的重要組成部分和必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高公司的市場競爭力、推動(dòng)公司持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營管理水平的重要標(biāo)志。

二是進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的自覺性，盡快突破檔案初級保管階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。

工作期間，檔案工作者所面臨檔案管理思路的沖擊來自于資源的搜集、檔案信息化建設(shè)，來自于所探究的如何針對公司特點(diǎn)構(gòu)建檔案管理體系、拓展檔案信息資源的沖擊。作為檔案工作者，就是要把理論知識服務(wù)于實(shí)踐，把學(xué)習(xí)到的知識應(yīng)用到實(shí)際工作中去，這是當(dāng)前面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當(dāng)務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。

對此，首要熟悉、掌握公司的業(yè)務(wù)情況和專業(yè)知識，針對公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目；其次，要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開發(fā)檔案信息資源。

三是管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門保管利用是檔案管理工作的發(fā)展方向，盡量縮短立卷歸檔周期。

在模式上集中統(tǒng)一，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。檔案管理工作有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。針對各自部門的不同性質(zhì)和特點(diǎn)，制定不同的管理方法，進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)化保管。既不影響調(diào)檔利用，又便于推行繁忙業(yè)務(wù)。

檔案工作，其最終目的是幫助解決問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。

四是努力提高檔案管理者的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。

檔案工作，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。檔案工作者自身要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能，勤總結(jié)，勤改進(jìn)，勇于創(chuàng)新。

五是要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。

檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，要建立健全檔案管理制度，在制度的約束下安全、有效保管檔案，科學(xué)利用檔案。工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，合理開展檔案工作，并實(shí)時(shí)將檔案工作納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，做到“三納入”、“四參加”、“四同步”保證檔案信息的完整性。“三納入”：即檔案工作納入單位工作計(jì)劃；納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入單位干部的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中。“四參加”即檔案人員參加產(chǎn)品鑒定會(huì)；參加科研課題審定會(huì)；參加工程項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)；參加設(shè)備開箱驗(yàn)收。“四同步”：即單位在下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料的形成情況同步；評審鑒定成果與驗(yàn)收、鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況同步；上級登記和評審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

六是加強(qiáng)檔案信息安全意識。

檔案信息資源是企業(yè)不可再生資源的原始記錄，更是黨和國家的寶貴財(cái)富，一旦文件發(fā)生事故就會(huì)造成無法彌補(bǔ)的損失。檔案工作人員要本著高度負(fù)責(zé)的精神，切實(shí)做好檔案的保護(hù)工作，把檔案安全放在一個(gè)重要的位置上，不斷學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹國家對信息安全及資料管理等情況的規(guī)定，加強(qiáng)檔案信息管理的安全意識、安全教育、普及檔案信息安全知識，消除檔案信息安全認(rèn)識上的誤區(qū)。樹立科學(xué)正確的檔案信息安全觀念，堅(jiān)持“安全第一，預(yù)防為主” 的方針，把安全責(zé)任意識落實(shí)在檔案工作管理的全過程中。

結(jié)語

總言之，檔案工作者，不僅會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)和各部門的參謀助手，同時(shí)也會(huì)對提高公司工作效率和工作質(zhì)量有很大的幫助；檔案工作者，是履行著一項(xiàng)特色管理任務(wù)工作的管理者。科學(xué)、有效、安全的檔案工作，能推動(dòng)整個(gè)公司經(jīng)營管理水平更上一個(gè)臺(tái)階。優(yōu)秀的檔案管理人員需具備較高的政治素養(yǎng)、意識素養(yǎng)以及專業(yè)素養(yǎng)。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷進(jìn)步，新時(shí)代的檔案管理工作對檔案管理者提出了更高和更大的要求。為做一名優(yōu)秀的檔案管理者要不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，掌握最新的信息技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)，為企業(yè)、為國家和人民提供更優(yōu)質(zhì)量的服務(wù)。

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